L’externalisation et la sous traitance de l’état des lieux sont-elles des solutions pour les professionnels de l’immobilier ?

Passage obligatoire de toute location, l’état des lieux est vite chronophage pour les professionnels de l’immobilier pratiquant la location. Et pourtant, si l’état des lieux n’est pas correctement réalisé (ce qui nécessite un temps important), alors c’est la porte ouverte aux conflits.

C’est pourquoi les agences immobilières, les bailleurs sociaux, administrateurs de biens, syndic de copropriété ou tout autre professionnels pratiquant la location immobilière se tourne vers la sous traitance d’état des lieux. Mais quels sont véritablement les avantages et les inconvénients de l’externalisation d’état des lieux ?

La loi autorise-t-elle la sous traitance d’état des lieux ?

Comme la Loi n° 89-462 du 6 juillet 1989 tendant à améliorer les rapports locatifs et portant modification de la loi n° 86-1290 du 23 décembre 1986  le prévoit, l’état des lieux s’établit “amiablement par les parties ou par un tiers mandaté par elles.”

Ainsi propriétaire bailleur et locataire peuvent réalisé directement à l’amiable leur état des lieux. En revanche tout état des lieux doit être réalisé de manière contradictoire. C’est à dire que chacune des parties doit être présente (ou bien se faire représenter si besoin) lors de l’état des lieux d’entrée mais également lors de l’état des lieux de sortie.

L’état de lieux doit être réalisé en autant d’exemplaires qu’il y a de parties. Comme expliqué dans un précédent article, chaque état des lieux doit contenir des informations obligatoires imposées par le décret du 30 mars 2016.

L’externalisation d’état des lieux, une possibilité autorisée

Particulier, comme professionnels peuvent faire appel à des prestataires d’états des lieux ou bien des huissiers de justice pour sous-traiter leurs états des lieux. L’externalisation d’état des lieux présente de nombreux avantages pour les professionnels de l’immobilier mais également quelques inconvénients.

Les avantages de l’externalisation état des lieux

Le fait de faire appel à un expert en état des lieux présente de nombreux avantages, notamment d’établir une relation de confiance. L’état des lieux réalisé par un expert ne laisse pas place à l’ambiguïté puisque ce dernier est rédigé en langage clair, précis. L’état des lieux est naturellement conforme à la législation. Petit tour d’horizon détaillé des avantages qu’un professionnel peut avoir à opter pour l’externalisation d’état des lieux.

⏳Un gain de temps :

La réalisation d’un état des lieux est une tâche qui nécessite beaucoup de temps. En effet, cette dernière demande aux professionnels du temps pour le planifier et le préparer (surtout lorsqu’il s’agit d’un état des lieux de sortie). Cela nécessite également du temps de réalisation, puisque pour qu’un état des lieux soit correctement réalisé, il faudra inspecter et constater l’état dans lequel se trouve chaque revêtement et chaque équipement composant le logement.

Autant cela peut être relativement rapide pour les petites surfaces, autant à partir des T3 cela peut demander beaucoup plus de temps. Passer à la sous-traitance de vos états des lieux peut donc libérer du temps à vos collaborateurs-trices, leur permettant ainsi de traiter plus de dossier location pendant la haute saison. Ou bien être plus attentionné envers vos clients, les fidélisant davantage générant par la suite plus de chiffre d’affaire.

📈 La productivité :

Comme évoqué ci-dessus, l’externalisation d’état des lieux avec des experts en états des lieux également appelé prestataires d’état des lieux permet d’améliorer la productivité de vos équipes.

En effet, n’ayant plus à organiser, ni à réaliser les états des lieux, vos équipes peuvent se concentrer sur l’essentiel, et les tâches plus rémunératrices. Ainsi, elles peuvent enregistrer plus de mandat de gestion, elles peuvent rédiger plus de baux de location. Elles sont capables de gérer les travaux de remise en état plus vite et donc de réduire la vacance locative.


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✅ Vers une qualité supérieure :

Les prestataires d’état des lieux peuvent se permettre de prendre 1, 2 voir 3 heures pour réaliser un état des lieu puisqu’il s’agit de leur seule mission. En revanche, vos équipes ne peuvent pas se permettre de consacrer ce temps à la bonne réalisation d’un état des lieux. Ainsi, vos états des lieux seront plus complets, limitant ainsi les litiges potentiels entre vous et vos clients.

