Vacances, déplacement professionnel, empêchement de dernière minute… Pour de multiples raisons, un locataire ou un bailleur peut être indisponible pour la réalisation de son état des lieux (d’entrée ou sortie). Donner procuration pour un état des lieux peut être une démarche très utile en cas d’indisponibilité. Pouvant être utilisée à la fois par le locataire et le bailleur, la procuration permet le bon déroulement de l’état des lieux. Voici tout ce qu’il faut savoir à son sujet !

L’état des lieux : rappel des règles de réalisation et de validité

Lors d’un état des lieux, la présence de toutes les parties (bailleur et locataire) est franchement souhaitée. Cependant, il est possible pour le bailleur d’entreprendre la réalisation d’un état des lieux sans que le locataire ne soit présent. Bien entendu, il va de soi qu’un accord ait été convenu entre les deux parties suite à l’indisponibilité du locataire. Le bailleur ne pouvant en aucun cas décider de réaliser l’état des lieux seul sans l’accord du locataire.

Or, il est essentiel de rappeler que si l’une des deux parties est absente lors de l’état des lieux, la valeur légale du rapport sera remise en cause. La signature des deux parties faisant foi de validation. Cependant, la justice considérera que le logement est dans un bon état au début de la location en cas d’absence du locataire.

Nous conseillons alors au locataire d’être présent pour ses états des lieux pour ne pas avoir de mauvaise surprise par la suite.

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Qu’est-ce que le concept de procuration ?

Donner procuration renvoie à une délégation de pouvoir d’une personne à une autre et pour un acte bien défini. Pour ce faire, la personne donnant le pouvoir d’agir doit absolument l’émettre via un écrit l’attestant. Plus précisément, la personne ayant recours à la procuration mandate une autre personne pour agir en son nom.

Puis-je faire une procuration pour un état des lieux ?

Pour le locataire :

Utilisée pour une multitude d’actions et notamment pour le vote, la procuration s’applique également pour la réalisation d’un état des lieux. En effet, il est possible d’engager une procédure de procuration pour un état des lieux d’entrée ou de sortie dès lors qu’une lettre manuscrite est rédigée. De ce fait, si le locataire ne peut être présent le jour de son état des lieux, il est en droit de mandater une personne pour le représenter. Cette personne peut être un particulier ou bien un professionnel reconnu pour son expertise. Le locataire n’a aucunement besoin de l’autorisation de son propriétaire pour entamer et réaliser une telle démarche.

⚠️ Nous conseillons au locataire de mandater une personne de confiance et compétente pour le représenter.

Ainsi, les deux parties sont représentées durant l’état des lieux malgré l’indisponibilité de l’une d’entre elles. Le représentant est en droit de signer l’état des lieux s’il estime qu’il a été réalisé correctement. À l’inverse, il peut refuser de signer le document.

Pour le propriétaire :

Même son de cloche pour le propriétaire, en cas d’indisponibilité il peut donner procuration à quelqu’un pour réaliser son état des lieux. De ce fait, il peut désigner une personne de confiance ou un professionnel. Dans tous les cas, il est impératif pour le bailleur de faire appel à une personne compétente et reconnue comme telle afin de produire un rapport précis et minutieux. Il en va de l’intégrité de son logement et de ses responsabilités tout au long de la période de location.

Solution pour le propriétaire : mandater un expert

Pour un propriétaire, nous conseillons vivement de mandater un de nos experts pour effectuer l’état des lieux en cas d’indisponibilité. Profitez d’une expertise au prix juste et gardez votre temps pour vous !

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Pourquoi ai-je intérêt à donner procuration pour un état des lieux en cas d’indisponibilité ?

Pour l’état des lieux d’entrée d’un locataire :

Il est important que le locataire (ou son représentant) constate l’état du bien qu’il s’apprête à louer. Ceci est d’autant plus vrai puisque l’état des lieux d’entrée posera les bases de ses responsabilités locatives vis-à-vis de l’intégrité du logement. Il est donc important de contrôler et d’apporter son jugement au rapport. Aux yeux de la justice, le logement sera considéré comme étant loué dans un bon état si aucun document valide n’est réalisé. Ce qui peut ne pas refléter la réalité et mettre le locataire dans une position inconfortable. Par conséquent, le locataire sera responsable des possibles dégradations notées lors de l’état des lieux de sortie, même si elles étaient déjà présentes à son entrée dans le logement.

Donner procuration pour un état des lieux d’entrée assurera au locataire une représentation physique et morale, qui plus est, en capacité de défendre ses intérêts. Cette personne est aussi en capacité de signer le rapport à la place du locataire véritable. Le cas échéant, elle est en droit de refuser de signer si elle estime que l’état des lieux ne reflète pas la réalité.

⚠️ Des éléments de modifications peuvent être apportés à l’état des lieux sous 10 jours ou 1 mois en cas de défauts du système de chauffage. Ces modifications doivent être envoyées par lettre recommandé au bailleur et annexées à l’état des lieux.

Pour l’état des lieux de sortie du locataire :

Il est primordiale que le locataire soit présent ou représenté lors de l’état des lieux de sortie. En effet, rappelons que c’est l’état des lieux de sortie qui détermine si oui ou non, le locataire a respecté ses devoirs et responsabilité vis-à-vis du logement. Ainsi, un propriétaire (mal intentionné) peut facilement incomber au locataire la responsabilité de certaines dégradations dont il n’est pas responsable.

Mandater un expert quand on est le bailleur :

Mandater un expert pour effectuer les états des lieux d’entrée et de sortie présente bon nombre d’avantages. En effet, la venue d’une personne neutre et compétente vous permettra de ne pas vous déplacer. De plus, le propriétaire bailleur à souvent du mal à prendre du recul vis-à-vis de son logement. De ce fait, il manque de précision pour caractériser l’état de son logement. Or, un expert faisant correctement son travail vous fournira un rapport précis et détaillé. Enfin, la venue d’une personne neutre tend à rassurer le locataire et donc à diminuer les conflits potentiels.

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De quelle manière puis-je donner procuration pour un état des lieux ?

Faire valoir une procuration pour un état des lieux est très simple. En effet, il suffit à la personne voulant déléguer son pouvoir d’action de rédiger une lettre de procuration. L’objet de la procuration ainsi que l’identité de la personne mandatée doivent figurer sur cette dernière.

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