Les 8 tâches que les gestionnaires détestent et comment optimiser sa gestion locative

Dans chaque métier, il y a les tâches que l’on aime faire et celle dont on se passerait bien. Et pourtant, ces dernières sont tout aussi indispensables pour mener à bien nos missions. Les gestionnaires n’échappent pas à la règle. Comment optimiser sa gestion locative sans que les tâches les plus chronophages n’impactent la productivité ? Nous avons passé en revue les 8 tâches que vous détestez le plus, accompagnées des conseils avisés de Thibault Brément, gestionnaire locatif grands comptes, pour vous faire gagner du temps, de l’énergie et faciliter votre quotidien.

La nouvelle réglementation du DPE s’est imposée aux gestionnaires locatifs comme une tâche supplémentaire à réaliser avant de pouvoir mettre en location un logement. Tout comme Rome ne s’est pas construite en un jour, réaliser les diagnostics de l’ensemble des logements de votre parc demande du temps. Au risque de générer de la vacance locative inutilement si vous les faites entre un locataire sortant et un locataire entrant.

Anticiper la réalisation des diagnostics pour gagner du temps

Pour limiter la vacance, rien ne vaut l’anticipation. L’idéal est de mettre les biens de votre parc à jour en réalisant le dossier de diagnostic technique (DDT) à la fin du préavis d’un locataire sortant. Lors du traitement du congé de celui-ci, vous pouvez immédiatement prendre rendez-vous avec un diagnostiqueur et en informer le locataire.

Nous vous recommandons de poser une date avec le diagnostiqueur que le locataire pourra ajuster selon ses disponibilités. Se tourner vers une plate-forme de prise de rendez-vous en ligne peut être un énorme gain de temps pour optimiser votre gestion locative.

Lister les diagnostics à réaliser en amont

Avant d’envoyer votre diagnostiqueur, il est recommandé de vérifier quels sont les diagnostics à réaliser :

• diagnostic de performance énergétique (DPE) ;
• constat de risque d’exposition au plomb (Crep) ;
• copie de l’état mentionnant la présence ou l’absence d’amiante ;
• état de l’installation intérieure de l’électricité si l’installation a plus de 15 ans ;
• état de l’installation intérieure du gaz si l’installation a plus de 15 ans ;
• état des risques et pollutions (naturels, miniers, technologiques, sismiques, radon, etc.) ;
• diagnostic bruit.

Vous gagnerez un temps précieux. Mettre en évidence les dates de validités des diagnostics en cours sur vos dossiers vous évite de consulter un à un chaque document pour vérifier l’état du DDT d’un bien.

La gestion de la relation avec la copropriété parfois complexe

Il est souvent plus simple pour un propriétaire d’obtenir des réponses de la part de la copropriété que pour un gestionnaire locatif en charge du logement. Surtout lors de l’ouverture d’un sinistre.

Faire agir la copropriété en cas de sinistre

En cas de sinistre, il faut habituellement relancer le syndic plusieurs fois avant d’obtenir une réponse. Il accorde généralement moins d’importance à un dégât situé dans un logement. Et ce, malgré les obligations légales, comme la complétion des constats amiables de dégât des eaux dans un délai raisonnable.

Retour d’expérience de Thibault Brément :

Récemment, j’ai géré dans l’urgence un sinistre dans un logement au loyer élevé. En accord avec le propriétaire, nous avons réalisé l’expertise et les travaux rapidement. Nous avons attendu 8 mois pour recevoir l’indemnité de la part du syndic de copropriété. Elle était globalisée sur plusieurs copropriétaires, et l’un d’entre eux contestait le montant. Pour faire agir le syndic, il a fallu relancer régulièrement et sous-entendre que l’avance de ces travaux mettait le propriétaire dans une position difficile. Nous avons précisé que le paiement des charges de copropriété pouvait être impacté.

Pour passer moins de temps sur ce type de dossier, nous vous conseillons de contacter la copropriété avec un dossier complet et irréprochable pour qu’elle n’ait que les informations d’assurance à compléter. Autrement dit :

• réaliser une recherche de fuite lorsque celle-ci n’est pas évidente ;
• compléter le constat amiable de dégât des eaux au maximum ;
• ajouter des devis de remise en état.

Attention lorsque vous avancez le coût de la reprise des dommages. Si la prise en charge se fait par l’assurance de la copropriété, le syndic touchera les fonds pour vous les reverser. Un processus pouvant s’avérer long. Si plusieurs appartements sont impactés, nous vous conseillons de demander une individualisation des indemnisations. Vous éviterez que le processus soit bloqué si un copropriétaire conteste le montant.

