État des lieux : le guide complet des acteurs de l’habitat

L’état des lieux est un élément fondamental de l’activité des acteurs de l’habitat. Que ce soit pour une location meublée ou non, une bonne gestion de l’état des lieux est cruciale pour assurer la satisfaction de vos clients et la pérennité de votre activité. Ce guide complet est conçu pour vous fournir toutes les informations nécessaires pour optimiser la réalisation de vos états des lieux.

États des lieux : les fondamentaux à connaître de la loi Alur

Rappel sur les droits et devoirs de vos propriétaires et locataires

La loi Alur (pour l’Accès au Logement et un Urbanisme Rénové) a redéfini le cadre juridique de l’état des lieux locatif. Que vous gériez un état des lieux d’entrée ou un état des lieux de sortie, votre rôle est de veiller à l’équité et à la conformité lors de sa réalisation, puisque ce constat possède une valeur juridique importante. 

Voici un tableau récapitulatif des principaux droits et devoirs des locataires et des propriétaires relatifs à l’état des lieux :

Rappel sur les droits et devoirs de votre agence

En tant que mandataires de vos propriétaires-bailleurs, de nombreuses obligations relatives aux états des lieux vous incombent. En voici un résumé : 

• Planifier et coordonner l’état des lieux entre propriétaires (représentés ou non) et locataires ;
• Réaliser une inspection détaillée du logement et documenter son état avec le locataire avant son entrée dans les lieux ; 
• Agir comme médiateur impartial pour résoudre les désaccords éventuels ;
• Rédiger un rapport complet incluant a minima des descriptions et photographies ;
• Gérer les démarches après l’état des lieux, y compris les réparations nécessaires et la restitution du dépôt de garantie.

Pour un panorama complet, vous pouvez consulter notre guide sur les obligations en 2023 des gestionnaires locatifs relatifs à l’état des lieux (loi Alur).

Panorama des acteurs concernés par les EDL

Les agences immobilières sont loin d’être les seuls acteurs à s’occuper des états des lieux pour le compte des propriétaires-bailleurs. Une diversité d’autres professionnels assurent la gestion des états des lieux dans le cadre de leur activité : 

• Agences immobilières indépendantes,
• Entreprise de coliving,
• Bailleurs sociaux,
• Résidences étudiantes,
• Administrateurs de biens,
• Franchises,
• Coliving,
• Nourrice immobilière,
• Startups, 
• Etc.

Certains de ces acteurs gèrent les états des lieux directement pour leurs propriétaires, d’autres préfèrent déléguer les états des lieux à un prestataire externe.

Les nombreux avantages d’externaliser une partie de sa gestion locative

Les 8 bénéfices de déléguer la gestion de ses états des lieux

Gain de temps au quotidien

Vous libérez votre personnel de cette tâche chronophage, permettant ainsi à vos agents de se concentrer sur des activités à plus forte valeur ajoutée, comme l’acquisition de nouveaux clients ou la gestion de la relation client.

Productivité des équipes de gestion

Déléguer les états des lieux à des prestataires externes peut considérablement augmenter la productivité des équipes de gestion immobilière. En éliminant la nécessité de réaliser des états des lieux, tâche répétitive et chronophage, vos équipes peuvent se concentrer sur des activités stratégiques (par exemple, la gestion de la relation client, le développement commercial, la gestion des biens, etc.). Vous bénéficiez ainsi de plus de temps pour vous concentrer sur des projets qui requièrent une expertise spécifique et apportent plus de valeur à l’entreprise.

Réduction des coûts liés à l’externalisation

Déléguer ses états des lieux faits partie des différentes solutions alternatives existantes au recrutement dans l’immobilier. Cela offre une réduction significative de nombreux coûts pour une agence immobilière :

• Diminution des coûts liés à la main-d’œuvre ; 
• Réduction des frais liés au traitement administratif des documents, à la planification et au suivi des états des lieux ;
• Suppression des coûts de formations spécifiques et d’acquisition d’équipements ou de logiciels dédiés aux états des lieux ; 
• Réduction des ressources allouées à d’éventuels litiges sur les états des lieux et les dépôts de garantie, grâce à un état des lieux professionnel et précis, réalisé par un prestataire externe.

Limite les litiges

Cette externalisation d’une partie de vos services de gestion locative peut vous aider à diminuer les risques de litiges puisque :

• Les prestataires spécialisés dans les états des lieux sont neutres et impartiaux, contribuant à réduire les désaccords entre locataires et propriétaires. Leur approche professionnelle assure que l’état des lieux est effectué de manière équitable et objective.
• Ils disposent souvent d’outils et de compétences spécifiques pour capturer minutieusement tous les détails du logement. Cette précision dans la documentation réduit les risques de malentendus ou de contestations ultérieures sur l’état du bien.
• Ils sont généralement à jour sur les dernières réglementations et s’assurent que l’état des lieux est conforme aux normes juridiques. Vous évitez ainsi les états des lieux non conformes, protégeant votre agence immobilière de ces litiges. 

