L’externalisation des états des lieux représente un gain de temps considérable pour les professionnels de l’immobilier. Check & Visit s’appuie sur un réseau de plus de 350 agents experts indépendants en France, appelés Checkers, pour réaliser vos états des lieux tout au long de l’année. Attiré par les métiers de l’immobilier, en 2019, Pierre Ballyot a suivi une formation pour devenir Checker à temps plein. Il détient la maîtrise des outils Check & Visit et la capacité d’analyse des éléments d’un bien locatif pour leur donner une évaluation juste et objective. Actuellement, il réalise jusqu’à 40 états des lieux en fonction de la saisonnalité. Comment assure-t-il une prestation impartiale pour faciliter votre travail de gestion suite à un état des lieux d’entrée ou de sortie ? Découvrez son expérience et sa méthodologie de travail à travers son témoignage.
Expert état des lieux : Pierre Ballyot rassure le locataire à travers un processus pédagogique simple
L’un des objectifs de l’externalisation de vos états des lieux est d’éviter la commission départementale de conciliation ou tout litige qui pourrait découler d’un mécontentement de la part du locataire. Surtout lorsqu’il conteste ce qui sera retenu sur son dépôt de garantie.
C’est à ce moment-là que le rôle de Pierre prend tout son sens. En tant qu’expert, il réalise les états des lieux avec un maximum d’impartialité. Il démarre toujours une prestation avec pédagogie pour mettre en confiance le locataire.
“Le métier de Checker est tourné vers l’humain. Il ne faut jamais démarrer tête baissée avec la tablette, sans rien dire. Tout réside dans l’écoute et la pédagogie pour qu’un état des lieux soit réussi.”
Dès son arrivée, Pierre prend tout le temps nécessaire pour expliquer qui il est et comment va se dérouler la prestation. L’objectif est de faire comprendre au locataire qu’il n’est pas contre lui, ni contre l’agence. Il est ici en toute neutralité.
“Je me présente en tant qu’expert états des lieux, représentant Check & Visit et non de l’agence immobilière. Je précise que nous sommes ici pour faire un constat à un instant T de l’appartement.
Je passe beaucoup de temps à expliquer comment nous allons procéder. C’est-à-dire pièce par pièce puis élément par élément, pour établir un rapport à la fin. Le but est qu’en lisant ce rapport, on puisse se faire une idée précise de l’état du bien, même si on ne se trouve plus dans l’appartement.
Pierre vous permet de constater l’état du bien comme si vous y étiez. La Check App propose un déroulé précis et des termes spécifiques à l’application pour que vous puissiez ensuite comparer les états des lieux d’entrée et de sortie en toute simplicité.
“Je précise quels sont les termes que je vais employer pour qualifier chaque élément. Ça me permet de rassurer le locataire et de gagner du temps par la suite en soulevant un maximum d’interrogations."
Source : état des lieux réalisé par Check & Visit
Un locataire se sent souvent jugé alors qu’il a pris le temps de bien nettoyer le logement ou de le remettre en état. C’est important de ne pas dire des choses subjectives comme “vous avez bien nettoyé l’appartement”, par exemple. Je ne m’engage jamais avec ce type de commentaire pour rester neutre et me focaliser sur ce que propose l’application qui est bien construite.”
Communiquer avec le locataire : la clé d’un état des lieux réussi
Pierre base chaque état des lieux sur une bonne communication avec le locataire pour un maximum de clarté et de transparence.
“Je fais tout l’état des lieux à voix haute pour être le plus transparent possible. Les locataires peuvent m’interrompre à tout moment pour que je puisse leur expliquer pourquoi j’ai qualifié l’élément d’“état neuf”, « bon état », “état d’usage” ou “mauvais état”.”
En leur donnant des exemples concrets en amont, Pierre donne toutes les clés aux locataires pour qu’ils puissent bien comprendre ce qu’il fait.
“Je donne pour exemple qu’un mur blanc avec 0 défaut, c’est du bon état. Même si je vais le regarder plus en détail dans un second temps et éventuellement noter des traces. De cette façon, dès qu’ils m’entendent commenter l’état des lieux et dérouler les éléments, ils savent à quoi ça correspond.
