Comment numériser vos process en gestion immobilière pour améliorer la performance de vos équipes ?

Avec la concurrence et la crise actuelle, il est primordial pour votre agence de renforcer les performances de ses collaborateurs. Les tâches nombreuses et récurrentes deviennent chronophages pour chaque gestionnaire locatif. La numérisation du patrimoine se définit comme une solution pertinente pour optimiser votre gestion immobilière. Vous souhaitez vous démarquer grâce à des outils innovants ? Découvrez comment numériser vos process pour améliorer l’efficacité de vos équipes.

Observation de la numérisation actuelle des process dans l’immobilier

Les agences immobilières sont pour la plupart encore administrées grâce à des process “classiques”. De nombreux points de frictions pèsent ainsi sur la gestion locative.

Les gestionnaires multiplient les tâches récurrentes. Au cours de la prise en charge d’un logement, les mêmes données sont saisies à plusieurs reprises. Cette double saisie est une perte de temps considérable. Les professionnels de l’immobilier sont occupés à gérer la partie administrative et sont peu disponibles pour l’opérationnel. De ce fait, il est plus difficile de développer un parc de biens et de gagner en rentabilité.

Une gestion immobilière effectuée sans outils innovants au sein de ces process pose plusieurs problèmes :

• un risque élevé d’erreurs lié à la saisie multiple d’une même donnée ;
• une coordination difficile entre locataires et artisans pour la mise en œuvre des réparations éventuelles ;
• un accès à l’information qui passe obligatoirement par une demande auprès de l’agence.

Il devient compliqué de gérer correctement un parc de biens sans faire appel à des outils plus modernes.

Les agences ayant déjà recours à la numérisation des process peuvent, quant à elles, améliorer leur fonctionnement. Le manque de connexion entre les logiciels qu’elles utilisent fragilise leur avantage technologique. L’activité évolue plus vite que les moyens disponibles. Les locataires se retrouvent, de leur côté, confrontés à des démarches papiers. Elles sont contraignantes et souffrent d’un manque de communication.

Le choix des ressources pour une agence immobilière doit être stratégique. Les outils utilisés ont pour but la collecte et le traitement efficace des données.

Les outils métiers : indispensables pour récolter de la donnée immobilière

Les outils métiers sont la base de votre gestion immobilière. Il est indispensable de les interconnecter et de les faire évoluer. 

Les technologies actuelles sont de vrais atouts au quotidien. Les logiciels modernes sont créés pour récolter de nombreuses données utiles à vos équipes. Lors des états des lieux, les gestionnaires locatifs enregistrent des informations axées sur l’état du bien, mais pas seulement. Ils ont aussi pour objectif de faire un point sur les compteurs et leurs relevés, sur le système de chauffage, les revêtements, etc. L’utilisation d’un logiciel pour condenser ces données offre la possibilité par la suite d’y accéder en quelques clics. Vous avez ainsi la liberté de croiser les diverses informations d’un même bien au sein de votre agence. 

L’exploitation d’outils métiers modernes place le locataire au cœur du suivi du logement. Il peut déclarer rapidement les problèmes rencontrés et les réparations à prévoir. Il accède également aux informations et aux documents qui lui sont utiles : quittance de loyer, justificatif de domicile, etc. Cette mise à disposition en continu libère du temps à vos équipes. 

Pour faciliter la gestion immobilière et la communication entre ses différents acteurs, il est intéressant d’automatiser certaines tâches. 

La donnée immobilière doit devenir un allié dans l’administration de votre parc locatif. L’exploitation de cette data apporte une vision 360 sur chaque sujet. Les éléments peuvent être optimisés pour vous prévenir quand il y a des actions à réaliser. Tout doit être pensé pour vous faciliter le quotidien. 

La collecte des données est insuffisante pour améliorer la performance de vos équipes. C’est l’exploitation de celles-ci qui fait toute la différence.

Les avantages de l’exploitation de la donnée de votre logiciel métier

Le choix du logiciel métier utilisé pour votre gestion immobilière est important. Avec des fonctionnalités modernes, il présente 2 avantages lors de l’exploitation de la data de votre agence.

1. Gagner du temps grâce à l’automatisation

La numérisation et la centralisation des données offrent un gain de temps non-négligeable à vos équipes. Elles permettent la mise en place de tâches automatisées. Celles-ci sont de vrais outils pertinents pour une gestion immobilière simplifiée. Cette automatisation est susceptible de se retrouver à différents stades de la location d’un bien. Les divers contrats peuvent être pré-remplis. Lorsque les informations du futur locataire sont saisies, elles alimentent les documents associés. Le bail peut être signé électroniquement par les 2 parties dès réception par mail.