Amélioration de la satisfaction client

Déléguer les états des lieux à des spécialistes peut significativement améliorer la satisfaction client pour plusieurs raisons :

• Les prestataires spécialisés apportent un haut niveau de professionnalisme et d’expertise, rassurant les locataires et les propriétaires quant à la qualité et à l’équité du processus.
• L’utilisation d’un service tiers impartial pour les états des lieux peut renforcer la confiance des deux parties, réduisant ainsi les tensions et les suspicions potentielles.
• Les spécialistes en état des lieux sont souvent plus rapides et efficaces, réduisant le temps nécessaire pour compléter le processus. Cette efficacité se traduit par une expérience moins contraignante et plus agréable pour les clients.

Soutien lors de fortes périodes d’activité

Pour alléger la charge de travail d’une agence, déléguer les états des lieux en forte période d’activité vous offre les avantages suivants : 

• Une large disponibilité : Les états des lieux peuvent être réalisés sur des plages horaires généralement très large, par exemple, du lundi au dimanche, de 8h00 à 21h00. Cela vous permet de couvrir l’ensemble des besoins, même en période de forte demande.
• La flexibilité des horaires : Les états des lieux peuvent être réalisés le week-end en cas de besoin. 
• Facilité de réservation : La réservation d’un état des lieux se fait facilement et rapidement, en quelques clics, sur une application mobile, ce qui est idéal pour gérer les pics d’activité.
• Accessibilité 24/7 : Le système de réservation en ligne est disponible à tout moment, permettant de gérer les urgences efficacement.

Réduction de la vacance locative

Vous pouvez réduire la vacance locative au sein de votre parc grâce à :  

• Des états des lieux réalisés plus efficacement par des spécialistes, permettant une remise sur le marché plus rapide des logements.
• Des horaires flexibles, facilitant la planification des états des lieux pour de nouvelles entrées en location dans de courts délais.

Notre client Colonies a atteint un taux d’occupation de 96% sur l’ensemble de ses résidences en coliving grâce à sa stratégie d’externalisation de certaines tâches de gestion. 

Prestation impartiale

Recourir à un expert en état des lieux permet une impartialité dans sa réalisation. Cela permet d’éviter les biais et les préjugés qui pourraient survenir si les états des lieux étaient effectués par les parties impliquées directement dans la location. Cette impartialité est essentielle pour assurer l’équité et prévenir les litiges entre locataires et propriétaires, contribuant à une meilleure relation entre les deux parties.

Les 4 raisons de passer par un prestataire pour déléguer une partie de sa gestion locative

Collaborer avec un réseau d’indépendants à l’échelle nationale

La délégation des états des lieux vous permet de collaborer avec un réseau national de checkers (spécialistes de l’état des lieux). Vous assurez ainsi à vos clients un service homogène et de qualité, sur tout le territoire français, grâce à des standards élevés et une formation commune et en continue des agents.

Numériser l’intégralité de son parc locatif

Notre application vous permet de numériser l’intégralité de votre parc locatif, vous offrant :

• Une vue d’ensemble détaillée et actualisée de toutes les propriétés que vous gérez. Cela permet une gestion plus précise et stratégique du portefeuille immobilier, avec un suivi en temps réel de l’état et de la performance de chaque bien. Numériser vos process en gestion immobilière peut améliorer la performance de vos équipes.
• Un accès à distance aux informations de votre parc locatif depuis votre bureau ou tout autre endroit. Cela facilite grandement la flexibilité et la réactivité dans la gestion quotidienne, permettant de prendre des décisions et de répondre aux besoins des clients rapidement et efficacement, notamment en matière de réparation ou de prévention de la vétusté.
• En outre, la numérisation des données assure une réalisation du Plan Stratégique de Patrimoine par les bailleurs sociaux plus rapide et plus précise. 

Bénéficier des dernières technologies présentes sur le marché

Vous pouvez profiter des dernières technologies du marché :

• Les prestataires spécialisés investissent continuellement dans l’amélioration de leurs produits et services, assurant ainsi l’accès aux solutions les plus avancées et efficaces pour la gestion locative.
• Vous bénéficiez ainsi directement des dernières innovations technologiques du secteur, sans avoir à investir vous-mêmes dans le développement ou la maintenance de ces technologies.

Obtenir un réel suivi des entrées et des sorties

Le prestataire à qui vous déléguer vos états des lieux, avec son expertise en gestion locative, offre une gestion améliorée et plus structurée, permettant un suivi précis des mouvements locatifs.

Vous bénéficiez ainsi d’une visibilité accrue sur le cycle de vie locatif de chaque propriété, facilitant ainsi la planification et la prise de décisions stratégiques.

6 critères pour bien choisir son prestataire d’état des lieux

Les avis clients

Pour bien choisir votre prestataire d’état des lieux, vous devez examiner avec attention les avis clients. Cela vous permettra de vous faire une idée claire de la qualité des services proposés ainsi que de la fiabilité et le professionnalisme du prestataire.

