RGPD & Numérisation des données : quelles obligations pour les agences immobilières ?

La transformation digitale bouleverse tous les secteurs, y compris l’immobilier. La technologie conduit à une utilisation de nombreuses données, notamment les données personnelles. De nouvelles réglementations ont ainsi émergé face à ces nouvelles pratiques, afin d’assurer une protection effective de ces informations, propres à chaque individu. Le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD), entré en vigueur en 2018 au sein de l’Union européenne, a renforcé l’encadrement des usages qu’en font les professionnels, tous secteurs confondus. Les professionnels de l’immobilier, gérant une quantité considérable de données, doivent intégrer le droit des données personnelles à leur activité. Nous vous donnons de nombreux conseils et exemples pour vous aider à mettre en conformité votre agence immobilière avec les obligations du RGPD.

Le RGPD en immobilier : de quoi s’agit-il ?

En bref : le RGPD appliqué à l’immobilier

Le Règlement Général sur la Protection des Données, plus connu sous son acronyme RGPD, est une réglementation adoptée par l’Union européenne pour garantir la protection des données personnelles des individus. Il est entré en vigueur en 2018 et vise à harmoniser les législations des différents pays membres en matière de protection des données.

Il s’applique à tous les professionnels qui traitent des données personnelles, c’est-à-dire des données permettant d’identifier de manière précise une personne physique (clients, prospects, fournisseurs, etc.). Ces données peuvent aller du numéro de téléphone, adresse postale, nom et prénom, à des données plus sensibles, comme la pièce d’identité, le RIB, la situation familiale, etc.

RGPD : exemples d’obligations pour les agences immobilières

Les entreprises et les professionnels de l’immobilier manipulent une grande quantité de données personnelles, notamment lors de la vente, de la location ou de la gestion de biens immobiliers. Voici quelques exemples concrets de données qui doivent être protégées conformément aux règles imposées par le RGPD et aux normes françaises en matière de droit des données personnelles dans l’immobilier.

Le Carnet d’Information du Logement (CIL) pour la transition énergétique

Prenons l’exemple du Carnet d’Information du Logement (CIL) pour la transition énergétique, obligatoire depuis le 1er janvier 2023, pour les habitations neuves ou réhabilitées. Pour rappel, ce carnet doit être tenu lors de la construction d’un logement ou à l’occasion de la réalisation de travaux de rénovation énergétique d’un logement existant ayant une incidence significative sur sa performance énergétique. 

Le CIL peut être créé sur le support de votre choix : classeur, cahier ou encore format numérique libre, dans le respect des droits de propriété et du RGPD. Ce document concentre de nombreuses informations sur un logement, incluant potentiellement des données personnelles. Si le nom du précédent propriétaire ou l’adresse du bien sont inclus dans le CIL, ces informations doivent être traitées conformément au RGPD (durée de conservation, intégrité, droits des personnes, sécurité, etc.). Nous reviendrons en détail sur les exigences à respecter par votre agence pour traiter ces données ci-après. 

Contrôles d’identité et de solvabilité des locataires ou des acquéreurs

Les agents immobiliers recueillent souvent des informations personnelles pour vérifier l’identité et la solvabilité d’un locataire ou d’un acquéreur potentiel. Cela peut inclure des données sensibles, comme les relevés bancaires ou les déclarations de revenus. En vertu du RGPD, ces informations doivent être traitées de manière sécurisée et confidentielle, et ne peuvent être conservées que pendant une durée raisonnable.

Marketing direct (listes de diffusion)

Les professionnels de l’immobilier utilisent souvent des listes de diffusion pour envoyer des newsletters ou des informations sur de nouvelles offres immobilières. En vertu du RGPD, ils doivent obtenir le consentement explicite des individus avant de les ajouter à ces listes.

Sécurisation des données clients

Les agences immobilières stockent souvent les données personnelles de leurs clients dans des bases de données informatiques. Ces informations peuvent inclure notamment :

En vertu du RGPD, ces informations doivent être protégées contre les accès non autorisés (par exemple, contre le piratage informatique) et les violations de données.

Utilisation de caméras de surveillance

De nombreux propriétaires et gestionnaires d’immeubles utilisent des caméras de surveillance pour des raisons de sécurité. Cependant, le RGPD impose des restrictions strictes sur la manière dont de telles images peuvent être utilisées et conservées, et exige que les personnes filmées soient informées de l’utilisation de ces caméras.

Gestion des demandes de suppression de données

En vertu du RGPD, vos clients ou prospects ont le droit de demander la suppression de leurs données personnelles. Cela peut être pertinent, par exemple, lorsque des personnes ne souhaitent plus être contactées pour des offres immobilières ou lorsqu’un locataire déménage et souhaite que ses informations soient supprimées.

