Immobilier d’entreprise : toutes les clés pour gagner en productivité

L’immobilier est depuis de nombreuses années un secteur privilégié pour toute personne souhaitant investir sans subir toutes les contraintes généralement liées au processus d’investissement. L’immobilier d’entreprise est particulièrement attractif, contrairement à l’immobilier résidentiel, puisqu’il réunit toutes les conditions optimales pour un investisseur. Il permet une grande accessibilité aux bailleurs particuliers, un rendement supérieur à 9% et un risque locatif plutôt faible.

Jusqu’à présent l’« immo d’entreprise », que l’on nomme aussi immobilier professionnel, de bureau ou de commerce, a eu le vent en poupe. En particulier lorsque les locaux mis en location ont un emplacement idéal pour les entreprises. Or aujourd’hui, aidé malheureusement par la crise du Covid-19, le contexte a changé pour l’ensemble des acteurs et parties prenantes de l’immobilier d’entreprise. Les attentes des professionnels se sont transformées et les usages de ces derniers ont été, pour la plupart, revisités. On peut constater en effet que les critères de recherche pour les locaux d’entreprise ont évolué. C’est le cas notamment pour le budget affecté qui est revu à la baisse, pour la superficie louée invariablement réduite ou encore pour la localisation qui est centrée dans les villes. La recherche en matière de locaux commerciaux amorce quant à elle une baisse significative.

Face au bouleversement de tout un secteur d’activité, vous devez en tant que négociateur en immobilier d’entreprise adapter votre façon d’appréhender votre métier pour gagner en productivité. Nous vous livrons ici les clés pour améliorer votre approche commerciale et ensuite fidéliser vos clients.

Faites évoluer l’immobilier professionnel en jouant la carte de l’innovation technologique

Si l’immobilier d’entreprise est toujours attractif en matière d’investissement, les « brokers », dont la fonction est de mettre en relation les bailleurs et preneurs, n’ont pas toujours bonne presse. Ils sont désormais concurrencés par  des sites de mise en relation directe. Ils n’ont par conséquent pas d’autre choix que de repenser leur activité pour conserver leur clientèle. Ces professionnels disposent pour se faire d’un moyen efficace : l’innovation technologique. De nombreux outils numériques ont été pensés pour les professionnels de l’immobilier. Leur utilisation permet de mieux développer le nombre de clients.

 Les logiciels immobiliers de piges pour faciliter la recherche de locaux professionnels

L’objectif numéro un de tout négociateur en immobilier professionnel est de trouver de nouveaux clients. Cela consiste à signer des mandats exclusifs si possible afin d’être dûment habilité à vendre ou louer un bien, ou à rechercher des locaux d’entreprise à la location. Il est utile de rappeler ici que sans mandat, aucun agent immobilier n’est autorisé à intervenir sur un bien pour le compte d’un bailleur ou d’un locataire. Il s’agit par conséquent de démarcher des prospects qualifiés pour qu’ils deviennent ensuite des clients pour lesquels vous honorerez une mission précise stipulée dans un mandat signé.

En immobilier d’entreprise, il faut être particulièrement réactif, car les offres sont moins nombreuses que dans le résidentiel et les délais de tractation plus longs. Et vous n’êtes certainement pas le seul négociateur à l’affût des opportunités qui pourraient se présenter !

Mais il est vrai que c’est une tâche très chronophage sans pour autant être toujours payante. Par conséquent, l’un des moyens pour gagner du temps est d’automatiser votre prospection.

Pour ce faire, vous pouvez utiliser un logiciel de pige qui permet notamment d’identifier des personnes susceptibles de vous confier un mandat et d’organiser vos appels. Il vous suffit alors de le paramétrer pour surveiller le marché selon différents critères comme par exemple un secteur et/ou un type de bien. En pratique, cet outil numérique scanne les biens immobiliers de commerce ou de bureau qui sont mis sur le marché et qui répondent à vos critères de sélection.

La géolocalisation et la réalité augmentée pour séduire le client

Il est par ailleurs important, en tant que négociateur en immobilier de commerce ou de bureau d’être différenciant par rapport à vos concurrents. Comment convaincre le client de s’engager avec vous plutôt qu’avec un de vos confrères ? Il s’agit donc là de l’attirer à vous grâce à une réelle valeur ajoutée. Or, celle-ci peut être elle aussi issue des outils digitaux, formidables facilitateurs d’activité.

