État des lieux litigieux : quelles solutions et outils pour défendre votre agence et éviter les conflits ?

L’état des lieux litigieux est une problématique récurrente pour les agences immobilières, souvent synonyme de désaccords et de procédures coûteuses. Pour pallier cette problématique, des solutions innovantes ont émergé pour sécuriser les états des lieux. Découvrez ces nouveaux outils qui aident les agences à assurer une gestion locative fluide et à diminuer les risques de conflits.

Utiliser une application d’état des lieux

Utiliser une application d’état des lieux offre un format hybride, combinant les aspects traditionnels de l’inspection avec les avantages de la technologie numérique. 

Voici les principaux avantages que peuvent vous apporter ce type d’application :

Précision accrue

Grâce à l’utilisation d’applications, les agents peuvent saisir des détails avec une précision sans précédent. Fini le temps des descriptions vagues ou des oublis ; avec des champs pré-remplis et des guides, chaque recoin du logement est couvert.

Photos et vidéos à l’appui

Une image vaut mille mots. Les applications permettent d’intégrer des photos et des vidéos directement dans le rapport. Cela fournit une preuve visuelle de l’état du bien à l’entrée et à la sortie du locataire, réduisant ainsi les risques de litige.

Gain de temps

L’automatisation des processus, comme la génération de rapports, signifie que les agents peuvent compléter les états des lieux plus rapidement, tout en restant exhaustifs.

Accessibilité et stockage cloud

La plupart des applications d’état des lieux utilisent un stockage cloud, ce qui signifie que les rapports peuvent être accessibles de n’importe où, n’importe quand. Cela facilite le partage avec les propriétaires et locataires.

Fonctionnalités de signature électronique

Certaines applications offrent des fonctionnalités permettant aux locataires et propriétaires de signer électroniquement l’état des lieux. Cela accélère le processus, allège votre facture en papiers et en impression, en plus d’être plus éco-responsable.

Mises à jour en temps réel

Si le locataire remarque un problème après que l’agent ait quitté le logement, il peut facilement mettre à jour le rapport en temps réel, garantissant ainsi que l’information est toujours à jour et fiable.

Réduction des erreurs humaines

Avec des templates prédéfinis et des champs personnalisables, les risques d’erreur ou d’omission sont grandement réduits.

Intégration avec d’autres logiciels

Beaucoup d’applications d’état des lieux peuvent être intégrées à d’autres logiciels utilisés par les agences immobilières, comme les systèmes de gestion immobilière, offrant ainsi une expérience utilisateur fluide.

Crédibilité accrue

Fournir des états des lieux professionnels, détaillés et appuyés par des preuves visuelles, renforce la confiance entre l’agence, le propriétaire et le locataire.

Externaliser vos états de lieux auprès d’un réseau d’indépendants

Plutôt que de gérer cette tâche fastidieuse en interne, certaines agences choisissent d’externaliser leurs états des lieux en faisant appel à un réseau d’indépendants spécialisés.  Voici pourquoi cette démarche pourrait être bénéfique pour votre agence.

Expertise professionnelle

Les indépendants spécialisés dans la réalisation des états des lieux ont une connaissance approfondie des normes et des exigences légales. Ils savent précisément sur quoi mettre l’accent, garantissant ainsi un état des lieux complet et conforme.

Gain de temps

Externaliser permet à votre agence de se concentrer sur d’autres aspects de la gestion immobilière. Pendant que les professionnels s’occupent des états des lieux, votre équipe peut se consacrer à l’acquisition de nouveaux biens, à la relation client ou à d’autres tâches essentielles.

Réduction des coûts

Bien que le recours à des indépendants ait un coût, cela peut s’avérer moins onéreux à long terme que de gérer les états des lieux en interne, surtout si l’on prend en compte les coûts de formation, les outils nécessaires et le temps consacré.

Flexibilité

Avec un réseau d’indépendants, vous pouvez adapter le nombre de professionnels selon le volume de travail. Durant les périodes de forte demande, il est facile d’augmenter la capacité, et vice versa.

Neutralité

Un professionnel indépendant apporte une neutralité dans le processus, ce qui peut réduire les risques d’état des lieux litigieux. Il est vu comme une tierce partie impartiale, rendant ses conclusions plus acceptables pour les locataires.

Outils et technologies avancés

De nombreux professionnels indépendants investissent dans des outils technologiques avancés pour effectuer leur travail permettant, par exemple, la réalisation d’états des lieux 3D. Ces outils offrent généralement des rapports plus détaillés, illustrés et précis et donc plus difficilement contestables. 

Assurance et responsabilité

En faisant appel à des professionnels, vous bénéficiez souvent de leur couverture d’assurance en cas d’erreurs ou d’omissions, offrant une protection supplémentaire à votre agence.

Digitaliser son parc immobilier avec le jumeau numérique pour éviter les états des lieux litigieux

La digitalisation de votre parc immobilier avec le jumeau numérique est actuellement la solution la plus aboutie et innovante du marché. Cet outil offre de nouvelles perspectives pour les agences immobilières et les gestionnaires locatifs.

À quoi sert un jumeau numérique ?

Le jumeau numérique est une reproduction à l’identique et digitale d’un espace, que ce soit une pièce, un appartement ou une maison. C’est une immersion virtuelle dans le monde réel.

La conception d’un jumeau numérique pour un logement nécessite des outils de numérisation visuelle bien plus avancés qu’une simple caméra à 360 degrés. Cela garantit la capture de l’intégralité des détails présents dans l’espace.

Au-delà d’une simple juxtaposition d’images 2D, le jumeau numérique intègre la dimension de profondeur, évaluant la distance entre la caméra et les divers éléments de la pièce, tels que les objets, les meubles et les parois. Cette précision accrue facilite la création d’images richement détaillées et permet d’en extraire des données, comme les dimensions exactes à la précision du millimètre.

Jumeau numérique : un état des lieux irréfutable

Grâce à la précision du jumeau numérique, il est possible de disposer d’un état des lieux extrêmement détaillé. Cela permet de limiter les litiges entre locataires et propriétaires en fournissant une preuve irréfutable de l’état initial et final du bien.

Conclusion 

L’état des lieux joue un rôle primordial. Il se positionne comme le garant d’une relation saine et transparente entre propriétaires et locataires et est bien souvent source de conflits. Des outils innovants tels que l’état des lieux 3D et le jumeau numérique ouvrent la voie de nouvelles perspectives dans la gestion immobilière. Ces technologies, en reproduisant virtuellement l’espace, permettent non seulement de réaliser des états des lieux encore plus détaillés et interactifs, mais aussi d’anticiper et de gérer proactivement les besoins d’entretien et de rénovation des biens. Cela peut s’avérer particulièrement utile dans le contexte de durcissement des lois sur la rénovation énergétique.

Adopter ces innovations pour s’adapter aux évolutions du marché est donc un atout concurrentiel pour toute agence souhaitant offrir le meilleur service à ses clients et assurer sa pérennité et sa réputation.

Article rédigé avec Héloïse Fougeray