Outil de gestion locative : exploiter la donnée de votre logiciel métier

Personnes qui montre l'écran d'un ordinateur

La gestion locative est une tâche complexe qui demande une organisation à la fois rigoureuse et efficace. Pour y parvenir, il est indispensable de choisir un bon outil de gestion locative et de maîtriser l’exploitation de la donnée de son logiciel. Découvrez quels sont les points de vigilance auxquels vous devez faire attention lorsqu’on choisit son logiciel immobilier. Les différentes manières de récolter la donnée de vos locataires, des biens immobiliers et les avantages qu’ils peuvent vous apporter dans vos tâches quotidiennes.

Comment bien choisir son logiciel de gestion locative : les points de vigilance ?

Avant de choisir son outil de gestion locative, il est important de prendre en compte plusieurs points de vigilance.

les points de vigilance lors du choix d'un logiciel

Opter pour un outil de gestion locative adapté à son agence

Tout d’abord, il est important de vérifier que le logiciel de gestion locative choisi réponde à vos besoins. Pour cela, vous devez vérifier que le logiciel possède toutes les fonctionnalités métiers (état des lieux, quittancement, enquêtes auprès des locataires, etc.) dont vous avez besoin afin de réaliser une gestion locative efficace.

S’assurer de la conformité RGPD de la plateforme

Il est plus qu’important de regarder la fiabilité et la sécurité du logiciel. Il est extrêmement important de s’assurer que les données des utilisateurs (vos locataires et vous) soient en sécurité et qu’elles ne risquent pas d’être compromises. Les logiciels français et européens sont tenus de respecter le règlement général sur la protection des données (RGPD) et leurs données doivent être stockées en Europe. Cela garantit une protection adéquate de vos données. En utilisant un logiciel européen, vous pourrez respecter vous-même le RGPD de manière plus sereine. 

Faire attention au prix de la solution

Prêtez une attention particulière aux coûts du logiciel, que ce soit les coûts d’installation ou le coût de l’abonnement pour votre agence. Vérifiez que les coûts soient clairs dès le départ au risque d’avoir de mauvaises surprises avec des dépenses imprévues.

Pouvoir bénéficier d’un support client à la hauteur

Assurez-vous d’avoir un service client réactif et efficace en cas de problèmes, car personne n’est à l’abri d’un petit souci technique. Pouvoir compter sur son service client est important pour avoir une résolution rapide des problèmes que vous pouvez rencontrer. Cela vous permettra d’éviter de perdre de l’argent inutilement et de vous concentrer uniquement sur les aspects les plus importants de votre gestion locative.

La personnalisation de son logiciel de gestion

Vérifiez qu’il est possible de faire des intégrations avec d’autres services. Il existe certains logiciels comme Ublo qui peuvent se connecter avec d’autres logiciels comme votre logiciel de comptabilité, d’état des lieux ou même aux outils de prestations sociales par API. Cette connexion permet de centraliser la donnée au même endroit, d’éviter les doubles saisies inutiles et, par conséquent, un gain de temps.

Comment récolter de la donnée immobilière via son outil de gestion locative ?

Plusieurs manières existent pour récolter de la donnée immobilière grâce à son logiciel de gestion locative et notamment grâce aux fonctionnalités qu’il possède.

explication de la provenance des données dans un logiciel de gestion locative

L’état des lieux

La réalisation d’états des lieux permet de récolter de la donnée sur son bien immobilier et sur les différentes pièces, meubles et équipements qu’il possède. Avant de réaliser un état des lieux, il est nécessaire de réaliser au préalable un inventaire du bien immobilier. Cela permet d’obtenir une cartographie réaliste de son bien. L’état des lieux permet ensuite d’avoir un aperçu de l’évolution de son bien et des différentes dégradations, qu’elles soient liées à l’usure naturelle ou non. Un logiciel immobilier permettra de centraliser l’ensemble de ces données en un seul endroit et de réutiliser les données enregistrées dans l’état des lieux d’entrée pour la sortie et inversement. 

En le réalisant directement via votre logiciel de gestion locative ou en ayant un autre logiciel connecté par API à votre logiciel de gestion locative, les données peuvent se synchroniser. Ce que vous entrez dans l’état des lieux est enregistré et met à jour votre patrimoine immobilier enregistré. Imaginons que vous effectuez des travaux et que vous construisez une nouvelle pièce. L’ajout de cette pièce lors de l’état des lieux est synchronisé avec toutes les fonctionnalités du logiciel, y compris avec le patrimoine lié à ce bien immobilier.

