État des lieux non conforme : comment protéger votre agence immobilière des litiges ?

L’état des lieux est un document essentiel lors de la mise en location d’un bien immobilier. Il garantit les droits et devoirs des parties prenantes et évite de nombreux litiges. Cependant, que se passe-t-il lorsque cet état des lieux est jugé non conforme ? Pour les gestionnaires locatifs, cela peut entraîner de nombreuses conséquences néfastes. Découvrez comment vous protéger efficacement de ces risques.

État des lieux non conforme : quels sont les enjeux pour une agence immobilière ?

Les risques et frais juridiques pour les agences immobilières

L’état des lieux est un document à valeur légale. Lorsqu’il est effectué de manière diligente, il sert de référence solide pour la comparaison de l’état d’un bien au début et à la fin de la location. Cependant, s’il est jugé non conforme, cela peut ouvrir la porte à de multiples problématiques pour une agence immobilière.

Mise en cause de la responsabilité de l’agence

En cas de non-respect du mandat de gestion, la responsabilité contractuelle de l’agent immobilier peut être mise en cause.

Il est tenu pour responsable des erreurs ou des omissions qu’il pourrait faire pendant l’accomplissement de ses devoirs, surtout si ces manquements entraînent un dommage pour le propriétaire et qu’une relation de cause à effet est prouvée entre la défaillance de l’agent et le préjudice subi par le propriétaire.

Un état des lieux non conforme fait partie des omissions ou erreurs pouvant engager la responsabilité contractuelle d’un gestionnaire immobilier. Si le locataire ou le propriétaire estime avoir subi un préjudice du fait de l’absence de précision ou d’exactitude du document, il pourrait envisager de poursuivre l’agence en justice ou avoir recours à une procédure de médiation ou conciliation. Dans ce contexte, l’agence pourrait être tenue de payer des dommages-intérêts pour compenser le préjudice subi.

Coûts judiciaires potentiels

Même si une agence est convaincue de sa bonne foi ou de la qualité de son état des lieux, la simple mise en marche d’une procédure judiciaire peut entraîner des coûts considérables. Il ne s’agit pas seulement des frais de justice. Il faut également prévoir des honoraires d’avocat, le temps passé à gérer le litige et les éventuelles indemnisations.

Les répercussions sur vos propriétaires et locataires

L’état des lieux est l’un des documents clés qui encadrent la relation entre un propriétaire et un locataire, gérée généralement par l’agence immobilière. Voici les principales répercussions sur ces deux parties lorsque ce document est non conforme.

Détérioration de la relation locataire-propriétaire

Les conflits autour du dépôt de garantie, dus à un état des lieux trop succinct ou incomplet, peuvent fortement détériorer la relation entre le locataire et le propriétaire. Cela pourrait rendre les échanges futurs plus tendus et compliqués.

Difficultés à déterminer les responsabilités

L’état des lieux permet de déterminer les responsabilités en matière de réparations ou de dommages éventuels. Si ce document est inexact ou incomplet, des désaccords peuvent surgir à la fin de la location concernant la restitution du dépôt de garantie ou la prise en charge des réparations, engendrant un potentiel litige. Le propriétaire-bailleur pourrait se retrouver dans l’incapacité de retenir des sommes pour couvrir d’éventuelles dégradations.

Non-applicabilité des garanties

Certains propriétaires souscrivent à des assurances ou garanties locatives pour se protéger contre les éventuels impayés ou dégradations. Un état des lieux non conforme pourrait mettre en péril ces garanties, exposant le propriétaire à des risques financiers accrus.

Le retentissement sur la réputation professionnelle de votre agence

Perte de mandats

Un locataire ou propriétaire lésé par un état des lieux non conforme pourrait refuser de renouveler le mandat qu’il a confié à l’agence, entraînant ainsi une perte de clientèle.

Avis négatifs en ligne

Les locataires ou les propriétaires mécontents sont souvent prompts à exprimer leur insatisfaction en ligne. Que ce soit sur Google, les réseaux sociaux, ou des sites spécialisés dans les avis immobiliers, quelques commentaires négatifs liés à des états des lieux mal réalisés peuvent entacher la réputation de l’agence.

Bouche-à-oreille défavorable

Au-delà d’Internet, le bouche-à-oreille demeure un moyen influent pour propager une mauvaise image. Les clients insatisfaits risquent de déconseiller votre agence à leur entourage, réduisant ainsi votre potentielle clientèle.

Impact sur les partenariats

La mauvaise réputation d’une agence peut aussi influencer sa relation avec d’autres professionnels du secteur : banques, assureurs, ou autres agences. Ces partenaires pourraient hésiter à collaborer avec une agence dont la réputation est entachée.

Les bonnes pratiques à adopter pour un état des lieux à l’épreuve des litiges

Les 9 erreurs les plus fréquentes à éviter

Manque de détails

Un état des lieux trop succinct ou vague n’offre pas une image fidèle de l’état du logement. Il est impératif de décrire minutieusement chaque pièce, chaque équipement, et tout signe d’usure ou dégradation.