Vous pouvez appeler le syndic en amont de l’envoi du constat amiable ou encore solliciter l’aide de votre propriétaire pour plus d’impact. Voire contacter le conseil syndical.

Faire agir la copropriété en cas de nuisible

Le problème des nuisibles dans les logements survient généralement dans les immeubles possédant des caves en plein cœur des grandes villes. Vos locataires peuvent vous solliciter pour signaler la présence de souris ou encore de rats.

La copropriété peut être réfractaire à mettre en place un contrat 3D (contrat de dératisation, désinsectisation et désinfection). Si votre propriétaire est d’accord, vous pouvez proposer des entreprises voir directement faire un devis de mise en place de contrat 3D pour accélérer le processus. En revanche, il devra être proposé à la copropriété par le copropriétaire et non son mandataire.

Retour d’expérience de Thibault Brément :

J’ai travaillé chez un marchand de bien qui achetait des immeubles complets pour les revendre à la découpe. Dans ce cas, le contrat 3D était mis en place puis le bien mis en copropriété. Le syndic reprenait en l’état le contrat qui, généralement, restait en place.

L’organisation des visites “inutiles” empêchant d’optimiser sa gestion locative

Réduire les rendez-vous non honorés

Toute personne ayant réalisé des visites le sait :  le “no show”, c’est-à-dire l’absence d’une personne à un rendez-vous sans annulation au préalable, est fréquent et problématique. Il fait perdre un temps considérable aux équipes qui se déplacent à travers la ville pour assurer les visites. Nous l’observons dans tous les domaines et particulièrement en immobilier.

Pour réduire ce phénomène et optimiser votre gestion locative, vous pouvez demander à vos clients de systématiquement confirmer les rendez-vous en amont :

• la veille pour les rendez-vous du matin ;
• le matin pour les rendez-vous de l’après-midi.

Si vous précisez que vous ne réaliserez pas le déplacement si la visite n’est pas confirmée, vous aurez des retours positifs.

Retour d’expérience de Thibault Brément :

Pour optimiser davantage la gestion de mon temps, j’organise plusieurs visites à la suite d’un même bien. Si un client ne vient pas, je perds moins de temps. Par contre, je propose uniquement des visites individuelles. Les visites groupées ne permettent pas une réelle découverte client et les locataires n’en sont pas friands de manière générale.

Optimiser l’agenda de visite d’appartement ou de maison

Nous avons tous déjà réalisé une visite d’une maison ou d’un appartement à 15h, en plein milieu de l’après-midi. Un horaire peu pratique, ne laissant que peu de temps après la pose déjeuner pour avancer sur d’autres tâches administratives.

Pour gagner en productivité, le mieux est de se fixer des plages horaires quotidiennes stratégiques pour les visites dans la mesure du possible. En début de journée, juste après la pause déjeuner ou en fin de journée. Non seulement vous ne serez pas interrompu au milieu d’une tâche complexe, mais vous pourrez également organiser votre travail en fonction de ces plages horaires récurrentes.

Éviter au maximum les visites peu concluantes

Grâce à une bonne connaissance de votre client et de son projet, vous êtes en mesure d’éviter au maximum les visites peu concluantes. Que ce soit au sujet de la localisation, l’aménagement, la superficie ou du budget en adéquation avec les revenus des locataires. Vous aurez moins de rendez-vous, certes, mais ils aboutiront plus facilement à la signature d’un bail. De quoi gagner beaucoup de temps au quotidien.

Pour qualifier au mieux vos clients, il est important de poser un maximum de questions sur leurs besoins et leurs recherches avec précision. Vous serez en mesure de les réorienter vers d’autres biens si celui pour lequel ils vous appellent s’avère ne pas leur correspondre :

• type de contrat ;
• secteur d’activité ;
• lieu de travail (distance de la location).

La loi du 6 juillet 1989 interdit toute discrimination quant au choix du locataire. Certaines questions ne peuvent, en toute logique, ne pas être posées :

• âge ;
• orientation sexuelle ;
• identité de genre ;
• religion ;
• apparence physique ;
• langue parlée ;
• état de santé ou handicap ;
• situation familiale ou de grossesse.

Retour d’expérience de Thibault Brément :

Il est important de demander la situation financière de vos clients. Tout particulièrement sur vos bien sous assurance loyers impayés. Vous éviterez une visite dont le dossier ne passe à l’ALI.