En effet, il est notoire qu’en immobilier, les locaux professionnels se négocient grâce à la projection que font les entreprises locataires sur un bien. Généralement, celles-ci souhaitent s’assurer, avant de s’engager avec un bail, qu’elles pourront aménager le bureau, la boutique ou l’entrepôt selon les besoins de leur activité. C’est en cela que la numérisation 3D des actifs prend tout son sens et devient un vrai élément de différenciation. On comprend aisément qu’un propriétaire bailleur gagnera à numériser son bien : la réalité augmentée ou la visite virtuelle lui donneront l’opportunité d’offrir à ses candidats locataires les moyens d’étudier sereinement les locaux pour leur entreprise et de minimiser ainsi le risque.

De la même manière, un outil numérique de géolocalisation du bien vaut bien plus que la communication d’un simple nom de quartier qu’il faut reporter sur un plan. D’un seul coup d’œil, les personnes intéressées peuvent envisager le lieu de leur future location, les services et les commodités du quartier dont elles pourront bénéficier.

Dans l’éventualité où les professionnels concernés ne peuvent ou ne veulent pas se déplacer pour visiter, la combinaison d’une visite virtuelle et d’une géolocalisation sont pour eux une réelle valeur ajoutée de par la simplification mais, aussi l’économie de temps et d’argent qu’elle permet.

Le CRM pour optimiser la gestion de vos mandats

Un logiciel CRM (Customer Relationship Management) est un logiciel de relation client destiné à vous aider à gérer toutes vos interactions avec vos prospects et vos clients. L’immobilier d’entreprise, comme toute activité commerciale, nécessite une gestion globale des contacts mais, aussi des clients dans le but de les conserver et de s’inscrire intelligemment dans la durée.

Un CRM améliore votre productivité en vous aidant à récupérer et à stocker des données relatives à vos contacts et à vos ventes. La gestion automatique de l’ensemble de ces données est cruciale car, elle permet l’optimisation de leur exploitation et là aussi un gain de temps.

De cette manière, vous pouvez répondre rapidement à des demandes client précises, suivre vos actions, partager éventuellement vos données avec des collaborateurs ou des partenaires, et réaliser bien d’autres actions productives encore.

Il existe autant d’actions possibles que de CRM et donc d’actions adaptées à vos besoins. De ce fait, outre de pouvoir générer des rapports automatiques suite à des demandes précises, le broker a le moyen de jouer pleinement son rôle de conseil auprès de sa clientèle d’immobilier professionnel. En définitive, un CRM améliorera de manière significative votre expérience client.

Fidélisez votre portefeuille clients immobilier d’entreprise en créant de la valeur

À première vue, l’immobilier professionnel n’apparaît pas comme étant un domaine où l’on peut aisément innover. Certes, on peut, comme on vient de le voir, exploiter des outils numériques extrêmement utiles. Outre de vous faire gagner en performance, ils apportent une touche de modernité à votre entreprise. Mais quand il s’agit d’appréhender la nouveauté dans votre métier de négociateur en immobilier d’entreprise, les choses peuvent vous sembler nettement plus floues.

En fait, la clé réside dans la manière d’exécuter votre mission. Vous devez repenser votre rôle de mandataire immobilier pour locaux professionnels, que vous ayez à louer un bureau, un commerce ou à rechercher des locaux pour le compte d’une entreprise. Désormais, votre objectif doit être de garder le contact avec votre portefeuille de clients, c’est-à-dire de fidéliser chacun d’eux. Rappelons à ce sujet que le coût de la fidélisation d’un client est nettement moins élevé que celui de l’acquisition d’un nouveau et qu’un client satisfait sera votre meilleur ambassadeur.

Et pour ce faire, proposer de nouveaux services à vos clients et les sensibiliser sur leur utilité est une excellente manière de fidéliser une clientèle d’immobilier d’entreprise.

Accompagnez vos clients sur le plan stratégique et juridique

Selon la vision la plus commune que l’opinion publique a de cette profession, un conseiller immobilier professionnel de par son statut d’intermédiaire est un commercial. Il est naturellement destiné à utiliser son savoir-faire en matière de négociation pour la location, voire la vente de bureaux d’entreprise ou de locaux d’activité. Ce sont ses compétences commerciales qui le portent à assurer une fonction axée principalement sur le processus de transaction.

L’immobilier résidentiel comporte une part importante d’aspects juridiques qu’il est nécessaire de maîtriser mais, qui demeurent cependant principalement liés à la signature d’un bail ou d’un acte de vente.

