Le coliving est une forme d’habitation partagée actuellement en plein essor. La raison ? La pénurie de logements qui ne cesse de croître. Face à cette problématique, le coliving a émergé comme une solution innovante, se développant particulièrement dans les zones urbaines densément peuplées. Ce concept, reposant sur le partage d’espaces de vie et son approche communautaire, nécessite cependant une gestion spécifique. Le coliving implique un turn-over élevé des locataires. En moyenne, selon un rapport d’Urban Campus les locataires d’un espace de coliving y demeurent seulement 12 mois. Cette rotation fréquente des résidents nécessite une gestion locative réactive et une organisation rigoureuse pour maintenir un taux d’occupation élevé, tout en assurant la satisfaction des locataires. Dans cet article, nous vous livrons nos astuces concrètes pour optimiser la gestion locative de votre espace de coliving.
La gestion locative de résidences en coliving : un quotidien mouvementé en tant que House Manager
Les principales responsabilités du House Manager en coliving
Un House Manager en coliving joue un rôle crucial en assurant le bon fonctionnement et la convivialité de la résidence. Ses missions sont variées et incluent notamment :
- Gestion communautaire : en organisant régulièrement des événements et des activités, le House Manager favorise la cohésion et l’esprit communautaire, éléments clés de l’expérience en coliving.
- Maintenance et problèmes techniques : que ce soit une fuite d’eau ou une panne d’électricité, le House Manager doit être capable d’intervenir rapidement pour résoudre tous les problèmes du quotidien, assurant ainsi le confort et la sécurité des résidents.
- Gestion locative et administrative : il gère tous les aspects administratifs liés à la location, y compris les visites, la sélection des locataires, le suivi des paiements et l’aide des locataires dans leurs démarches administratives.
- Point de contact principal des locataires : en tant que principal interlocuteur des résidents, le House Manager doit faire preuve de diplomatie et de compétences en communication.
La nécessité d’optimiser sa gestion locative pour faire face au turnover
Le turnover élevé des locataires en coliving impose une gestion locative dynamique et proactive. Optimiser la gestion locative poursuit plusieurs objectifs, notamment assurer la rentabilité des investissements et attirer des locataires. Voici les principaux buts poursuivis :
- Maintenir la rentabilité des résidences : le House Manager doit assurer une occupation maximale des logements pour maintenir la rentabilité. Cela implique une gestion efficace des entrées et sorties des locataires, pour assurer un taux d’occupation élevé.
- Répondre aux attentes des investisseurs : les investisseurs dans le coliving recherchent une rentabilité stable, mais pas uniquement ! Ils s’attendent à des rendements supérieurs à ceux des locations traditionnelles, grâce à une densité locative plus élevée et à des services premium. Le House Manager joue un rôle clé dans la réalisation de cet objectif, en assurant une transition fluide entre les locataires et minimisant les périodes de vacance des logements.
- Attirer et retenir les locataires : une bonne gestion d’un espace de coliving nécessite le maintien d’un niveau de service exigeant (par exemple, espaces de coworking, salles de fitness, etc.). La qualité des installations et des services contribuent à la bonne réputation d’une résidence et sont essentielles pour attirer et retenir les locataires, ce qui est crucial pour la viabilité à long terme de l’investissement.
- Rester compétitif : le House Manager doit être apte à écouter avec attention les locataires et apporter des améliorations continues. Cela permet d’améliorer l’expérience de vie en coliving et de se différencier des autres résidences de coliving.
3 astuces pour simplifier votre gestion locative d’un coliving et pallier le turnover des résidences
La gestion locative d’un coliving, face au turnover élevé, nécessite de mettre en place des stratégies efficaces pour assurer un taux d’occupation élevé et la rentabilité de la résidence. Voici 3 astuces concrètes pour y parvenir :
Automatiser les tâches répétitives pour améliorer le confort de ses résidents
L’automatisation est la clé pour gérer efficacement les tâches répétitives et chronophages. Voici plusieurs tâches automatisables en coliving :
- Rappel de rendez-vous : mettre en place un outil automatisé, qui rappelle automatiquement aux locataires l’ensemble de leurs rendez-vous, tels que les check-ins/check-outs et les interventions de maintenances. Cela réduit les oublis et permet d’optimiser le temps.