L’accès à une application d’état des lieux

Choisir un prestataire capable de réaliser un état des lieux hybride est généralement plus avantageux, puisque cela vous permet de : 

• Passer facilement d’un modèle entièrement externalisé à un modèle partiellement géré en interne, avec le même prestataire, dès que vous en avez besoin ;
• Conserver l’historique complet du parc immobilier ; 
• Continuer la numérisation et la centralisation des données, assurant une gestion cohérente et une traçabilité améliorée des informations liées aux biens que vous gérez.

Notre application d’état des lieux peut constituer un atout pour votre gestion locative, car elle vous permet facilement d’adapter l’externalisation des états des lieux à votre charge de travail.

Les tarifs pratiqués

Comparer les tarifs des différents prestataires d’état des lieux est essentiel pour faire un choix éclairé. Il est important de mettre en balance le coût des services avec les outils et fonctionnalités offerts. Cela vous aidera à vous assurer que l’agence choisit le meilleur rapport qualité-prix. Pour cela, vous devez prendre en compte non seulement le tarif des états des lieux, mais aussi de l’efficacité et la qualité des outils fournis (comme, par exemple, les logiciels de gestion et les applications mobiles pour les états des lieux). 

Les intégrations avec un logiciel de gestion locative

Pour bien choisir un prestataire d’état des lieux, il est crucial de vérifier que son outil s’intègre facilement avec le système de gestion locative de l’agence. Une bonne solution doit s’intégrer à l’écosystème existant, qu’il s’agisse d’un logiciel de gestion pour syndics de copropriété ou pour agences immobilières. Cette compatibilité assure une transition fluide des données, une meilleure synchronisation des informations, et une gestion plus efficace des états des lieux, contribuant ainsi à optimiser les processus opérationnels de l’agence.

La formation des agents d’états des lieux

Choisir un prestataire pour les états des lieux implique de considérer la formation de ses agents (checkers). Une formation approfondie est essentielle pour garantir :

• Une réalisation de ces constats conforme aux règles juridiques ; 
• Une maîtrise des règles métiers spécifiques à l’état des lieux ; 
• Une compétence pour la manipulation technique d’une application dédiée en situation réelle.

Check & Visit exige, par exemple, plus de 25 certifications de ses checkers avant qu’ils puissent opérer sur le terrain, assurant ainsi un haut niveau de compétence et de professionnalisme.

L’amplitude horaire proposée par le prestataire

Considérer l’amplitude horaire offerte par un prestataire d’état des lieux est également important. À titre d’exemple, avec la CheckApp, vous bénéficiez de : 

• Larges plages horaires, du lundi au dimanche de 8h à 22h ;
• Y compris en dehors des heures de bureau standard.

Cette grande flexibilité pour planifier les états des lieux peut considérablement améliorer la satisfaction des locataires. Ils ont, en effet, plus d’options pour choisir un créneau qui leur convient.

Évolution des états des lieux : miser sur les dernières innovations pour développer sa gestion locative

Coupler ses états des lieux aux visites virtuelles

L’utilisation d’un logiciel de visite virtuelle vous offre une représentation détaillée et immersive de la propriété. Cela permet aux locataires potentiels de se faire une idée précise du logement avant même de le visiter physiquement, améliorant ainsi l’efficacité du processus de location. Cela peut ainsi contribuer à réduire le temps de vacance locative.

L’état des lieux 3D, l’outil le plus complet du marché

L’état des lieux 3D et la visite virtuelle sont considérés comme les outils les plus complets du marché, en raison de leur capacité à fournir une représentation tridimensionnelle détaillée d’une propriété. Il diffère de l’état des lieux numérique traditionnel, qui est généralement un simple rapport textuel, accompagné de photos. 

Il existe de nombreuses raisons de choisir les états des lieux 3D. L’un de ses avantages clés est la visualisation immersive offerte, permettant aux locataires et propriétaires de parcourir virtuellement le logement comme s’ils y étaient. Cette technologie avancée facilite la compréhension de l’état et de la disposition des espaces, offrant ainsi une précision et une clarté inégalée.

Le jumeau numérique, l’avenir de l’état des lieux

Le jumeau numérique est considéré, à ce jour, comme l’avenir de l’état des lieux. Il permet de créer une copie virtuelle à l’identique d’un logement, offrant une visualisation et une analyse détaillées de son état et de sa configuration.

Cette technologie de pointe permet ainsi une gestion plus précise et proactive des biens immobiliers. L’identification des besoins de maintenance et de réparation est ainsi facilitée, et peut même être anticipée.

Mais une autre révolution dans l’immobilier locatif se prépare avec InSpacer, une innovation dans la visualisation intérieure assistée par l’IA. Cet outil permet de numériser rapidement des espaces, de créer des jumeaux numériques augmentés en 3D, et d’annoter les données collectées avec l’intelligence artificielle. Si cela vous intéresse, demandez votre accès gratuit dès maintenant.

Article rédigé avec Héloïse Fougeray