Les enquêtes locataires

Les enquêtes locataires permettent de récolter de la donnée. Il est possible d’envoyer cette enquête à plusieurs moments de la location : au début de la location afin de savoir ce qu’attend le locataire, durant la location ou à la fin pour connaître son avis et identifier ses points d’améliorations. L’enquête peut être envoyée de manière automatique par mail.

Le quittancement

Le quittancement correspond à la facturation du locataire pour le paiement de son loyer. Grâce à la donnée récoltée lors de la constitution du dossier et du bail permet de générer les avis d’échéances et les quittances de loyer automatiquement une fois le paiement reçu. De plus, il est possible de les partager avec le locataire, toujours de manière automatique sur leur espace locataire ou alors de les envoyer par mail.

Utiliser la donnée de son logiciel de gestion pour améliorer ses services

visuel sur comment exploiter la donnée de son logiciel

Repérer plus vite les impayés

Grâce à la fonctionnalité du quittancement qui permet d’obtenir toutes les données sur les paiements du locataire et lors de la synchronisation, il est possible de repérer de manière rapide les impayés.

La donnée permet d’automatiser l’envoi de mails de relance afin de rappeler au locataire qu’il doit payer son loyer. Cela permet d’améliorer la communication entre les locataires et le propriétaire et maintenir une relation de confiance, en évitant de possibles contentieux liés à un retard de paiement ou à un impayé.

Récolter les retours des locataires sur l’état du bien

Les enquêtes locataires permettent d’obtenir l’avis du locataire sur le bien loué et d’avoir des retours détaillés sur les biens mis en locations et pour obtenir des informations qui peuvent vous aider à améliorer votre gestion locative.

En étudiant les expériences et les opinions des locataires, vous allez identifier quels sont les éléments qui ont besoin d’une attention particulière et prendre des mesures afin de résoudre ces problèmes. Les enquêtes locataires sont un bon moyen d’établir une relation de confiance avec les locataires en leur montrant que vous êtes à l’écoute et que leur satisfaction vous importe.

Anticiper des travaux de rénovation

C’est grâce à ces données que le gestionnaire immobilier va pouvoir suivre l’évolution de son bien immobilier et prévoir les possibles travaux de rénovation. 

Ces données portent sur les différentes pièces, l’ensemble des meubles et des équipements présents dans l’appartement, leur état de fonctionnement, etc. Ces données sont extrêmement importantes, car c’est grâce à celles-ci que le gestionnaire ou bien le propriétaire peut suivre l’évolution de son bien immobilier et prévoir les éventuels travaux. Ces données peuvent faire émerger des tendances qui pourront par la suite aider le gestionnaire à prévenir certains incidents et effectuer une maintenance prédictive.

Gagner du temps grâce à l’automatisation

Grâce à la donnée, il est possible d’automatiser tout un ensemble de tâches allant de l’envoi de l’avis d’échéance, à la création du document d’état des lieux en passant par l’envoi automatique d’enquête locataire. L’automatisation permet de gagner beaucoup de temps. Avec ce gain de temps, vous pouvez vous concentrer sur des tâches plus importantes qui peuvent vous permettre d’être plus rentable.

Améliorer ses prises de décision

Les données, de manière générale, permettent une meilleure prise de décision, que ce soit l’anticipation des travaux de rénovation, l’optimisation des processus métier, etc.

Calendrier imprimable de la rénovation énergétique

Les données peuvent vous aider dans l’identification des points forts et des points faibles de votre gestion locative. C’est un outil précieux pour la recherche et l’analyse. Cela permet d’avoir une base solide pour la prise de décision éclairée et obtenir des recommandations.

Votre quotidien de gestionnaire peut être facilité grâce à l’utilisation d’un outil de gestion locative adapté à vos besoins. Prenez bien en compte les points de vigilance et vérifiez que le logiciel possède toutes les fonctionnalités dont vous avez besoin comme la fiabilité et le respect du RGPD, les coûts que cela peut représenter et un bon service client. Une fois que le logiciel a été choisi, vous pourrez récolter des données grâce aux fonctionnalités du logiciel. Par conséquent, cela vous fera gagner du temps et vous aidera dans la prise de décision. Tout cela pour obtenir une gestion locative optimisée et rentable et des locataires plus satisfaits.

Article rédigé par Sarah PEZERON, Digital marketing de chez Ublo 

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