En tant que gestionnaire de différents biens immobiliers, vous êtes amené à faire de la gestion locative au quotidien. Création des contrats de location, éditions des quittances, relances, envoi d’email et de courriers, communication autour de vos annonces, gestion du temps de travail en équipe… Les tâches liées à la gestion des biens en location peuvent vite devenir chronophages à mesure que le parc immobilier en gestion s’accroît.
Rapidement, il apparaît évident qu’il vous faudra un logiciel de gestion locative pour soutenir votre développement et vous accompagner dans toutes les tâches liées à la gestion de biens immobiliers.
L’utilisation d’un tel logiciel vous permettra en effet de gagner du temps et de vous consacrer essentiellement au cœur de votre métier : la recherche de biens et la relation avec vos clients. Pour un premier aperçu, nous avons listé ici les fonctionnalités essentielles d’un logiciel de gestion immobilière et vous proposons notre top 10 des meilleurs outils professionnels.
Avant de vous lancer dans le choix d’un logiciel de gestion locative vous devez vous demander quel type de logiciel vous souhaitez utiliser. Il en existe deux types différents sur le marché :
- logiciel on-premise : dans ce cas, vous achetez une licence.
- logiciel SAAS ou full-web : dans ce cas, vous accédez au logiciel via Internet en contrepartie d’un abonnement.
Au-delà de l’accès qui est différent, le coût est également très différent. Un logiciel on-premise peut coûter jusqu’à plusieurs dizaines de milliers d’euros à l’agence quand le logiciel full-web débute à quelques dizaines d’euros par mois.
Maintenant que vous connaissez les deux types de logiciels, intéressons-nous aux tâches que ces différents logiciels pourront vous aider à automatiser et/ou fiabiliser.
Suivi des loyers et des paiements
La première fonctionnalité indispensable à un logiciel de gestion immobilière est le suivi des loyers et des paiements. Par exemple, Gesteam est une solution très complète qui comprend un logiciel de gestion locative, ainsi qu’un logiciel pour les syndics et un autre pour les transactions immobilières. Les trois solutions sont pensées pour fonctionner de concert afin d’optimiser la gestion de vos biens de l’achat à la revente.
Voici les fonctionnalités intéressantes de Gesteam :
- Gestion locative : gestion des lots vacants, des relocations, des baux, assurances…
- Gestion technique : gestions des diagnostics, devis, contrats pour les travaux, carnets d’entretiens, visites…
- Gestion juridique et honoraire
- Organisation de l’activité : workflows automatisés, synchronisation des agendas…
De plus, Gesteam est disponible sur ordinateur, tablette ou mobile, n’a pas besoin d’être connecté pour être utilisé et dispose de diverses interfaces pour une meilleure gestion des relations avec les partenaires, fournisseurs, clients, etc.
Émission automatique des quittances de loyer
Le suivi des loyers implique l’émission de quittances de loyer. Plus vous possédez de biens en gestion, plus vous avez de locataires, plus il faut émettre des quittances. Pour cela, un logiciel de quittance de loyer qui permet de les créer et les envoyer automatiquement en fonction de vos échéances sera d’une grande aide.
Fort d’une expérience de 20 ans dans le domaine, le logiciel AdaptImmo propose une solution complète et de qualité pour suivre et gérer les tâches quotidiennes de votre activité :
- Création, édition et archivages des documents administratifs
- Pour le développement commercial : Emailing, relances, analyses…
- Bibliothèque numérique à disposition
- Reporting, échange avec les collaborateurs…
De nouvelles solutions comme Tylto logiciel full-web proposent également ce type de fonctionnalité très apprécié des gestionnaires.
Gestion des locataires, locations et bien immobiliers
Les logiciels professionnels sont souvent destinés à la gestion des transactions ou à la communication autour de vos biens immobiliers. Pourtant, la gestion locative fait partie intégrante de votre métier et les tâches qui y sont liées prennent du temps. Le logiciel Aramis de H2i réunit tout cela au sein d’une même offre. Vous pouvez :
- Gérer vos biens : tâches administratives, commerciales, relationnelles…
- Gérer vos clients : statistiques, fiches propriétaires, mises en relation…
- Gérer votre agence : honoraires, dépôts de garantie, encaissement…
Bref, ce logiciel pour les agents immobiliers permet une gestion complète et polyvalente dans tous les domaines de votre activité professionnelle.
Modèle de contrat de bail
Les baux de locations, états des lieux, quittances de loyer partent d’une même base qu’il faut ensuite adapter à chaque locataire ou client. Ainsi, travailler avec un logiciel qui propose des modèles pré remplis nous semble tout à fait intéressant pour gagner du temps. Sinon, un logiciel mettant à disposition une bibliothèque numérique vous aidera à mieux vous organiser pour retrouver facilement vos modèles.
Johanna, le logiciel de gérance locative édité par Krier propose des fonctionnalités simples pour faciliter la gestion quotidienne de vos documents grâce à l’archivage électronique. Aussi, vous pourrez y faire des envois groupés, votre comptabilité de gérance, envoyer des alertes SMS, etc.
