Entretien de la chaudière par le locataire : le rôle clé du gestionnaire locatif

Photo d'un agent de maintenance pour une chaudière

Sensibiliser les locataires à leur obligation d’entretien annuel de leur chaudière est primordial pour les professionnels de l’immobilier. Cette obligation concerne principalement les chaudières individuelles, produisant de l’eau chaude et du chauffage. En tant que gestionnaire locatif, vous disposez de différents moyens pour faire respecter cette obligation ou pour en décharger les locataires. Dans cet article, nous vous expliquons les éléments clés à connaître sur l’entretien de la chaudière par le locataire ainsi que vos leviers d’actions pour en garantir le respect.

Obligation d’entretien de la chaudière par le locataire : que dit la loi ?

Quels sont les locataires concernés par l’entretien de leur chaudière ?

L’obligation d’entretien de la chaudière est prévue aux articles R224-41-4 et suivants du Code de l’environnement. Elle incombe aux locataires de : 

  • Chaudières individuelles (fioul, gaz, bois, charbon ou multicombustible) ; 
  • D’une puissance de 4 à 400 kilowatts.

Cette mesure vise principalement à prévenir les risques d’intoxication au monoxyde de carbone, un gaz mortel, inodore et invisible, et à assurer le bon fonctionnement de l’installation.

Bon à savoir : L’obligation annuelle d’entretien s’étend également aux pompes à chaleur et aux systèmes de chauffage dotés de ventilation, qui sont sous la responsabilité du locataire. Cependant, la situation diffère pour les chaudières collectives. Dans ce cas, c’est le propriétaire de l’immeuble ou le syndicat de copropriété qui doit assumer la responsabilité de leur entretien.

Que doit faire concrètement un locataire pour entretenir sa chaudière ?

L’entretien doit être effectué par un chauffagiste qualifié, choisi par le locataire. Celui-ci doit s’assurer de l’efficacité énergétique et de la sécurité de l’installation, y compris le rendement de la chaudière, l’ajustement correct du générateur de chaleur, et les émissions de polluants, notamment le monoxyde de carbone. À l’issue de l’entretien, le chauffagiste remet une attestation d’entretien au locataire, qui doit la conserver pendant au moins deux ans.

Bon à savoir : Les syndics de copropriété peuvent négocier des contrats collectifs et les proposer aux locataires, souvent à des tarifs plus avantageux.

Défaut d’entretien de la chaudière par le locataire : quelles sanctions ?

Lorsqu’un locataire manque à son obligation d’entretien annuel de sa chaudière, il s’expose à plusieurs sanctions : 

  • Retenue sur le dépôt de garantie : Si un locataire échoue à fournir une attestation d’entretien de la chaudière, le bailleur a le droit de retenir le coût de cet entretien sur le dépôt de garantie du locataire. Cette mesure vise à couvrir les frais engagés pour assurer l’entretien nécessaire.
  • Responsabilité en cas de dommage : Un entretien inadéquat peut entraîner des dysfonctionnements de la chaudière, augmentant le risque d’accidents tels que des fuites de gaz ou des intoxications au monoxyde de carbone. En cas d’incident lié à une chaudière mal entretenue, le locataire pourrait être tenu responsable des dommages causés aux biens ou aux personnes qui en découleraient.
  • Refus d’indemnisation par les assureurs : En cas d’accident ou de dommage résultant d’une chaudière non entretenue, les compagnies d’assurance peuvent refuser d’indemniser le locataire. Ceci est dû au non-respect de l’obligation légale d’entretien, considéré comme une négligence.

Résiliation du bail : Le bailleur peut, dans les cas les plus graves, procéder à la résiliation du bail en raison de la faute commise par le locataire.

Quels sont les cas où le propriétaire-bailleur est responsable de l’entretien de la chaudière ?

Le transfert de l’obligation d’entretien de la chaudière au propriétaire

Le contrat de location peut transférer cette obligation au propriétaire-bailleur. Ce dernier s’engage alors à prendre en charge lui-même l’entretien annuel de la chaudière. Cette démarche doit être explicitement mentionnée dans une clause du contrat de bail. Cela garantit le respect de l’obligation d’entretien et évite les oublis ou négligences. En revanche, le propriétaire-bailleur doit décharger totalement le locataire de cette obligation et payer les frais en découlant. 