Il m’est souvent arrivé d’effectuer des visites avec des clients indiquant des revenus suffisants auprès de l’ALI, mais dont une grande partie était variable. Le dossier était refusé par l’assurance. J’ai donc recadré les questions du premier appel, dédié à la découverte client, en demandant des précisions sur la nature des revenus. Ce qui m’a permis de mieux orienter mes clients.

La vérification de la solvabilité des dossiers des locataires pour éviter la fraude

Vous pouvez avoir, à la suite des visites, des dossiers incomplets, des documents illisibles, d’autres imposant le doute, ou encore des faux documents. C’est un risque que beaucoup connaissent. Même si, pour la plupart des gestionnaires locatifs, les faux dossiers ou documents restent rares.

Analyser les dossiers avant les visites de logement

Pour optimiser votre de temps de réponse et faire une étude fine du dossier, vous pouvez demander au locataire de vous envoyer les documents nécessaires avant les visites. Il suffit de préciser que dans ce cas, le délai de traitement sera beaucoup plus court et vous pourrez annoncer votre délai de réponse de manière certaine.

Les astuces de Thibault pour vérifier la véracité des documents :

• Vérifier l’authenticité des avis d’impôts sur le revenu via le site du gouvernement et valider les montants qui y sont mentionnés.
• Contacter l’ancien bailleur pour savoir s’il a eu des incidents de paiements. C’est d’autant plus simple quand il s’agit d’une agence.
• Contacter l’employeur pour vous assurer que la personne est bien présente dans l’entreprise. Attention, sur l’attestation employeur, il faut demander à ce que soient indiqués « plus en période d’essai », « non démissionnaire », « pas en procédure de licenciement ».

Un jour, j’ai eu un doute sur un dossier. J’ai contacté l’employeur qui a refusé de me répondre. Surpris, j’ai contacté l’ancien bailleur qui m’a indiqué de nombreux incidents de paiement tout au long du bail et un impayé d’environ 1 an. Si vous êtes dans une région ou la demande sur un bien en forte demande, n’oubliez pas : quand il y a un doute, il n’y a pas de doute.

Les relances de loyer pour limiter les impayés

Parmi les tâches que déteste le plus le gestionnaire locatif, les relances de loyer figurent dans le top 3. Il est toujours très délicat de réclamer de l’argent à des locataires qui peuvent être dans des situations difficiles. Ça prend du temps et c’est incompressible.

Déployer un processus de relance en cas d’impayé

Mettre en place un process fixe et stable permet de cadrer cette démarche. Il peut être composé de :

• une relance simple par email le 10 du mois ;
• un recommandé le 20 du mois ;
• un appel le 25 du mois avec avertissement de mise à l’huissier au bout d’un certain nombre de jours sans paiement.

Suivant vos bailleurs, vous pouvez proposer des échéanciers. Nous conseillons de rédiger un protocole d’accord qui permettra une action en justice simple et rapide en cas de non-respect de celui-ci. Vous montrerez que vous avez déjà mis en place une solution amiable qui n’a pas été respectée. Le juge accordera moins facilement un délai de paiement au locataire en impayé.

Retour d’expérience de Thibault Brément :

Suite à la crise sanitaire, les impayés se sont multipliés. Ce qui a été le cas d’un de mes preneurs. Le juge n’a pas ordonné l’expulsion, car tous les moyens mis à disposition pour le contacter n’ont pas été utilisés. Le bailleur s’est rendu au siège social de l’entreprise puis au local pour présenter le commandement, mais en vain. Si le bailleur avait respecté son obligation, le juge a estimé que l’huissier de justice aurait dû, quant à lui, se présenter au domicile du preneur. Cet exemple montre qu’il est important de se tourner vers un huissier connaissant l’ensemble des exigences des juges de votre région.

Les relances d’assurance en cas de sinistre engageant votre responsabilité

Vérifier que les biens de votre parc locatif soient bien assurés est un point à ne pas négliger. En cas de sinistre chez un locataire non assuré, la responsabilité du gestionnaire locatif peut être engagée s’il n’a pas respecté son devoir de relance et de prévention.

Pour vous protéger et limiter une situation complexe, il est important d’indiquer sur le mail d’appel de loyer un rappel systématique pour l’assurance : « Si votre assurance arrive à échéance, merci de nous fournir votre justificatif pour l’année à venir ».

En cas de relance, vous pouvez lier le document à celui du loyer pour en faciliter le suivi. Vous aurez un temps dédié aux relances dans votre agenda et vous optimiserez votre gestion locative.

La gestion des litiges en évitant le maximum de frais

Une majorité des litiges post état des lieux de sortie vont concerner les retenus sur le dépôt de garantie, qualifiées d’injustifiées selon votre locataire et de trop faibles selon votre propriétaire.

