Syndics de copropriétés : logiciel métier et autres solutions pour bien gérer votre parc immobilier et locatif.

En tant qu’administrateurs de biens établis ou en devenir, la gestion, l’évolution ou la création d’un cabinet de syndic de copropriétés et de gestion locative soulèvent de nombreuses interrogations. Prendre des décisions éclairées face à ces questions revêt une grande importance pour répondre aux attentes des professionnels de l’immobilier ainsi que des propriétaires et copropriétaires. Le choix d’un logiciel de syndic et de gestion locative ne doit pas être pris à la légère, car il influence considérablement l’activité du cabinet. Choisir d’internaliser toutes les fonctions ou d’en externaliser une partie (comme l’externalisation de la comptabilité de copropriétés ou l’externalisation des états des lieux à des agents d’état des lieux indépendants) est une décision importante à prendre qui va nécessairement impacter l’activité du cabinet.

Au-delà des aspects financiers et humains, il est primordial de considérer les tendances du marché pour prendre des décisions stratégiques favorisant la pérennité de l’entreprise et assurant une satisfaction optimale des clients. Selon une étude Bellman menée en juin 2023 auprès de 114 dirigeants, la satisfaction client demeure la priorité majeure des cabinets d’administration de biens.

Alors comment choisir son logiciel métier et les autres solutions pour bien gérer son parc immobilier et locatif ? Réponse ci-dessous.

Les enjeux du secteur et la nécessaire adaptation des administrateurs de biens

Le secteur immobilier évolue constamment, mettant en lumière de nouveaux défis pour les administrateurs de biens. Les réglementations se renforcent, exigeant par exemple la réalisation par les copropriétaires, des travaux, pour se conformer à la loi. Ce sont des dépenses qui sont donc imposées lorsqu’elles étaient davantage choisies auparavant.

Pour exemple, il est désormais obligatoire, pour un propriétaire bailleur, d’avoir une note de DPE (diagnostic de performance énergétique) de A, B, C, D ou E pour pouvoir mettre en location son bien immobilier. Les propriétaires de passoires thermiques n’ont qu’à bien se tenir pour pouvoir prétendre à la mise en location de leur bien. Isolation thermique, installation d’un système de chauffage performant, etc., des solutions existent afin d’améliorer la note de son DPE, mais cela a un coût si le propriétaire veut pouvoir continuer à mettre son bien en location. Si le sujet de la rénovation énergétique est un bon exemple, il n’est pas le seul à alimenter les inquiétudes et discussions. Ces sujets concentrent en moyenne 70% des discussions en assemblée générale.

La nécessité d’accompagner les propriétaires sur ces aspects de mise en conformité face à la réglementation se fait donc de plus en plus sentir. Les propriétaires de biens ne sachant pas toujours bien comment procéder, il est important pour les syndics de copropriétés et pour les cabinets d’administration de biens faisant de la gestion locative de les tenir informés et de les aider à trouver des prestataires au besoin. Cela demande de la part des professionnels de se mettre à la page constamment, de monter en compétence sur des sujets parfois assez techniques et de s’auto-former.

L’évolution réglementaire autour des métiers de l’administration de biens

Les professionnels de l’immobilier, côté syndic ou gestion locative accueillent favorablement la transition numérique. Ils ont tout à fait conscience de son importance pour aller plus vite, pour se décharger des tâches à faible valeur ajoutée et ainsi, avoir plus de temps pour traiter des problèmes de fond plutôt que de faire de la saisie de données.

Ils cherchent avant tout aujourd’hui, un logiciel syndic et gestion locative professionnel qui va leur offrir un tas d’automatisation pour supprimer les tâches à faible valeur ajoutée, qui va permettre un pilotage facile et fiable de l’activité (à l’aide de rapports et alertes), et qui offre des parcours bien pensés de façon à effectuer les tâches plus rapidement.

Les professionnels sont donc de plus en plus prêts à s’informer proactivement sur les outils métiers syndic et gestion locative existants. Les seules craintes qu’ils peuvent avoir sont une perte de contrôle voire de qualité dans le traitement des tâches, ainsi qu’une crainte de déshumanisation de la relation clients. Mais dans le cas des logiciels les plus performants du marché, ces craintes sont bien souvent infondées aux vues des bénéfices apportés.