Le propriétaire peut toutefois choisir de répercuter ces coûts sur le locataire par une augmentation proportionnée des charges. Cela doit être clairement expliqué au sein du bail.

Les cas de réparation de la chaudière où le propriétaire est responsable

Certaines réparations de la chaudière relèvent de la responsabilité du propriétaire. En tant que gestionnaire locatif, lors d’une panne ou d’un dysfonctionnement de la chaudière, il vous appartient d’évaluer rapidement si c’est une question d’entretien ou une réparation majeure.

Le propriétaire doit réparer la chaudière dans les cas où il s’agit de réparations majeures ou de remplacement nécessaire. Cela comprend notamment :

  • Les pannes significatives, 
  • Les problèmes de fonctionnement dus à l’âge ou à l’usure normale de la chaudière, 
  • Les défauts ou dysfonctionnements qui ne peuvent pas être résolus par un entretien régulier.

Ces réparations font, en effet, partie dans de l’obligation du propriétaire de maintenir le logement en état d’habitabilité et de garantir la sécurité des installations.

Une fois que vous avez défini qui est responsable de l’entretien ou de la réparation, expliquez clairement au locataire et au propriétaire la marche à suivre, qui est financièrement responsable et pourquoi. Conservez une documentation détaillée de tous les entretiens et réparations effectués. Cela peut être déterminant en cas de litige ou de réclamation d’assurance.

Si vous avez un doute sur les responsabilités, vous pouvez consulter notre liste des réparations locatives

Check & Visit met aussi à votre disposition sa grille de vétusté dynamique. Cet outil vous permet de chiffrer facilement les réparations locatives et de déterminer avec justesse les coûts à imputer au locataire.

Respect de l’obligation d’entretien de la chaudière : quelles stratégies mettre en place pour un gestionnaire locatif ?

Bien souvent, les locataires ne sont même pas au courant qu’ils doivent entretenir leur chaudière tous les ans. En tant que gestionnaire locatif, il est donc essentiel de mettre en place des stratégies efficaces pour s’assurer que les locataires respectent leur obligation d’entretien annuel.

Voici quelques conseils pratiques que vous pouvez appliquer :

  • Informez les locataires de leur obligation dès le début du bail et rappelez-leur annuellement (par exemple, par un mail programmé s’envoyant à tous les locataires chaque année). Fournir des informations claires sur les risques d’une chaudière mal entretenue et les conséquences légales d’un manquement à cette obligation peut augmenter la prise de conscience.
  • Demandez aux locataires de vous transmettre une copie de l’attestation d’entretien chaque année. Cela permet de maintenir un dossier à jour, de s’assurer que les normes de sécurité sont respectées et les incite fortement à respecter leur obligation.
  • Fournissez aux locataires une liste de chauffagistes qualifiés ou négocier des tarifs préférentiels facilite le processus pour les locataires. Cela peut également garantir un niveau de service et de compétence uniforme.
  • Mettez en place un système de suivi des entretiens pour chaque unité locative. Cela pourrait inclure des rappels automatisés, par exemple.
  • Prévoyez une clause spécifique dans le bail qui détaille les responsabilités du locataire en matière d’entretien de la chaudière. Cela peut inclure des pénalités en cas de non-conformité.
  • Proposez de transférer cette obligation au propriétaire-bailleur. Cela permet d’éviter les négligences et d’éventuels coûts futurs, bien plus élevés, qui seraient à la charge du propriétaire (par exemple, remplacement de la chaudière).

En prenant ces mesures, vous pouvez non seulement contribuer à garantir la sécurité et le bien-être de vos locataires, mais également protéger les investissements immobiliers de vos propriétaires. 

Conclusion

En tant que gestionnaire locatif, vous jouez un rôle crucial dans la sensibilisation des locataires à ces obligations, tout en facilitant leur respect et en gérant les réparations nécessaires. Pour vous faciliter la tâche, des outils innovants ont émergé ces dernières années. Les visites virtuelles et l’état des lieux 3D, outils clés pour une gestion locative performante et moderne, vous permettent de surveiller l’état des installations, notamment des chaudières, sans déranger les locataires, et ce en temps réel. En outre, ce type de plateforme vous permet de garder un historique des interventions et des entretiens effectués, accessible en quelques clics, tant par le locataire que par le gestionnaire.

Article rédigé par Héloïse Fougeray

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