Tout au long de l’occupation d’un logement par le locataire, l’utilisation d’un extranet est recommandé. Le résident pourra en toute autonomie accéder à ses justificatifs et documents. Vos gestionnaires immobiliers sont moins sollicités pour des demandes classiques et récurrentes. La démarche est simplifiée et le gain de temps notable pour le locataire et pour votre agence. Au moment de la fin du bail d’un appartement ou d’une maison, la programmation systématique d’un état des lieux de sortie est possible. L’automatisation est la clé d’une gestion simple et efficace. Elle prend en charge les tâches récurrentes ou sans valeur ajoutée.

2. Se démarquer de la concurrence

L’immobilier est un secteur compétitif. Le meilleur moyen de vous différencier de la concurrence est d’améliorer vos services. Vous avez la possibilité de le faire en vous tournant vers des technologies innovantes. Les données permettent de perfectionner l’expérience client. Leurs démarches sont nettement simplifiées lors de :

• la remontée d’incidents et leur suivi ; 
• la demande de documents liés à un logement ; 
• la compréhension de ces documents. 

L’exploitation de ces données vous donne un avantage quant à la maîtrise de votre parc immobilier. La réactivité de vos gestionnaires lors de la demande d’information vous place en position d’experts. Elle démontre votre professionnalisme et vous démarque de vos concurrents. L’amélioration de la satisfaction passe également par la gestion financière. La mise en place de moyens de paiement plus modernes, leur suivi et la relance automatique d’impayés sont primordiaux. 

L’automatisation d’une partie de ces tâches libère du temps pour l’humain. La gestion immobilière est optimisée et vos équipes peuvent se consacrer au contact avec les clients. Ils en seront d’autant plus satisfaits. 

La numérisation des données joue également un rôle clé dans la transition énergétique. C’est ce que nous allons voir dans la suite de cet article.

La numérisation des process comme atout pour la transition énergétique

Plusieurs échéances ont été posées au sujet de la transition énergétique. Il est urgent pour les agences immobilières de les prendre en compte pour garantir une gestion locative pérenne. 

La location va devenir interdite pour les logements ayant les plus mauvais résultats DPE. Certaines exceptions seront possibles : 

• travaux faisant courir un risque de pathologie du bâti ; 
• travaux dont les “modifications de l’état des parties extérieures, ou de l’état des éléments d’architecture et de décoration de la construction” ont fait l’objet d’un refus d’une autorité administrative.

Pour les autres biens, la centralisation des données de patrimoine va jouer un rôle clé dans cette rénovation énergétique des logements. Le recours à des prestataires tels que Check & Visit pour effectuer des états de lieux ou des visites virtuelles, est une solution intéressante. Au moment de leur réalisation, plusieurs types d’informations sont récoltés. 

Elles alimentent une base de données pour chaque bien à louer. Elles sont accessibles à tout moment par votre agence. Le traitement de ces données immobilières vous permet d’administrer votre parc simplement. Ces informations vous offrent la possibilité, entre autres, de mettre en œuvre les travaux nécessaires pour rénover le logement concerné. L’avenir de la collecte de données immobilières repose sur un nouvel outil innovant : le jumeau numérique. Les éléments relevés pourront être réinjectés en données dynamiques sur la plateforme Check & Visit. Elle offre une maîtrise optimale du cycle de vie de votre parc immobilier.

“Placer le jumeau numérique au centre de la gestion immobilière, c’est rendre possible l’accélération de la transition énergétique.” Ronan Carnet, Sales Key Account Manager chez Check & Visit

L’exploitation des données de votre patrimoine est un enjeu de votre gestion immobilière. La numérisation de celles-ci est essentielle. Les outils technologiques disponibles rendent ces informations dynamiques et utilisables au quotidien. Ils assurent à votre agence immobilière un gain de temps et de productivité. L’expérience client est replacée au cœur de votre métier et vous permet de vous démarquer. Check & Visit met à votre service son expertise pour créer une base de données solide et faciliter votre gestion immobilière. Contactez nos experts Check & Visit dès maintenant pour obtenir un devis personnalisé. Pour en savoir plus, retrouvez le replay de notre webinar “Comment numériser vos process en gestion immobilière pour améliorer la performance de vos équipes” co-animé Ronan Carnet, Sales Key Account Manager chez Check & Visit et Flavien Douetteau, cofondateur et CEO de UBLO.

Article rédigé avec Céline Gernez