Le virage numérique et les attentes des professionnels de l’administration de biens

Les logiciels métier les plus innovants permettent à l’aide de scripts, de contrôler les données et d’en faire ressortir les erreurs, améliorant ainsi la qualité de la donnée. Il permet également de faire gagner du temps grâce à l’automatisation, permettant alors d’en avoir plus pour la relation client. Le logiciel de syndic et gestion locative Bellman répond d’ailleurs à l’ensemble de ces exigences.

Maintenir la proximité entre copropriétaires et administrateurs de biens, malgré les évolutions

En réponse à la croissance des réglementations, il devient impératif de fournir un soutien solide aux copropriétaires pour leurs projets, qui sont souvent incontournables et qui comportent des risques de conséquences en cas de non-conformité.

En parallèle de la transition numérique, il est crucial de maintenir une relation client humaine et personnalisée. Certains craignent que les solutions électroniques, comme la signature électronique, réduisent la qualité de la communication en face à face. La proximité client doit rester au cœur des préoccupations, et les administrateurs de biens doivent trouver des moyens innovants pour répondre aux attentes des clients dans un environnement en constante évolution.

Le choix du logiciel syndic et gérance dans ce contexte

Dans ce contexte, choisir un logiciel syndic et gestion locative professionnel implique de se pencher sur la nature de l’outil métier, sur les dépendances qu’il peut avoir avec d’autres solutions et sur ses capacités à s’adapter à l’externalisation de certaines fonctions.

La nature du logiciel métier syndic et gérance

Face à ces enjeux, choisir un logiciel de syndic et de gestion locative devient une décision stratégique. Le logiciel idéal est complet, en ligne, garantissant la collaboration à distance et l’accès aux modules essentiels pour une gestion optimale. Il doit rester à jour avec les réglementations changeantes, améliorer significativement l’efficacité des équipes, la maîtrise et la qualité du travail. En outre, il doit favoriser la communication et la collaboration entre les professionnels et les clients.

Les dépendances du logiciel métier syndic et gérance à d’autres solutions

Un logiciel syndic et gestion locative ne fonctionne jamais seul du fait de la multitude d’actions à effectuer et donc la nécessité de travailler avec des outils spécialisés dans certaines expertises clés. Il s’agit donc pour les dirigeants de cabinets d’administration de biens, de trouver un logiciel métier qui permet de s’intégrer aux meilleurs outils du marché pour la numérisation et le stockage des archives, pour la gestion des courriers entrants et sortants, pour la réalisation d’états des lieux d’entrée et de sortie, etc.

Un logiciel métier de syndic et de gestion locative professionnel doit en effet pouvoir permettre de se connecter de façon intelligente (connexion facile et transfert de données possible pour éviter des doubles saisies par exemple) à des solutions permettant la réalisation voire l’externalisation des états des lieux à des indépendants, afin de proposer à la fois aux professionnels et aux copropriétaires, une expérience impeccable de bout en bout.

En effet, un logiciel métier syndic et gestion locative professionnel ne peut jamais fonctionner seul et un cabinet qui va investir dans un logiciel syndic et gérance nouvelle génération, voudra aussi certainement offrir à ses salariés une expérience de travail efficace à tous points de vue.

Le choix de l’externalisation pour les administrateurs de biens

Un logiciel métier qui rend possible une collaboration efficace entre les différents professionnels impliqués, qu’ils soient internes au cabinet ou externes grâce à des services d’externalisation de certaines fonctions.

De plus en plus de cabinets d’administration de biens optent pour l’externalisation de certaines fonctions afin de pallier les contraintes liées aux ressources humaines permanentes ou temporaires. Externaliser c’est aussi faire le choix d’arbitrer certaines dépenses et le temps de ses collaborateurs. Externalisation de la comptabilité de copropriétés, externalisation des états des lieux, du scan des courriers, etc. Autant de possibilités que d’actions à effectuer.

En conclusion, la gestion immobilière moderne exige des administrateurs de biens une adaptabilité constante, une utilisation intelligente de la technologie et un engagement envers la proximité client. Le choix d’un logiciel de syndic et de gestion locative est une étape cruciale pour relever ces défis et assurer la croissance et la réussite à long terme de votre cabinet.

Article rédigé par Amandine GOUTALAND, Responsable Marketing et Communication chez Bellman.