Source : état des lieux réalisé par Check & Visit
Globalement, on a peu de discussion ou de désaccord, même si ça peut arriver. Dans ce cas, il faut faire preuve de pédagogie. C’est très important de poser le cadre pour faire preuve d’impartialité, répéter qu’on est là pour faire un constat à un instant T et non pour faire une interprétation du bien.
Pourquoi c’est arrivé ? Est-ce que c’était comme ça au début ? Est–ce qu’il va y avoir des travaux à prévoir ? Je n’ai pas de réponses à ces questions et ce n’est pas de mon ressort, mais bien celui de l’agence qui prendra le relais.
Toujours dans un esprit de bien communiquer avec les locataires, une fois la première pièce terminée, Pierre leur demande s’ils ont des questions avant de passer à la pièce suivante. Il s’assure que tout est clair au fur et à mesure de l’état des lieux pour anticiper les questions ou les incompréhensions.
L’importance des photos intégrées pour illustrer l’état des lieux
Une fois l’état des lieux finalisé, il faut que vous puissiez, depuis votre bureau, analyser les commentaires de Pierre avec justesse. Dans ce cas, rien ne vaut des photos pour bien illustrer ses propos.
“J’insiste sur le fait qu’on fait beaucoup de photos. C’est très important, car il y a la définition des états, mais plus on va prendre de photos, plus on sera proche de la réalité. Que ce soit pour une entrée comme pour une sortie du locataire.
Lors d’un état des lieux d’entrée, les photos se montrent rassurantes pour le locataire. Il sait que la moindre dégradation sera illustrée dans le document final. En revanche, le locataire peut se poser la question du niveau de précision au moment de sa sortie. (
“Dans ce cas, je leur explique que si je mets “état d’usage” et que je précise “multiples traces”, on peut se demander dans quel état se trouve le mur. Ça ne justifie peut-être pas que celui-ci soit repeint si les traces sont diffuses et peuvent être simplement nettoyées. Des frais de ménage seront toujours moins chers que des frais de peintures.”
L’état des lieux d’entrée VS l’état des lieux de sortie
Il se peut que l’état des lieux d’entrée n’ait pas été réalisé de la même façon que celui de sortie. Et pour cause, quand on commence l’externalisation, il faut prévoir un certain temps avant que tous vos états des lieux soient homogénéisés. C’est la principale source de tension pour le locataire sortant.
“Dans ce cas-là, il faut faire preuve de beaucoup de pédagogie. Réexpliquer qu’on n’est pas l’agence et que c’est elle qui se chargera du comparatif dans un second temps.”
Vous prendrez ensuite le relais pour rassurer à votre tour le locataire. En vous basant sur des outils concrets comme une liste de réparation locative ou encore une grille de vétusté, vous pourrez justifier chaque retenue sur le dépôt de garantie.
Il est important de préciser qu’en parallèle, un Checker ne prend jamais connaissance d’un état des lieux d’entrée avant de réaliser la sortie. L’objectif est de ne pas l’influencer par ce qui a été noté au moment de l’entrée du locataire et lui permettre de conserver un regard neuf.
“Je peux y jeter un œil uniquement pour avoir des infos sur le logement pour mieux gérer mon temps : est-ce que c’est un meublé ? Y a-t-il un garage ou une cave ? etc. Mais je ne prends jamais connaissance des annotations et des détails.”
Des plages horaires étendues grâce au réseau de checkers
Proposer un réseau d’indépendants, c’est mettre à votre disposition des agents toute la semaine sur des plages horaires étendues. Chaque Checker organise son emploi du temps différemment. Ils sont complémentaires les uns avec les autres.
“En tant qu’indépendant, j’ai choisi de travailler du lundi au vendredi sur des horaires classiques, de 9h à 18h30. Ce qui me permet de prendre les transports dans Paris à des horaires où il n’y a personne et de circuler plus facilement.”
D’autres checkers prennent ensuite le relais en soirée et le week-end.
“Il y a du travail tout le temps. Certains locataires ont besoin de faire leurs états des lieux dans la journée, d’autre le soir ou le week-end. On se complète assez bien entre tous les checkers pour couvrir la zone de Paris. Tout le monde y trouve son compte, les locataires comme les professionnels de l’immobilier.”
