Logiciel de gestion locative et innovation : comment faciliter le quotidien de vos équipes ?

La gestion locative est un métier complexe qui demande du temps, de l’organisation et une bonne coordination des équipes. Pour simplifier et optimiser cette gestion, le cabinet immobilier se doit d’adopter une solution informatique la plus efficace possible. Dans ces quelques lignes, nous allons tenter d’expliquer comment choisir une solution de gestion locative la plus efficiente possible, les problématiques auxquelles les équipes de gestion font face et comment le bon ERP peut y répondre. De plus, nous aborderons l’importance de choisir un logiciel de gestion locative “ouvert” aux autres solutions informatiques du marché, ainsi que les meilleures pratiques pour faciliter l’adoption d’un nouvel outil au sein de vos équipes.

Comment bien choisir son ERP pour une gestion locative simplifiée

Pour comprendre comment un logiciel ERP peut améliorer la gestion locative, il est crucial d’identifier les problématiques rencontrées par les équipes.

Les différentes problématiques rencontrées par les gestionnaires locatifs

Le manque de temps 

Le client est devenu “volatile”, hyperconnecté et exigeant. C’est vrai dans l’immobilier comme dans toutes les professions. L’agent de location, le gestionnaire ou le comptable doivent faire face à une pression constante pour être réactifs et fournir des informations rapidement. 

Les courriels, qui sont le principal moyen de communication, sont devenus un cauchemar pour les professionnels de l’immobilier, qui en sont submergés. Par conséquent, une grande partie de leur temps est consacrée à la lecture et à la réponse aux demandes plutôt qu’à l’exercice effectif de leurs compétences au sein de l’entreprise.

La complexité et la diversité des tâches 

La nature des tâches auxquelles les professionnels de l’immobilier sont confrontés est devenue complexe et diversifiée. L’époque où un employé se consacrait à une seule tâche est révolue. 

Aujourd’hui, ils doivent :

• instaurer une relation client de qualité  et répondre à leurs demandes ;
• collaborer avec de nombreux acteurs internes et externes ;
• rester attentifs aux aspects réglementaires en constante évolution ;
• comprendre des documents comptables ;
• faire signer des contrats de location.

Et bien d’autres choses encore. De plus, comme nous l’avons plus haut, tout cela doit être fait rapidement, sans délai.

Les outils informatiques complexes 

Si les différents acteurs de la gestion locative sont confrontés à une contrainte de temps, les outils informatiques devraient les soutenir en automatisant les tâches répétitives. Malheureusement, ce n’est pas toujours le cas. 

Les ERP disponibles sont souvent complexes et mal adaptés. Cela crée une situation où l’utilisateur préfère parfois effectuer les tâches manuellement plutôt que de s’efforcer de comprendre comment les réaliser avec le logiciel de gestion locative. 

Dans d’autres cas, l’intégration de nouveaux collaborateurs et leur familiarisation à ces outils informatiques peuvent être laborieux. En particulier lorsque le cabinet connaît un taux élevé de rotation de son personnel ou une activité saisonnière qui nécessite le recrutement temporaire de stagiaires ou d’intérimaires.

Comment l’ERP peut répondre à ces problématiques ?

Un large panel de fonctionnalités du logiciel de gestion locative

L’ERP doit fournir une très large couverture fonctionnelle :

• découverte d’un mandat ;
• suivi des prospects ;
• signature des baux jusqu’à la planification ;
• l’animation des états des lieux ;
• l’organisation complète des services comptables, administratifs et juridiques. 

Sans oublier la gestion des travaux, la planification des tâches, le respect des obligations règlementaires et autres. 

Une simplicité d’utilisation pour les équipes

Au-delà de la richesse fonctionnelle, l’ERP doit être simple à utiliser afin que la conduite du changement soit optimale et que l’intégration des futurs collaborateurs, soit la plus harmonieuse possible. 

Et souvent, qui dit richesse fonctionnelle dit solution de type  “usine à gaz”. Il est donc impératif de concilier la simplicité et l’efficacité.

« La simplicité est la sophistication suprême » – Léonard de Vinci

L’ERP doit être une plateforme ouverte à son écosystème

Afin d’optimiser davantage les services de location, de gestion et de comptabilité, il est essentiel que l’ERP puisse intégrer les logiciels de gestion locative proposés par les acteurs du secteur immobilier. 