Par contre, en immobilier d’entreprise, le broker a besoin d’approfondir ses connaissances sur le marché spécifique des entreprises, en plus d’être au fait des études conjoncturelles du marché (évolution des loyers, quantité d’offres disponibles, besoins en logistique, situation économique des entreprises, etc.). À cela s’ajoutent des connaissances juridiques plus complexes liées à la nature même des locaux d’entreprise et à l’immobilier de commerce. Il s’agit de notions très diverses telles que notamment :

• L’obtention de l’autorisation d’urbanisme spécifique à l’exploitation commerciale pour les locaux commerciaux (CDAC)
• Les dispositions relatives aux futurs travailleurs dans ces espaces (bruit, lumière, aération, accessibilité aux personnes handicapées…)
• Les normes en matière de sécurité-incendie pour les ERP, c’est-à-dire les locaux professionnels recevant du public (désenfumage, extincteurs, issues de secours…)

Alors même que le mandat d’immobilier professionnel n’est pas un mandat de gestion, le broker a tout à gagner à assister les bailleurs et les locataires dans l’installation de leur activité dans les locaux d’entreprise ou dans le commerce. Si l’expérience est réussie, la confiance des intéressés dans vos compétences de négociateur sera acquise pour les futures transactions.

Mettez en relation vos clients avec des prestataires de confiance

La particularité de l’immobilier d’entreprise, c’est que les locaux professionnels, bureau ou commerce, doivent convenir à l’activité de l’exploitant, ce qui peut être extrêmement contraignant. La plupart du temps, ils doivent être réaménagés d’une manière spécifique pour assurer l’exploitation du locataire. D’ailleurs, ce dernier ne prend généralement à bail le bien que s’il est certain de pouvoir exercer son travail dans les meilleures conditions possibles.

Parfois, certains locaux sont commercialisés avant même qu’ils ne soient construits : c’est le cas des espaces qui s’inscrivent dans un projet de construction immobilière. En effet, lorsque des promoteurs immobiliers spécialisés en urbanisme commercial ou en bâtiments tertiaires décident d’édifier un centre commercial ou un immeuble d’activité, ils ont besoin de s’assurer au préalable de la réussite et de la rentabilité locative de leur projet. Ils font alors appel à des négociateurs d’immobilier professionnel pour trouver des entreprises qui seraient susceptibles d’être intéressées par leurs locaux.

Dans ce cas, il y a plus de latitude pour que ceux-ci soient aménagés concomitamment à la réalisation du chantier ou juste après la fin des travaux selon les souhaits spécifiques du locataire.

Si la signature du bail est conditionnée par la faisabilité des travaux d’aménagement, dans du neuf comme dans de l’ancien, vous aurez intérêt à tout mettre en œuvre pour qu’ils soient, d’une part, réalisables et d’autre part, concevables à un coût raisonnable. Pour ce faire, votre valeur ajoutée sera de mettre en relation les candidats locataires avec des entreprises prestataires dignes de confiance.

C’est notamment le cas lorsqu’un plateau d’activité est prévu pour accueillir des bureaux, mais de différentes natures. Ces prestataires deviendront alors des partenaires que vous aurez scrupuleusement sélectionnés. Le projet étant délicat, la rigueur des professionnels est nécessaire.

Dans une telle optique, toutes les parties prenantes sont gagnantes :

• Le bailleur loue plus rapidement ses locaux d’entreprise, ses bureaux ou ses locaux commerciaux et évite une vacance trop importante et donc une perte locative sèche. Dans l’éventualité où il possède plusieurs biens et que son expérience de mandat avec vous s’est avérée fructueuse pour un bien en particulier, il y a de fortes chances qu’il vous en confie d’autres. La satisfaction client est un excellent vecteur de fidélisation.
• L’entreprise en recherche de local peut être organisée en franchise, donc être indépendante, ou en succursale d’une enseigne nationale organisée en réseau. Dans ce second cas, une maison mère satisfaite d’un agent en immobilier professionnel aura certainement de nouveau recours à lui lors de ses prochaines locations.

Externaliser la réalisation des états des lieux d’entrée et de sortie

Un élément de fidélisation essentiel, mais trop souvent négligé est incontestablement la gestion des états des lieux d’entrée et de sortie en immobilier d’entreprise. C’est en effet un élément qui, outre d’être compliqué à gérer compte tenu de tous les aménagements effectués par les locataires, est très souvent source de litiges et parfois même de contentieux.

C’est pourquoi certains propriétaires font le choix d’avoir recours à un huissier pour réaliser leurs états des lieux. Ce procédé est certes impartial, mais il est très onéreux et très long. L’huissier va simplement faire un constat de ce qu’il voit, car c’est son rôle : il certifie son constat.

Mais il ne compare pas l’état du bien actuellement avec son état à l’entrée du locataire. De plus, contrairement à une croyance qui a la vie dure, le recours à un professionnel extra-judiciaire n’apporte aucune protection contre une procédure judiciaire de l’une ou l’autre des parties au bail. Le constat d’huissier est un document qui dispose seulement d’une force juridique plus importante en matière de preuve.