Attention, cependant, tous les experts en état des lieux ne se valent pas. En effet, beaucoup font appel à des réseaux d’indépendants pas toujours qualifiés pour. Il convient donc de bien vérifier de la qualité des états des lieux avant de vous lancer dans une externalisation de vos états des lieux.

🔍  L’objectivité indispensable :

Souvent pointés du doigt, les professionnels de l’immobilier pâtissent d’une mauvaise réputation au sujet de l’état des lieux de sortie. Ils sont souvent accusés (à tord) de défendre le propriétaire et de vouloir conserver à tout prix le dépôt de garantie du locataire.

Avoir recours à un expert en état des lieux permet donc de mandater un tiers de confiance objectif et impartial dans la bonne réalisation d’un état des lieux. Ainsi, tout professionnel devrait pouvoir l’expliquer simplement à son client qui lui confie un mandat. L’utilisation d’un tiers de confiance est dans l’intérêt de toutes les parties.

🤗 La satisfaction client :

Lorsque la qualité et l’objectivité sont au rendez-vous, le professionnel immobilier le constate immédiatement dans la satisfaction client. Le propriétaire obtient un rapport d’état des lieux certifié, horodaté, géolocalisé, détaillé avec photos. Le locataire est rassuré car l’état des lieux est réalisé de la même manière à l’entrée et à la sortie. Les travaux sont gérés plus rapidement car vos équipes sont plus disponibles. C’est ainsi, tout un cercle vertueux qui se met en place tout au long de la chaine de valeur de votre entreprise.

🚀 La flexibilité :

Pour beaucoup de professionnels, la location immobilière est une activité saisonnière qui demande des ressources supplémentaires de Mai à Septembre. L’externalisation d’état des lieux se présente comme la solution idéale pour faire face à cette augmentation de l’activité. En effet, plus besoin de passer du temps à recruter former de nouveaux collaborateurs. Il suffit de 3 clics, pour réserver un état des lieux réalisé avec qualité.

💸 La rentabilité :

Loin des idées reçues sur la sous-traitance d’état des lieux, cette pratique permet aux professionnels de l’immobilier, non seulement de gagner en productivité et en satisfaction client mais également d’être RENTABLE.

Le coût de l’externalisation d’état des lieux avec Check & Visit

Aujourd’hui la loi ALUR permet aux professionnels de l’immobilier de facturer jusqu’à 3€/m2* au locataire dans la limite de 50% du montant total de la prestation. En revanche elle ne permet pas de facturer l’état des lieux de sortie au locataire.


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Le tableau ci-dessous démontre qu’il est possible de générer de la marge tout en externalisant ses états des lieux. L’exemple ci-dessous est basé sur la facturation de l’état des lieux d’entrée et celui de sortie au propriétaire et au locataire conformément à la loi ALUR.

*Soit 2,50€ Hors Taxes.

Type de logement

Montant facturé au locataire

(en €, HT)

Montant facturé au propriétaire

(en €, HT)

Montant total facturé

(en €, HT)

Prix EDL entrée + sortie   Check & Visit

(en €, HT)

Marge brute

(en €, HT)

Studio – T1

≈ 20 

 50,00€  50,00€ 100,00€ 118,00€  -18,00€

T2 m²

≈ 30 m²

 75,00€  75,00€  150,00€  142,00€  +8,00€

T3 m²

≈ 60 m²

 150,00€  150,00€ 300,00€  184,00€  +116,00€

T4 m²

≈ 75 m²

 187,50€  187,50€  375,00€  215,00€  +160,00€

T5 m²

≈ 90 m²

 225,00€  225,00€  450,00€  242,00€  +208,00€

T6 m²

≈ 110 m²

 275,00€  275,00€  550,00€  284,00€  +216,00€

T7 m²

≈ 130 m²

 325,00€  325,00€  650,00€  318,00€  +282,00€

Le coût de sous-traitance par un huissier de justice

À défaut de faire appel à un expert d’état des lieux ou à un prestataire d’état des lieux, il peut être possible de mandater un huissier de justice. Comme expliqué dans notre article, le coût est réglementé et peut être facturé à 50% au locataire qu’il s’agisse d’un état des lieux d’entrée.