Voici quelques exemples de fonctionnalités clés à prendre en compte dans cette intégration :

• Signatures électroniques : l’ERP doit permettre une intégration harmonieuse de tous les processus de signature électronique tels que les mandats de gestion, les baux, les mandats SEPA, les lettres recommandées électroniques, etc.
• Consommations d’énergie et fluides : il doit être capable de récupérer les fichiers provenant des différents prestataires releveurs.
• Sinistres : il doit permettre une connexion bidirectionnelle avec l’assureur et le gestionnaire/comptable, directement depuis l’ERP, sans nécessité de se connecter au portail du fournisseur.
• Dossier de location : à partir de l’outil, il doit être possible de bénéficier en un clic de la validation du dossier client par l’organisme garant des loyers impayés, avant la signature du bail.
• Rendez-vous de location : l’ERP doit pouvoir s’interfacer avec les acteurs assurant cette prestation.
• État des lieux : il doit permettre la prise de rendez-vous, l’intégration des états des lieux externalisés, ainsi que la remontée automatique des informations dans l’ERP afin de générer les devis aux entreprises.
• Editique : l’outil doit offrir un canal d’envoi direct des documents, sans nécessité de se connecter au portail.

L’objectif est de rendre l’ERP compatible et connecté avec l’ensemble des logiciels de gestion locative, en permettant une intégration fluide des fonctionnalités offertes par les différents acteurs. Ce qui assure une gestion plus efficace et optimisée des processus liés à la location, à la gestion et à la comptabilité.

Logiciel de gestion locative : comment faire adopter un nouvel ERP au sein de votre équipe ?

Le changement peut être difficile à accepter pour certains membres de votre équipe. Pour faciliter l’adoption d’un nouveau logiciel de gestion locative, il est crucial de mettre en place une stratégie d’accompagnement solide. Cela inclut la formation des utilisateurs, la communication transparente sur les avantages de l’ERP, la mise en place de processus clairs et l’encouragement des retours d’expérience. 

Impliquer les utilisateurs dès le début du projet et leur offrir un soutien continu contribueront à surmonter les résistances et à favoriser une transition harmonieuse. Soigner la migration et l’accompagnement est essentiel pour la bonne réalisation du projet et la réussite de son implantation.

La migration des informations

Il est essentiel de restituer au cabinet dans le nouvel ERP l’ensemble des données de l’ancien logiciel de gestion locative afin de garantir une reprise optimale de la production. Cela concerne : 

• les fichiers de base : patrimoines, clients, plan de charges, etc.
• les écritures comptables des exercices passés ;
• l’ensemble des documents du cabinet (GED). 

La qualité et l’intégrité des informations transférées, en particulier pour la partie comptabilité, devront être validées durant les phases de migration “à blanc”.

Les prérequis et rétroplanning 

Avant d’entamer la migration, il est impératif de définir les prérequis et d’établir un rétroplanning de toutes les phases prémigratoires d’un logiciel de gestion locative. Cela implique d’anticiper les contraintes potentielles susceptibles de se présenter. 

Il est nécessaire d’évaluer la charge de travail de tous les acteurs impliqués afin de préparer les données indispensables à la migration. Ce processus est planifié longtemps avant la migration finale. Des phases de tests réels dans un environnement contrôlé (bac à sable) sont effectuées pour garantir une parfaite cohérence des éléments à transférer. Qu’il s’agisse de données comptables, des documents ou tout autre type d’information.

L’accompagnement 

Il est essentiel d’offrir un soutien infaillible aux équipes du cabinet tout au long du processus de changement. Aussi bien avant qu’après la migration pour faciliter leur adaptation aux nouvelles pratiques et minimiser les résistances au changement. L’objectif est de créer des conditions optimales pour garantir une transition fluide et réussie vers le nouvel ERP.

Les logiciels de gestion locative, ou ERP, offrent une solution puissante pour simplifier et améliorer la gestion des biens immobiliers. En choisissant le bon ERP, en identifiant les problématiques des équipes et en personnalisant l’outil avec des solutions complémentaires, vous pourrez faciliter le quotidien de vos équipes et augmenter leur productivité. En adoptant une approche proactive pour faire accepter le changement, vous assurerez une transition réussie vers un nouvel ERP, bénéfique tant pour votre entreprise que pour vos équipes de gestion.

Lorsque vous devez mettre en location plusieurs appartements rénovés en à peine deux semaines, l’anticipation et l’organisation sont les mots d’ordre. Vous pouvez notamment externaliser vos états des lieux d’entrée pour préparer la mise en location et gagner un temps considérable le jour de la remise des clés à vos locataires. Pour en savoir plus sur cette pratique, vous pouvez contacter nos experts.

Article rédigé par François HENRY, Responsable Qualité chez Neoteem