Par ailleurs, les baux professionnels et commerciaux ont des durées longues, respectivement de 6 et 9 ans minimum, afin de ne pas bouleverser l’activité du locataire. Compte tenu de ce temps écoulé extrêmement long et qui dépasse parfois allègrement la dizaine d’années, il peut s’avérer difficile de savoir comment le local était initialement.

Sur ce point de la relation client, le négociateur en immobilier professionnel dispose donc d’un facteur clé de succès avec l’externalisation de l’établissement des états des lieux auprès d’un spécialiste tel que Check & Visit. Notre solution numérique d’automatisation des états des lieux certifiés vous permettra de réduire les litiges & vous fera gagner un temps de gestion très important surtout si vous optez pour la modélisation 3D de l’actif qui pourra vous servir pour sa commercialisation future.

Check & Visit pour l’immobilier d’entreprise, c’est quoi ?

• Une plateforme en ligne qui vous permet de réserver un état des lieux certifié à la demande. Nos experts récupèrent ensuite les clés et réalisent un état des lieux certifié RGS* avec photos en présence du preneur.
• Les états des lieux sont réalisés par plus de 70 indépendants répartis sur une trentaine de villes en France.
• Un rapport contenant de nombreuses  photos (jusqu’à plusieurs centaines) et une description détaillée, est horodaté, géolocalisé, certifié. Le rapport est en effet certifié RGS*, c’est-à-dire selon le Référentiel Général de Sécurité, qui comporte notamment la signature électronique, ce qui lui confère une valeur juridique probante.
• Une modélisation 3D des locaux d’entreprise, des bureaux et des commerces est possible à partir des photos prises sur place.
• La prestation est assurée par AXA.
• Le rapport définitif est adressé par mail, dès signature de l’état des lieux par et à l’ensemble des parties prenantes. 

Au même titre que les outils d’innovation technologique que nous avons développés plus haut et que vous pouvez directement utiliser, l’externalisation confère au spécialiste de l’immobilier de la location de locaux professionnels une image valorisée.

Celle-ci se situe au-delà de la simple modernité qu’elle offre à votre profession. Il s’agit là en effet de votre positionnement face à votre client : vous démontrez que vous n’hésitez pas à exploiter ce qu’il existe de mieux sur le marché pour garantir la meilleure prestation et une relation saine avec vos clients. Vous mettez ainsi tout en œuvre pour asseoir votre professionnalisme.

En conséquence, externaliser la réalisation des états des lieux qui s’avère être une tâche inévitable, mais à faible valeur ajoutée en immobilier d’entreprise, vous garantit une tranquillité d’esprit.

En résumé

La recherche de productivité dans l’immobilier professionnel aujourd’hui doit se jouer pour une grande partie dans les nouvelles technologies que vous devez mettre à profit au maximum. De nombreux outils digitaux sont créés pour les négociateurs en « immo d’entreprise » dans le but de réaliser facilement et rapidement leurs tâches improductives et pourtant incontournables. Ils vous permettront ainsi de vous dégager du temps destiné à vous consacrer à ce qui est efficace et fructueux pour votre activité.

Le besoin de digitalisation dans l’immobilier d’entreprise n’est pas nouveau. Il se faisait sentir depuis plusieurs années déjà tout en restant au stade de réflexion pour la plupart des professionnels du secteur. Cette « frilosité » à l’égard de la transformation numérique tant médiatisée n’est certainement que le reflet d’une résistance au changement, tenace dans l’immobilier et le bâtiment en général. Mais celle-ci n’a pas résisté aux bouleversements dans les méthodes de travail générés par la crise sanitaire que nous traversons aujourd’hui.

En effet, la nécessaire distanciation sociale a accéléré le processus en donnant aux outils numériques une légitimité incontestable. En cela, c’est un mal pour un bien, car les négociateurs de l’immobilier d’entreprise n’ont plus désormais à s’interroger sur le fait « d’y aller » ou pas.

Améliorer votre productivité, c’est aussi envisager votre métier sous un angle différent. Pour utiliser un terme très en vogue actuellement, vous devez vous « réinventer ».  Il s’agit de ne plus exercer votre profession de négociateur en immobilier professionnel comme il était exercé ne serait-ce qu’il y a 15 ans.

Pensez-vous sincèrement que les entreprises en recherche d’un local commercial, de bureaux ont les mêmes attentes aujourd’hui après une crise financière et une crise sanitaire que leurs homologues en activité il y a 20 ans ?