- Relances téléphoniques pour les sinistres ou désagréments : l’automatisation des relances téléphoniques pour des sinistres comme les dégâts des eaux ou les nuisances sonores est intéressante en coliving. Elle permet une communication rapide et efficace avec les résidents et les services de maintenance, assurant ainsi une intervention rapide et minimisant les désagréments.
- Édition de documents : automatiser la création et la gestion de documents essentiels (devis, factures, baux de location, signatures électroniques, etc.) peut permettre au House Manager de gagner un temps précieux et de réduire les erreurs.
- Relance de paiement de loyer : adopter un outil pour automatiser les processus de paiement des loyers permet au House Manager de se libérer de cette tâche chronophage, tout en réduisant les retards et les oublis de paiement.
Centraliser les informations par résidence en coliving pour gagner du temps
Pour optimiser la gestion d’un coliving, il est bénéfique de centraliser toutes les informations relatives à chaque résidence. Voici 3 conseils pour vous aider à gérer efficacement les informations sur une résidence en coliving :
- Réaliser un inventaire et historique détaillé pour chaque logement : maintenir un inventaire précis et à jour pour chaque unité de logement permet de suivre l’état du mobilier et des équipements, facilitant ainsi la gestion des remplacements et des réparations.
- Utiliser un logiciel de gestion locative : adopter des outils numériques dédiés à la gestion locative permet de centraliser toutes les informations clés. Cela peut inclure la gestion des dossiers des locataires, les historiques de maintenance, les données financières, etc. Un outil de gestion locative vous offre un accès rapide et facile à ces informations, facilitant et accélérant ainsi la prise de décisions et la gestion quotidienne.
- Coordonner les interventions des prestataires externes : avoir un système centralisé permet de mieux planifier et coordonner les interventions de maintenance ou de nettoyage par des prestataires externes, garantissant le bon fonctionnement et le confort de la résidence.
Déléguer certaines tâches à des prestataires pour réduire le temps de vacances locatives
Pour réduire les périodes de vacance locative dans un coliving, il peut être judicieux de déléguer certaines tâches à des prestataires externes. Le House Manager peut, par exemple, décider de :
- Externaliser les états des lieux : confier les états des lieux à des professionnels peut :
- Accélérer le processus d’entrée et de sortie des locataires, réduisant ainsi le temps pendant lequel une unité reste vacante.
- Faciliter la comparaison entre l’état des lieux d’entrée et l’état des lieux de sortie. L’évaluation est plus rapide et précise en cas de dégradations, car les rapports professionnels standardisés offrent une base claire pour identifier les changements et calculer les coûts des réparations nécessaires.
- Réduire les risques d’état des lieux litigieux, car le professionnel est un expert indépendant.
- Confier une partie de la gestion locative à un professionnel : le professionnel peut, par exemple, s’occuper à sa place de la gestion des contrats de location, la sélection des locataires, la résolution des problèmes locatifs, l’établissement des quittances de loyer, etc. Cela libère du temps pour le House Manager, qui peut se concentrer sur d’autres aspects de la gestion, comme l’amélioration de l’expérience des résidents et la maintenance de la propriété.
La gestion locative d’un coliving est complexe du fait du turnover élevé des résidents. Pour relever ce défi, les House Managers et les entreprises de coliving doivent adopter des stratégies efficaces et/ou innovantes. L’automatisation des tâches répétitives, la centralisation des informations et la délégation de certaines responsabilités à des professionnels sont des moyens pertinents pour améliorer la gestion locative et assurer la satisfaction des locataires, tout en maintenant une rentabilité élevée.
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Article rédigé par Héloïse Fougeray