La saisonnalité joue un rôle important dans la plupart des secteurs économiques et notamment dans l’immobilier, où certaines périodes sont bien plus denses que d’autres. On observe des pics d’activité en gestion locative, durant les saisons printemps-été rythmées par le chassé-croisé des locataires entrants et sortants. Face à cette période surchargée, des services peuvent réellement faciliter votre quotidien.
Par exemple, l’externalisation de vos états des lieux et d’autres astuces peuvent facilement être mises en place pour vous faire gagner un temps précieux. Alors, comment anticiper la charge de travail et optimiser votre activité durant ce pic d’activité ? Voici quelques éléments clés pour vous aider à gérer efficacement cette période dense et intense.
Gérer l’afflux de candidats locataires malgré une offre limitée sur le marché immobilier
Familles, étudiants et personnes mutées sont à la recherche de logement durant la haute saison, afin de s’y installer avant la traditionnelle rentrée scolaire ou professionnelle début septembre. Il faut donc gérer l’entre-deux locataires à une fréquence assez soutenue et réduire toute vacance locative.
C’est à cette période que les locations saisonnières battent leur plein, en particulier dans les régions touristiques, ce qui peut influencer la disponibilité des logements, dans un contexte de marché locatif déjà saturé. Et pour cause, la demande est nettement supérieure à l’offre. Il devient donc difficile de faire face à l’afflux de candidats. À tel point que dès la mise en ligne d’une annonce, vous ne pourrez consacrer votre temps et votre énergie qu’aux nombreuses demandes par téléphone ou par mails des personnes en recherche.
Présélectionner des dossiers des candidats à la location avant d’effectuer les visites
Durant cette période surchargée, votre temps est précieux. Pour l’optimiser, nous vous recommandons de réaliser une pré-étude des demandes locatives avant toute éventuelle visite.
“Pour traiter plus rapidement les nombreuses demandes par téléphone ou par mail, j’ai créé à cette occasion une fiche de renseignements. Je demande systématiquement aux personnes en recherche de logement de la compléter. Elle contient les informations principales relatives à leur situation professionnelle et familiale. L’objectif ? Vérifier qu’ils disposent bien des critères requis pour la location du bien convoité. Gagnez ainsi un temps précieux et écartez d’emblée les candidatures ne répondant pas aux conditions locatives ou celles restées sans réponse.”
Céline Montoins, gestionnaire locative
Sélectionner uniquement 3 dossiers par logement
Il est inutile de multiplier les dossiers de candidatures sur un seul et même bien, surtout si les profils sont sensiblement identiques. Non seulement l’attribution du logement n’en sera que plus difficile, mais vous perdrez aussi un temps précieux à comparer des dossiers à caractère égaux.
Combiner les visites de vos biens avec plusieurs candidats
Dans certaines grandes agglomérations, il n’est pas rare qu’un gestionnaire locatif mutualise plusieurs visites en même temps pour gérer l’afflux de candidats. Tous les professionnels de l’immobilier n’approuvent pas cette méthode, mais cette alternative a l’avantage de permettre un gain de temps considérable.
La surcharge de travail suite aux départs en congés au sein de l’agence
Si le facteur saisonnier impacte l’activité d’un gestionnaire locatif, une autre problématique s’ajoute à son quotidien durant cette période surchargée : les congés d’été des collaborateurs.
L’effectif réduit d’une agence immobilière pendant la haute saison peut se révéler être une contrainte de taille À cette période-là, vous cumulez déjà de nombreuses tâches et disposez de très peu de temps à allouer à d’autres missions.
Vous devez mener de front les entrées et sorties des locataires, tout en accomplissant les tâches de vos collègues. Alors, pour aborder sereinement cette période, voici quelques conseils.
Recruter du personnel intérimaire dans votre agence immobilière
Faire appel à un recrutement ponctuel est plus judicieux et palliera le manque de personnel durant la période de pic d’activité en gestion locative. Une personne en contrat intérimaire vous permettra de soulager vos tâches les plus chronophages. Cette étape est à anticiper en amont des congés.
