Données patrimoniales : incontournables, comment les exploiter dans le pilotage de votre parc ?

Face à un environnement réglementaire et opérationnel toujours plus complexe, les bailleurs sociaux doivent gérer stratégiquement et de manière proactive leur parc immobilier. Une gestion optimisée de leurs données patrimoniales se révèle ainsi cruciale pour une planification stratégique et des prises de décision judicieuses. Mais leur collecte et leur analyse se révèlent coûteuses et chronophages. Alors, en tant que bailleur social, comment faire pour optimiser durablement leur collecte ?

Données patrimoniales : les enjeux actuels pour les bailleurs sociaux

Le DPE collectif

Depuis la loi de Climat et Résilience, les exigences en matière de performance énergétique ont été durcies. Le Diagnostic de Performance Énergétique collectif (DPE collectif). Ainsi, à compter du 1er janvier 2024, tout bâtiment d’habitation en monopropriété ou en copropriété comportant 200 lots ou plus, dont le dépôt du permis de construire a été réalisé avant le 1er janvier 2013, est tenu d’effectuer un DPE collectif.

Cette obligation s’étendra : 

• Aux copropriétés entre 50 et 200 lots dès le 1er janvier 2025. 
• Aux copropriétés de moins de 50 lots dès le 1er janvier 2026. 
• En Guadeloupe, Martinique, Guyane, à La Réunion et à Mayotte dès le 1er janvier 2028.

Pour rappel 💡

La loi Climat et Résilience contraint les bailleurs sociaux à réaliser des travaux de rénovation énergétique sur leurs habitats trop énergivores. À défaut :

• Dès 2025 : interdiction de quittancer les logements classés G,
• Dès 2028 : interdiction de quittancer les logements classés F,
• Dès 2034 : interdiction de quittancer les logements classés E.

Le Plan Stratégique de Patrimoine (PSP)

Le Plan Stratégique de Patrimoine est (PSP) doit désormais être réalisé en conformité avec les nouvelles normes énergétiques de la Loi Climat et Résilience pour éviter la commission de conciliation. Cela rajoute une couche de complexité pour les bailleurs sociaux qui font face à de nombreux défis (hausse de la demande des habitats sociaux, parc vieillissant, normes environnementales durcies, etc.). La numérisation des données pour les bailleurs sociaux afin d’élaborer leur PSP est une piste intéressante pour leur permettre de collecter des données fiables, malgré un manque de moyens fréquent. L’externalisation de la gestion de leurs logements par les bailleurs sociaux est, en outre, de plus en plus fréquente face aux défis grandissants. 

Le Plan Pluriannuel de Travaux (PPT)

Ce plan est conçu pour anticiper, programmer et budgétiser les interventions nécessaires sur plusieurs années, souvent de 5 à 10 ans. Il permet aux bailleurs de :

• Prioriser les travaux : identifier et classer les travaux nécessaires selon leur urgence et leur importance.
• Améliorer la planification budgétaire : établir des prévisions financières fiables et réalistes pour les travaux futurs.
• Répondre aux normes de sécurité et de confort : assurer que tous les bâtiments respectent les normes réglementaires en vigueur et offrent un cadre de vie sûr et agréable pour les locataires.

Ce plan est également un outil de communication important avec les parties prenantes, y compris les locataires, qui peuvent mieux comprendre les efforts déployés pour maintenir et améliorer le parc immobilier.

La maintenance des équipements

La maintenance régulière des équipements dans les propriétés gérées est essentielle pour prolonger leur durée de vie et garantir leur fonctionnement efficace. Les équipements concernés peuvent inclure les systèmes de chauffage central, les ascenseurs, les systèmes de sécurité et de surveillance et les installations sanitaires. Une maintenance efficace permet de :

• Minimiser les pannes et les interruptions : réduire la fréquence et la gravité des défaillances des équipements, ce qui contribue à maintenir la satisfaction des locataires et à réduire les coûts de réparation d’urgence.
• Optimiser l’efficacité énergétique : maintenir les équipements à leur niveau optimal de performance, réduisant ainsi la consommation d’énergie et les émissions.
• Respecter les réglementations de sécurité : s’assurer que tous les équipements répondent aux exigences de sécurité les plus strictes pour protéger les locataires et le personnel.