L’avantage ici est le suivant : Joanna fait partie d’une suite de logiciels immobiliers pour gérer tous les aspects de votre activité : transactions, syndic, patrimoine, état des lieux…
C’est le cas également de ThetraWin de Seiitra qui offre la possibilité de détailler pour chaque bail l’ensemble des éléments facturés (loyer HT, TVA, provision,…). Ainsi, il est possible d’associer chaque élément à une date de début et une date de fin, un indice de révision, une fréquence, une méthode de calcul (forfait, %). Enfin, ThetraWin permet de gérer les loyers variables, les franchises, les paliers ainsi que l’historique de toutes les facturations.
Gestion des états des lieux
Et en parlant d’état des lieux, voici une autre fonction indispensable : la gestion des démarches d’entrée et de sortie de location. Pour cela, il existe des dizaines de solutions disponibles chez les éditeurs de logiciel comme Krier, Seiitra ou Gercop mais également des applications plus ergonomiques comme Check & Visit. Grâce à des solutions comme l’application mobile Check & Visit la gestion de vos états des lieux est largement simplifiée :
- Fonctionnement hors ligne
- Signature sur la tablette
- Génération de phrase automatique
- Photo et personnalisation
Autant de fonctionnalités qui vous permettent de moderniser, simplifier et fluidifier les démarches liées aux états des lieux au début et à la fin du contrat de location.
À noter que ces solutions peuvent ou non se synchroniser directement avec votre logiciel de gestion.
Inventaire des meubles
Si vous proposez des locations meublées, l’inventaire des meubles vous sera grandement utile. Généralement associé à l’état des lieux, l’inventaire du mobilier constitue un élément central pour les locations saisonnières. Il est donc très important de l’intégrer dans sa gestion immobilière. Heureusement ces fonctionnalités se retrouvent dans de nombreuses solutions d’état des lieux et logiciel de gestion comme Check & Visit.
Gestion des locations saisonnières
Voici une autre solution pour les professionnels de l’immobilier saisonnier : Booking Sync. Ce logiciel permet à la fois de créer un site internet et de gérer toutes vos locations sur les plateformes de réservation. Autrement dit, vous pouvez gérer tout votre parc immobilier depuis un seul endroit, l’interface de votre logiciel.
Ensuite, vous pouvez évidemment gérer la relation avec les clients et les locataires, les transactions, etc. De la gestion des paiements sécurisés à l’envoi d’e-mails personnalisables, toutes les étapes de la gestion des locations saisonnières sont assurées par ce logiciel très complet.
D’autres acteurs comme Tatou, Smoobu ou Smartbnb permettent également la gestion et la diffusion de ses biens en location saisonnière.
Calendrier des finances
Pour suivre de près vos activités financières, la solution X14 proposée par Gercop nous semble très appréciable. En effet, ce logiciel de gestion immobilière vous permet de suivre de près les performances de vos activités ainsi que les propositions que vous pouvez faire dans le cadre de l’achat/vente de biens.
Voici quelques fonctionnalités très utiles dans la gestion de vos finances :
- Rapprochement automatique ou manuel
- Mémorisation des propositions effectuées
- Comptabilité de l’activité locative
- Tableau de bord avec suivi des performances
D’autres solutions comme Wipimo, Crypto ou Powimo permettent d’accéder à des fonctionnalités similaires.
Gestionnaire électronique de documents
Un logiciel tel que Crypto vous facilitera l’édition des divers documents liés à vos mandats, pour la gestion des biens et des contacts avec les clients. En effet, l’outil est doté d’une bibliothèque de documents personnalisables et de nombreux automatismes simplifiant la tâche du gestionnaire au quotidien. Une bonne base pour gagner du temps sans lésiner sur la qualité des échanges avec vos clients et les prestataires.
Conclusion
Dans la gestion quotidienne de votre activité professionnelle, plusieurs aspects sont à prendre en considération : la gestion des biens en location et leur gestion courante, la gestion des clients et des locataires, la gestion administrative, commerciale et financière. Grâce à ce comparatif de logiciels professionnels de gestion locative, vous connaissez désormais les fonctionnalités indispensables pour être efficace au quotidien. Afin de gagner du temps dans toutes vos procédures et ainsi vous consacrer à votre cœur de métier, choisissez un logiciel polyvalent, adapté à vos besoins de professionnel gestionnaire de nombreux biens immobiliers. Attention toutefois au prix de chacune de ces solutions, elles sont très hétérogènes allant de quelques dizaines d’euros par mois pour les solutions fullweb à plusieurs milliers d’euros pour l’achat d’une licence.
NOTRE TOP 10 des logiciels de gestion locative :
- Thetrawin de Seiitra (on-premise)
- Aramis de H2i (on-premise)
- X14 de Gercop (on-premise)
- Wipimo (fullweb)
- Gesteam (on-premise)
- Johanna de Krier (on-premise)
- Crypto
Mention spéciales :
- Tylto (fullweb)
- Tatou en location saisonnière (fullweb)
- Check & Visit pour l’état des lieux certifié RGS*