Omission de photos

Les photos sont un complément essentiel à l’état des lieux écrit. Elles offrent une preuve visuelle de l’état du logement à un moment précis. Omettre de prendre des photos ou ne pas les dater peut rendre l’état des lieux contestable.

Ne pas faire l’état des lieux en présence du locataire

Réaliser l’état des lieux sans le locataire peut entraîner des litiges. Il est essentiel que les deux parties soient présentes pour constater et attester de l’état du logement.

Négliger les extérieurs

Si le bien possède un jardin, une terrasse, ou tout autre espace extérieur, ces zones doivent également être inspectées et incluses dans l’état des lieux.

Oublier les compteurs

Il est fondamental de relever les compteurs d’eau, de gaz et d’électricité lors de l’état des lieux d’entrée et de sortie pour éviter tout désaccord concernant les consommations.

Ne pas noter la réalisation de travaux

Si des travaux ont été réalisés entre deux locations, ou si des équipements ont été changés, l’état des lieux doit être mis à jour pour refléter ces modifications.

Pas de suivi post-état des lieux

Des dégradations peuvent être constatées quelques jours après l’entrée dans le logement. Il est crucial d’offrir une période de suivi après l’état des lieux d’entrée pour que le locataire puisse signaler ces éventuels problèmes.

Oublier la signature

Un état des lieux non signé par toutes les parties n’est pas juridiquement valable. Il est essentiel de s’assurer que le locataire, le propriétaire et le représentant de l’agence (si applicable) signent le document.

Ne pas conserver une copie

Conservez toujours une copie de l’état des lieux et fournissez-en une au locataire et au propriétaire. Cela vous permettra d’avoir une référence en cas de litige.

10 conseils pratiques pour faire face à un état des lieux non conforme

Les litiges liés à un état des lieux non conforme peuvent rapidement devenir une source majeure de tensions entre les parties impliquées, avec des répercussions directes pour les agences immobilières. Mais, avec une gestion adéquate, vous pouvez désamorcer ces situations et restaurer la confiance. 

Voici quelques conseils pour naviguer habilement à travers ces moments délicats.

Anticipez les problèmes

La meilleure manière de gérer une crise est de l’éviter. Assurez-vous toujours que l’état des lieux est réalisé avec rigueur, en suivant une checklist détaillée et en prenant des photos comme preuves tangibles.

Écoutez activement

Lorsque surgit un désaccord, la première étape est d’écouter activement les préoccupations de la partie mécontente. Cela montre que vous prenez le problème au sérieux et que vous êtes disposé à trouver une solution.

Restez calme et professionnel

Même si la situation est tendue, il est crucial de rester calme et de garder un ton professionnel. Évitez les échanges émotionnels qui peuvent envenimer la situation.

Organisez une nouvelle visite

Si le locataire ou le propriétaire conteste l’état des lieux, proposez une nouvelle visite du logement. Cela permet de revoir les points litigieux ensemble et, si nécessaire, de procéder à des rectifications.

Documentez tout

Gardez une trace écrite de toutes les communications et des actions entreprises. Cela pourrait vous être utile en cas d’escalade du litige.

Proposez des solutions concrètes

Après avoir évalué la situation, proposez des solutions concrètes pour résoudre le problème. Cela peut inclure des réparations, des compensations financières ou d’autres arrangements si vous constatez que l’état des lieux était effectivement non conforme.

Faites appel à un médiateur

Si le litige persiste, envisagez de faire appel à un médiateur. Un regard extérieur peut aider à trouver un terrain d’entente.

Revoyez vos procédures

Chaque crise est aussi une opportunité d’apprentissage. Revoyez vos procédures et déterminez comment éviter que de tels incidents se reproduisent à l’avenir.

Formez vos équipes

Assurez-vous que votre personnel est bien formé sur la réalisation des états des lieux, mais aussi sur la gestion des conflits. Une formation régulière peut grandement contribuer à prévenir les problèmes.

Communiquez avec transparence

Si le litige impacte plusieurs parties ou s’il prend une ampleur publique, communiquez avec transparence sur la situation, les mesures prises et les solutions envisagées. Cela peut aider à restaurer la confiance de vos clients.

L’état des lieux joue un rôle crucial dans la relation entre locataires, propriétaires et agences immobilières. Les conséquences d’un état des lieux non conforme peuvent être lourdes, allant des litiges judiciaires à la détérioration de la réputation de l’agence. Pour permettre aux agences immobilières de gagner en efficacité et en précision lors de la réalisation des états des lieux, des outils dédiés ont vu le jour comme des applications spécialisées en état des lieux, l’externalisation par un réseau d’experts ou encore le jumeau numérique. Ces solutions innovantes ont pour but de protéger les agences des états des lieux non conformes, en les encadrant et en garantissant une plus grande neutralité. Cela permet ainsi une meilleure acceptation par toutes les parties prenantes, évitant ainsi de potentiels litiges.

Article rédgié par Héloïse Fougeray