Ces exemples montrent comment le RGPD peut impacter les activités quotidiennes des professionnels de l’immobilier et soulignent l’importance pour ces derniers de comprendre et respecter les réglementations sur la protection des données. Mais le RGPD n’est pas seulement une contrainte légale, c‘est aussi une opportunité pour les agences immobilières de renforcer la confiance avec leurs clients. Vous pouvez ainsi vous positionner comme des professionnels responsables et respectueux de la vie privée de vos clients.

Pour vous guider dans votre mise en conformité, la CNIL a rédigé un référentiel destiné aux gestionnaires locatifs. Ce référentiel est plus précisément à destination de toute personne ou organisme qui, à titre professionnel, met en location un local à usage d’habitation ou à usage mixte professionnel et d’habitation, et qui constitue la résidence principale du locataire.

Quelles sont les conséquences du RGPD sur votre agence immobilière

Lorsque les agences immobilières ne respectent pas les exigences du RGPD, elles s’exposent à plusieurs conséquences néfastes pour leur activité : 

• Avertissement de la CNIL ;
• Réprimande de la CNIL ;
• Suspension de système de traitement des données personnelles ;
• Amende : En cas de non-conformité, les sanctions financières peuvent être sévères. Les agences immobilières peuvent être passibles d’amendes allant jusqu’à 4% de leur chiffre d’affaires annuel mondial ou 20 millions d’euros. C’est le montant le plus élevé qui s’applique. Une amende de 400 000 € a, par exemple, été prononcée contre une agence immobilière qui protégeait insuffisamment ses données. Un utilisateur avait eu accès, de son espace personnel, aux copies de cartes d’identité, de cartes vitales, d’avis d’imposition, de jugements de divorce, de relevés de compte d’autres utilisateurs… 
• Réputation : Au-delà des amendes, les agences immobilières risquent également de voir leur réputation entachée. Une violation de données ou une non-conformité peut entraîner une perte de confiance des clients, ce qui peut avoir un impact à long terme. Sachez qu’en cas de fuite des données, vous devez notifier l’incident aux individus affectés, ce qui entraîne des répercussions négatives pour l’image de votre agence.

Numérisation des données immobilières : quels enjeux pour demain ? 

Avec l’avènement des nouvelles technologies, la numérisation des données immobilières est devenue incontournable. Les nouveaux outils permettent un accès rapide et facile à des informations précises sur les propriétés, de leur historique de construction à leur consommation d’énergie. Par exemple, le Jumeau numérique permet d’améliorer l’expérience client, grâce à une représentation virtuelle en temps réel d’un bien immobilier. Cela permet notamment aux gestionnaires locatifs de : 

• Comprendre la performance d’un logement ; 
• Faire des prévisions s’appuyant sur des données précises ; 
• Savoir quel est le meilleur moment pour faire des travaux et prévenir la dégradation d’un logement ; 
• S’assurer que les logements de leur parc locatif respectent bien les normes en vigueur. 

Les données fournies par un Jumeau numérique sont nombreuses pour permettre une analyse fine de l’état du logement : 

• Description géométrique ;
• Attributs d’un équipement (nom du fournisseur, modèle, date d’installation, fin de garantie…) ; 
• Documents techniques, réglementaires et juridiques ; 
• Données sur le chauffage, sur la climatisation et l’éclairage ; 
• État du logement et dates des travaux ;  
• États des lieux, etc.

Ces outils deviennent progressivement incontournables pour répondre aux nouvelles attentes des clients et aux réglementations. C’est le cas, par exemple, depuis l’adoption de la loi Climat et Résilience. La performance énergétique des bâtiments est devenue un critère essentiel autant pour les acheteurs et les locataires, que pour les propriétaires-bailleurs. Pour répondre aux nouvelles exigences, les agences immobilières se tournent progressivement vers des outils numériques, capables de stocker et d’analyser ces informations de manière efficace, fiable et sécurisée. Cela leur permet notamment de répondre aux objectifs de rénovation énergétique à horizon 2050 (par exemple, savoir combien de logements sont classés F et G dans un parc immobilier) et d’offrir un véritable accompagnement aux clients dans leurs travaux de rénovation énergétique. Ces agences se positionnent comme des professionnels réactifs et prévoyants, ce qui rassure leurs clients et les fidélise.

Le défi de la transition énergétique : l’augmentation du nombre de données traitées

Le renforcement des exigences en matière de performance énergétique a pour conséquence d’augmenter le nombre de données traitées par les gestionnaires immobiliers. Et qui dit plus de données, dit plus d’obligations RGPD à respecter ! Les agences immobilières doivent prendre les mesures nécessaires pour s’assurer que les données personnelles des clients et de leur logement sont collectées, stockées et utilisées de manière conforme.

L’immobilier semble se diriger vers un avenir plus numérique et plus vert, mais les gestionnaires locatifs vont-ils dans la bonne direction pour se conformer au RGPD ? Pour le vérifier, vous pouvez répondre notre quiz « Vérifier vos connaissances en RGPD » et identifier vos axes d’amélioration.

Article rédigé avec Héloïse Fougeray