Les pépites de la gestion locative : la propriétaire s’invite à l’état des lieux de sortie
En gestion locative, vous avez tous été confrontés à des situations toutes plus cocasses les unes que les autres. Pour Pierre, ça a été le cas lorsque l’agence immobilière pour qui il avait été missionné a demandé à ce que la propriétaire soit présente durant l’état des lieux de sortie.
“Récemment, j’ai eu une mission où la propriétaire souhaitait être présente. Je ne pense pas que ce soit une bonne idée pour conserver une position neutre, car il faut cadrer l’état des lieux vis-à-vis du locataire et vis-à-vis du propriétaire. Mais c’était le souhait de l’agence.
Quand je suis arrivé, la propriétaire attendait devant l’immeuble alors que les locataires étaient dans l’appartement. La propriétaire m’alerte tout de suite sur la locataire en m’expliquant qu’elle “est folle”.
Les locataires comme la propriétaire ont été très corrects avec moi alors que j’arrivais sur un terrain inconnu. Par la suite, j’ai appris qu’ils étaient en conflit depuis 6 mois, car la locataire refusait les visites à la propriétaire.
Pendant l’état des lieux, je remarque que l’évier est bouché et je le note dans la Check App. La propriétaire fait une remarque aux locataires en disant “On se demande bien ce que vous avez pu faire dans votre lavabo”. Cette phrase a littéralement été l’étincelle.
Le ton est monté et elles ont commencé à se disputer puis à se tutoyer. J’ai dû me mettre entre les deux pour les séparer et j’ai demandé à ce que la communication soit interrompue entre elles. Et qu’une fois l’état des lieux passé, elles n’entendraient plus jamais parler de l’une et de l’autre. Mais pour l’heure, je devais finir la prestation de façon sereine.
J’ai proposé à la locataire, très nerveuse, de prendre l’air sachant que son mari était là pour terminer l’état des lieux avec moi. J’ai réussi à le finir et tout s’est bien passé.”
Même si la propriétaire n’aurait pas dû être là et que nous le déconseillons fortement, une fois de plus Pierre montre que son point de vue et sa position impartiale sont importants pour éviter au maximum les conflits. Il faut savoir prendre le temps d’interrompre l’état des lieux et remettre les choses aux claires si le besoin se fait ressentir.
L’état des lieux est une étape importante, qu’il ne faut en aucun cas négliger. Lorsqu’il est bien réalisé, il permet d’éviter un maximum de conflit pouvant représenter une perte de temps et d’argent pour les agences immobilières.
Les fonctionnalités de la Check App préférées de Pierre
La Check App est pensée pour et par ses utilisateurs : les checkers ainsi que les professionnels de l’immobilier comme vous. Chaque retour client est écouté et analysé avec soin par nos équipes techniques pour faire évoluer nos solutions dans le bon sens.
Pour Pierre, les fonctionnalités qu’il préfère sont :
- Le déroulé très logique de la Check App
“Plafond, mur, plinthes, portes… C’est logique et on ne peut rien oublier. Avant de quitter la pièce, je me pose pour m’assurer qu’il n’y ait pas d’autres éléments à ajouter, comme une vieille cheminée en marbre, par exemple.”
- La facilité d’ajout de nouveaux éléments sur l’état des lieux
“Il est très simple d’ajouter la cheminée directement dans la Check App ou de supprimer un mur qui n’est pas présent dans la pièce.
On est sur une base bien faite et complète que l’on peut ensuite moduler selon la typologie des logements. L’outil est rassurant pour ne rien oublier.
Je montre aussi au locataire que je n’invente rien et que je suis le déroulé. Ce qui les rassure, car ils peuvent constater que les termes utilisés sont ceux proposés par la Check App.”
- Intégration de photos dans l’état des lieux
“Les photos sont idéales pour rester neutre et permettre à l’agence immobilière de constater l’état du bien de ses propres yeux avec des photos d’ensemble et des photos plus détaillées.”
Grâce à sa posture, son écoute et sa pédagogie, Pierre réalise des états des lieux neutres. Il fait en sorte de rassurer le locataire et lui explique point par point ce qu’il fait pour limiter au maximum les conflits, parfois issues de simples incompréhensions et par manque de communication. De quoi faciliter votre travail de gestion qui en découle. Pour aller plus loin, découvrez comment l’agence Stéphane Plaza Asnières a externalisé ses états des lieux pour faciliter la gestion de son parc locatif.