Nombreux sont les étudiants en recherche d’emplois d’été. Pensez à ceux qui font des études dans le domaine de l’immobilier, pour leur confier des missions simples, mais qui nécessitent beaucoup de temps. Pour vous, ce sera du gagnant-gagnant. Vous leur permettrez d’être dans le « vif » du métier, et cela vous permettra de déléguer des tâches administratives par exemple. Pour pallier différents problèmes de recrutement dans l’immobilier, d’autres alternatives s’offrent à vous comme la délégation de certaines tâches.
Anticiper et prioriser vos tâches avant l’arrivée du pic d’activité en gestion locative
S’il y a bien une notion à conserver en tête à l’approche des congés d’été, c’est l’anticipation. Un brief avec l’équipe s’avère nécessaire pour définir la répartition des tâches et leur ordre de priorité. Vous ne pourrez certainement pas tout prendre en charge, c’est pourquoi il est crucial d’organiser une réunion en amont de cette période en sous-effectif.
Préparer ou bien préremplir vos supports de travail s’avère être une solution pour une mise en location sans encombre et ainsi gagner du temps dans ce contexte.
Maintenir la satisfaction de vos clients pendant la période de pics d’activité en gestion locative
En tant que gestionnaire locatif, la finalité de votre mission est de satisfaire à la demande de vos clients, propriétaires comme locataires.
Durant un pic d’activité et avec la multitude de demandes à traiter, il n’est pas rare que certains clients n’obtiennent pas de réponse de l’agence sollicitée. Ce comportement est pourtant à proscrire. Cela peut écorner l’image de marque de l’agence et induire un manque de sérieux aux yeux des clients. C’est aussi le meilleur moyen d’engendrer de la frustration et donc des avis négatifs. Surtout si l’on vous a recommandé.
L’autre enjeu qui peut avoir des conséquences néfastes durant ce pic d’activité est la gestion des états des lieux de sortie. Bien souvent, cette étape s’avère délicate. Il n’est pas rare que des conflits aient lieu à ce moment-là. Cette tâche est chronophage et peut avoir un réel impact négatif sur le long terme. Pour vous éviter un parcours procédural long et fastidieux, de nombreux conseils pour éviter la commission de conciliation existent.
Répondre à chaque demande des candidats locataires
Même si cela génère un travail colossal, gardez à l’esprit qu’un client frustré ne renverra pas une bonne image de l’agence. Nous savons tous qu’une mauvaise réputation s’acquiert aussi vite qu’elle peut rester ancrée. Par exemple, les états des lieux ont un réel impact sur l’image de marque de votre agence immobilière.
“Je ne compte plus le nombre de candidats ayant dénigré certains confrères dus à l’absence de réponse.”
Céline Montois, gestionnaire locative
Automatiser vos réponses pour optimiser votre gestion locative
Toujours, dans une optique de gain de temps, et pour apporter une réponse à chaque demande, y compris dans la négative, pensez à automatiser vos réponses. Avec de simples phrases conventionnelles, vous éviterez de rédiger à chaque fois un nouveau mail. En tant que gestionnaire, il est préférable d’envoyer des messages pré-rempli, où il ne vous reste plus qu’à personnaliser avec le nom du locataire et la référence du bien. Il est plus judicieux d’apporter une réponse plutôt que de laisser une personne dans l’attente. Cela vous permettra de gagner du temps dans vos tâches quotidiennes et maintenir un niveau de satisfaction client élevé à l’agence.
Déléguer vos états des lieux à des professionnels
Déléguer la réalisation des états des lieux d’entrée et de sortie à des professionnels habilités présente de nombreux avantages.
En plus de vous offrir un gain de temps considérable, elle vous fera bénéficier d’une expertise et d’une objectivité en toute confiance. Vous éviterez ainsi d’éventuels litiges chronophages et épargnerez de mauvais avis, voire d’une procédure.
Il est important de souligner que ces tendances peuvent varier entre régions et marchés locaux. Il est toujours judicieux de consulter les données spécifiques à une zone géographique pour comprendre la saisonnalité de l’immobilier.
Les fortes périodes de pics d’activité en gestion locative sont souvent redoutées par les professionnels d’immobiliers. L’anticipation, l’organisation et la délégation de certaines tâches, comme les états des lieux, sont des issues qui pourront vous aider à les surmonter plus sereinement. Si vous souhaitez externaliser vos états des lieux en forte période d’activité, confiez cette tâche à des experts du milieu.
Article rédigé par Céline Montois, gestionnaire immobilier