L’expertise immobilière annuelle du patrimoine

L’expertise immobilière annuelle doit être réalisée chaque année par les bailleurs sociaux pour évaluer l’état et la valeur de leurs propriétés. Cette expertise sert à : 

• Détecter les problèmes potentiels avant qu’ils ne deviennent des coûts majeurs et planifier les rénovations nécessaires.
• Adapter les stratégies de gestion du patrimoine, basées sur les résultats de l’expertise, pour améliorer la performance et la rentabilité des actifs.
• Utiliser les données de l’expertise pour soutenir les demandes de financement et les décisions d’investissement devant les conseils d’administration, les financeurs et autres parties prenantes.

Une gestion des données patrimoniales souvent mise de côté par les bailleurs sociaux

La gestion et le pilotage des données patrimoniales, malgré son importance stratégique, ne figure souvent pas parmi les priorités des équipes de gestion des bailleurs sociaux par : 

• Manque de temps : cela demande un investissement significatif. Les équipes, généralement surchargées par leurs tâches quotidiennes, peinent à allouer les ressources nécessaires à ces activités supplémentaires. À cela s’ajoute le fait que les bénéfices ne sont pas immédiatement visibles. 
• Manque de moyens : c’est bien souvent coûteux et fastidieux à mettre en œuvre. Pour maximiser son ROI (retour sur investissement), il est donc primordial de l’intégrer dans une stratégie globale de gestion du parc immobilier et connectée au système d’information (SI).

💡Bon à savoir : faire un bilan des coûts-bénéfices d’une optimisation de la gestion des données patrimoniales révèle souvent des économies potentielles et futures grâce à une meilleure performance des logements et aux interventions d’urgence onéreuses évitées.

Collecter la donnée patrimoniale sur le terrain, la structurer, la fiabiliser et l’analyser pour un bon suivi : méthodologie en 6 étapes clés

Collecter les données patrimoniales requiert une méthodologie claire et efficace pour vous faciliter la tâche et maximiser la valeur des informations recueillies.

Étape 1 : Définition claire des besoins et objectifs

• Avant de commencer la collecte, définissez clairement ce que vous souhaitez obtenir des données patrimoniales : détermination des types de données nécessaires (informations sur l’état des bâtiments, l’efficacité énergétique, détails des équipements…) 
• Et vos objectifs (de performance énergétique, de maintenance, etc).

Étape 2 : Mise en place de process adaptés à votre parc

Les processus de collecte de données doivent répondre aux besoins spécifiques de votre parc identifiés précédemment. L’adoption de solutions personnalisées s’adaptant aux spécificités de votre parc immobilier permet une intégration de l’outil sans friction aux processus métiers existants, vous évitant des pertes de temps.

💡Bon à savoir : Check & Visit offre un outil de collecte et de gestion des données qui peut être couplé avec d’autres prestations (états des lieux, visites virtuelles, visites locatives, chiffrages, etc.). Cela vous permet de faire des économies et d’augmenter votre ROI.

Étape 3 : Collecte des données

Ensuite, vous pouvez effectuer la collecte des données sur le terrain ou la déléguer. Cela peut impliquer l’inspection physique des propriétés, l’utilisation de technologies telles que le scan 3D des habitats pour recueillir des informations précises et fiables sur l’état des bâtiments et des équipements.

Étape 4 : Analyse et structuration

Une fois collectées, les données doivent être structurées de manière à être facilement accessibles et utilisables. Cela implique souvent l’intégration des données dans vos systèmes d’information existants. Utiliser des formats standards et compatibles avec d’autres systèmes informatiques permet une meilleure intégration et facilité d’utilisation à long terme.

Étape 5 : Restitution au format souhaité

Les données analysées et structurées doivent être présentées dans des formats utiles et exploitables, tels que des rapports, des tableaux de bord ou des visualisations. Cela vous permet d’interpréter facilement les données et de les utiliser pour guider vos décisions stratégiques.

Étape 6 : Actualisation des données

L’analyse des données collectées, simplifiée par des outils d’analyse avancés, permet d’évaluer l’état de votre parc immobilier et prendre des décisions éclairées concernant la maintenance, la rénovation ou la réaffectation des biens. Les données doivent être régulièrement mises à jour et analysées pour refléter les changements dans les conditions des biens ou dans les exigences réglementaires.

Découvrez comment Check & Visit peut transformer la gestion de vos données patrimoniales grâce à nos solutions sur-mesure, s’adaptant à la taille et à la complexité de votre parc immobilier. Nous collectons les données avec des technologies de pointe comme la capture 3D et les visites virtuelles. Prenez rendez-vous avec notre équipe en quelques clics.

Article rédigé par Héloïse Fougeray