Superficie du logement Tarif en métropole

(TVA incluse)

Jusqu’à 50 m² Frais d’acte : 132,56 €

+ Lettres de convocation : 18,02 €

+ Taxe fiscale forfaitaire : 14,89 €

+ Frais de déplacement : 9,20 %

Supérieure à 50 m² et jusqu’à 150 m² Frais d’acte : 154,44 €

+ Lettres de convocation : 18,02 €

+ Taxe fiscale forfaitaire : 14,89 €

+ Frais de déplacement : 9,20 %

Plus de 150 m² Frais d’acte : 231,66 €

+ Lettres de convocation : 18,02 €

+ Taxe fiscale forfaitaire : 14,89 €

+ Frais de déplacement : 9,20 %

Les inconvénients possibles de la sous-traitance

❌ La qualité

Il s’agit du risque majeur de l’externalisation, en effet, tous les experts ou prestataires d’états des lieux ne se valent pas. Et au sein d’une même structure la qualité d’un intervenant à un autre peut différer.

Cela est également vrai au sein de votre propre entreprise, mais il est important de le souligner.

💡Pour l’éviter, nous vous recommandons fortement de demander des exemples d’état des lieux, mais surtout de tester avant de vous engager.

📅 L’organisation

Là encore, tous les prestataires ne se valent pas. En effet, certains auront tous les compétences en interne pour réaliser les prestations et il sera plus facile de vous répondre et de vous offrir une grande flexibilité. En revanche d’autres externalisent la réalisation même d’état des lieux, ajoutant de nouveaux des intermédiaires. La multiplication d’intermédiaires peut dans certains cas devenir rapidement problématique, comme par exemple, des états des lieux non honorés, ou bien des différences entre deux états des lieux qui ont lieu dans la même journée…etc L’organisation est donc primordiale pour une externalisation réussie.

L’externalisation d’état des lieux avec Check & Visit

Check & Visit est une startup bretonne de la French Proptech et de la Real Estech. Notre plateforme dédiée aux professionnels de l’immobilier vous offre la possibilité de réserver un état des lieux en moins de 2 minutes.

Conscient de l’importance de la qualité et de la fiabilité, nous avons fait le choix d’internaliser une grande partie de nos ressources. De ce fait, nous sommes fiers de dire qu’aujourd’hui nos états des lieux sont principalement réalisés par nos employés. Cela limite les interlocuteurs et les risques d’erreur, nous maîtrisons nos agendas et les moyens mis à votre disposition.

Rapidement, nous nous sommes également rendu compte qu’il était important de proposer des prestations de qualité à un prix réduit afin que vous puissiez en tant que professionnel vous y retrouver économiquement.

Les avantages à externaliser vos états des lieux avec Check & Visit :

  • 👨‍💼👩‍💼 Un personnel qualifié et disponible interne à l’entreprise
  • 👌 Une interface simple, fluide et dédiée aux états des lieux
  • 📈 Des prix justes pour booster votre productivité
  • 🔒 Des états des lieux horodatés, géolocalisés puis certifiés avec une valeur juridique probante
  • 📸 Jusqu’à 250 photos de haute qualité par état des lieux


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Check & Visit, un regard nouveau sur l’immobilier

À contre sens de l’ubérisation, nous sommes intimement persuadés que l’attention client, les valeurs et l’éthique détermineront les futurs leader du secteur. C’est pourquoi, il était important pour nous de pouvoir transmettre nos valeurs que sont la diversité, l’éthique et l’attention à nos collaborateurs.

Ainsi, nous ne nous présentons comme simple prestataire d’état des lieux ou solution d’externalisation. Check & Visit est avant tout votre partenaire pour satisfaire vos clients. Nous apportons notre savoir avant, pendant et après l’état des lieux.

En effet, chaque prestation inclut :

✅ la prise de rendez-vous directement avec votre locataire sauf si vous souhaitez choisir la date, cela est également possible

✅ l’organisation et la réalisation de l’état des lieux avec un intervenant qualifié et principalement interne à notre entreprise

✅ un processus d’informations pédagogiques en amont de l’état des lieux de sortie dans le but de limiter les litiges avec les locataires

✅ la rédaction d’annexe post état des lieux si nécessaire

✅ un service client breton avant, pendant et après vente

🌳 un arbre planté tous les 2 états des lieux réalisés

La presse parle de l’externalisation d’état des lieux de Check & Visit

« La start-up Check & Visit veut faciliter les états des lieux« 

 

« Check & Visit, HomePad, Excalibur… autant de nouveaux entrants dans l’immobilier qui obligent les professionnels à s’adapter »

 

« Check & Visit facilite l’état des lieux des appartements »

 

Nos clients nous adorent et nous le font savoir :

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