Un simple mail avec des explications claires et des devis peuvent suffire à justifier votre choix. Dans d’autres cas, le désaccord ne vous permettra pas d’éviter la commission de conciliation ou pire, la résiliation du mandat. Ce qui représente pour le gestionnaire :

• du temps qu’il ne pourra consacrer à d’autres tâches comme la prospection de nouveaux mandats ;
• une charge mentale indéniable, rendant la prospection moins efficace ;
• un impact sur le chiffre d’affaires de l’agence.

Rendre les états des lieux de sortie impartiaux

Les problématiques suite à un état des lieux de sortie peuvent surgir pour plusieurs raisons : un engagement émotionnel entre locataire et gestionnaire ou encore un état des lieux imprécis ou mal rédigé menant à des retenues injustifiées.

Pour y remédier, vous pouvez faire appel à un prestataire externe pour réaliser vos états des lieux. Son expertise et son regard impartial permettent de recenser chaque élément du bien sans que celui-ci puisse être contesté. Les états des lieux digitalisés permettent aujourd’hui de recenser des informations précises sur l’état d’un mur, d’un volet ou d’un robinet grâce à l’ajout de photos illustrant le commentaire. La comparaison entre l’état des lieux d’entrée et de sortie permettent d’éviter au maximum la subjectivité.

Ensuite, vous pouvez vous appuyer sur une grille de vétusté dynamique pour évaluer la remise en état du bien au moment de la sortir du locataire ou demander un chiffrage précis auprès de votre agent d’états des lieux. Vous n’aurez plus qu’à traiter le dépôt de garantis en vous basant sur des informations claires et justifiées.

La gestion des artisans et la relation de confiance fragile

Avoir un réseau d’artisans réactifs, proposant des prestations de qualités, est un travail de longue halène. Les compétences des artisans sont devenues aussi rares que convoités. Alors comment faire pour générer de la confiance au près d’un locataire dans le besoin tout en faisant appel à un réseau d’artisans fiables ?

Créer un réseau d’artisans varié et de confiance

Pour créer un réseau d’artisans solide et réactif, la première étape est la création d’un carnet d’adresse composé de plusieurs artisans pour chaque corps de métier. Ce point est essentiel pour faire face aux urgences. Si un plombier n’est pas disponible avant 5 jours pour un devis urgent, alors vous pourrez faire appel à un autre.

Pour le constituer, nous vous conseillons de faire appel à un nouvel artisan sur une intervention simple pour tester ses compétences. Si vous êtes satisfait, vous pourrez lui confier des dossiers de plus en plus complexes. Ce processus vous permet d’obtenir un panel large de compétences selon les spécialités de chacun.

Connaître les artisans et, bien entendu, les faire travailler régulièrement est la clé du succès d’une relation de confiance sur le long terme.

Retour d’expérience de Thibault Brément :

Il ne faut jamais sous-estimer l’importance des « chit-chat » avec les artisans que vous connaissez ! Les bavardages, les échanges de banalités, prendre des nouvelles à l’occasion d’un appel, renforcent la relation que vous avez avec l’artisan.

Au cours de ces dernières années, j’ai travaillé dans 3 sociétés différentes sur la région parisienne, sans jamais changer de plombier. J’ai continué à faire appel aux personnes en qui j’ai confiance. Ce qui me fait gagner un temps considérable au quotidien. La relation est déjà construite, il suffit de l’entretenir pour la consolider.

Aujourd’hui, je procède à des changements de ballon d’eau chaude sur photos réduisant les délais d’intervention. Je peux aussi négocier plus facilement le devis en cas de besoin.

Rassurer le locataire sur l’intervention de l’artisan

Un locataire dans l’attente de l’intervention d’un artisan, sans délai, sans nouvelle ou sans informations complémentaires provoque de l’insatisfaction. Lui partager le nom de l’artisan ou de l’entreprise pour laquelle il travaille et le délai de prise de contact peuvent se révéler rassurant. Le tout en précisant qu’au-delà de ce délai, vous restez à la disposition de votre locataire pour procéder à une relance.

Le gestionnaire locatif doit accomplir un nombre important de tâches quotidiennes pour une bonne gestion de son parc. Des solutions existent pour rendre les tâches plus chronophages, simples à gérer. L’anticipation, l’optimisation de son temps ou encore l’externalisation de certaines missions, comme les états des lieux, en sont la clé. Pour aller plus loin, découvrez 5 conseils d’expert pour éviter la commission de conciliation départementale et privilégier les compromis entre vous, le propriétaire et le locataire.