État des lieux en immobilier d’entreprise : comment éviter les litiges ?

L’état des lieux en immobilier d’entreprise est une étape obligatoire depuis l’entrée en vigueur de la loi Pinel le 1er septembre 2014. Conformément à la loi du 6 juillet 1989 sur le bail de résidence principale, l’état des lieux en immobilier d’entreprise peut être établi directement par le bailleur et le locataire. Il ne nécessite pas nécessairement la présence d’un professionnel de l’immobilier.

Qu’est ce qu’un état des lieux en immobilier d’entreprise ?

L’état des lieux consiste en un constat de l’aspect général des locaux d’entreprise à l’instant auquel il est établi.

Il décrit leur état ainsi que celui de l’ensemble de leurs équipements. L’état des lieux est obligatoire dans le cadre :

  • d’un bail de location commercial, destiné à une entreprise exerçant une activité commerciale, artisanale ou industrielle
  • d’un bail de location professionnel, destiné à tout autre type d’activité.

L’état des lieux en immobilier d’entreprise est réalisé au moment de l’entrée de l’entreprise locataire dans les locaux :

  • en cas de cession du droit au bail 
  • en cas de ce cession ou mutation à titre gratuit du fonds et lors de la restitution des locaux au bailleur (fin du contrat de bail, résiliation…). 

L’état des lieux en immobilier d’entreprise est contradictoire, ce qui signifie qu’il doit être signé par les deux parties, ou par leurs mandataires. Il requiert donc leur présence. L’état des lieux d’entreprise fixe également le cadre juridique de la situation locative. Il est alors nécessaire de prendre des précautions lors de l’établissement de cet état des lieux pour éviter tout litige entre bailleur et locataire.

Comment délivrer un état des lieux certifié à ses clients ?

La signature d’un état des lieux peut bénéficier d’une certification RGS. Cette certification lui confère une valeur juridique probante.

Le référentiel général de sécurité (RGS) prévu par l’ordonnance 2005-1516 du 8 décembre 2005 et mis en place par L’Agence Nationale de la Sécurité des Systèmes d’Information a pour objet le renforcement de la confiance des usagers dans les services électroniques mis à disposition par les autorités administratives. 

L’Agence Nationale de la Sécurité des Systèmes d’Information le définit comme « le cadre règlementaire permettant d’instaurer la confiance dans les échanges au sein de l’administration et avec les citoyens. »

Tous les états des lieux réalisés par Check & Visit bénéficient d’une certification RGS *.

L’état des lieux en immobilier d’entreprise est une étape obligatoire depuis l’entrée en vigueur de la loi Pinel le 1er septembre 2014. Conformément à la loi du 6 juillet 1989 sur le bail de résidence principale, l’état des lieux en immobilier d’entreprise peut être établi directement par le bailleur et le locataire. Il ne nécessite pas nécessairement la présence d’un professionnel de l’immobilier.

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États des lieux : quels litiges et comment s’en protéger ?

Des litiges peuvent survenir à l’état des lieux d’entrée comme à l’état des lieux de sortie. 

Il peut y avoir litige lors de l’entrée du locataire dans les locaux s’il y a désaccord sur certains éléments de l’état des lieux. 

Les litiges lors de l’état des lieux d’entrée sont relativement rares. Ils peuvent néanmoins émaner : 

  • du locataire, qui peut réfuter un ou plusieurs éléments de l’état des lieux
  • du bailleur, qui peut refuser de prendre en compte l’état de certains éléments des locaux

Quel que soit le cas de figure, le locataire comme le propriétaire peuvent alors refuser de signer l’état des lieux : 

  • si le locataire refuse la signature, le propriétaire pourra se prévaloir d’avoir remis des locaux en bon état lors de l’état des lieux de sortie. Les éventuels dommages observés lors de la sortie pourront être attribués au locataire puisque rien ne pourra attester de l’état initial des locaux. Il est donc fortement déconseillé de démarrer un bail de location sans avoir effectué d’état des lieux d’entrée. S’il ne souhaite pas signer l’état des lieux, le locataire peut solliciter un huissier de son propre chef afin de résoudre le litige et d’établir un état des lieux impartial.

En cas de signature, le locataire a 10 jours pour demander la modification ou l’ajout de certains éléments à l’état des lieux, et un mois pour attester de l’état des éléments de chauffage.

  • si le propriétaire refuse l’état des lieux d’entrée, c’est à lui qu’il incombera de fournir la preuve que les éventuels dommages constatés lors de l’état des lieux de sortie ont été causés par le locataire et seront ainsi à sa charge.

De manière générale, l’état des lieux d’entrée pose les bases (bonnes ou mauvaises) de l’état des lieux de sortie et les éventuels litiges qui pourraient s’en suivre. En effet un état des lieux d’entrée bien réalisé évitera de nombreux litiges à la sortie, à l’inverse un état des lieux d’entrée approximatif ou bâclé pourra générer de nombreux litiges à la sortie entre propriétaire et locataire.

Les litiges  lors de l’état des lieux de sortie sont bien plus courants. L’état des lieux de sortie  a pour vocation d’être comparé à l’état des lieux d’entrée afin de déterminer les éventuels dommages qui donneront lieu à des réparations. Il détermine également si ces réparations sont à la charge du locataire ou non.

Pour éviter une très grande majorité des litiges, l’intervention d’un tiers est alors très fortement recommandée. Il est ainsi possible d’avoir recours à un huissier de justice ou à une entreprise spécialisée habilitée à réaliser des états des lieux. Cette intervention assure aux deux parties qu’un état des lieux impartial et précis sera réalisé.

Faire appel à un huissier de justice pour son état des lieux d’entreprise : avantages et inconvénients

Comme vu précédemment, il est possible de faire appel à un huissier de justice pour éviter tous litiges ou en cas de litige ou si l’une des parties refuse de se présenter à l’état des lieux d’entrée ou de sortie ou de le signer Le recours à un huissier dans le cadre d’un état des lieux d’entreprise peut être effectué à l’initiative du locataire,du propriétaire, ou des deux. L’état des lieux réalisé par l’huissier a une valeur juridique puisqu’il est officier ministériel assermenté. Sa rédaction est claire et impartiale et laisse peu souvent place. Il est également conforme à la loi. 

L’huissier de justice vous facturera bien sûr cette intervention. Les honoraires pour les états des lieux à l’amiable sont libres et sont facturés en fonction du temps passé. Les honoraires pour la réalisation de l’état des lieux en cas de litige ont été légalement déterminés en 1989. Ils sont partagés entre le bailleur et le locataire. 

Ce coût  comprend : 

  • une lettre de convocation de l’huissier s’élevant à 18,02 €
  • la taxe fiscale de 14,89 €
  • les frais de déplacement de 7,68 €
  • les frais d’acte, allant de 132.56 € pour un local d’une surface inférieure à 50 m² à 231.66 € pour un local de plus de 150 m². 

Les frais payés par le locataire suite à cette intervention sont plafonnés. Il ne peut ainsi lui être demandé de payer plus de 3€ par mètre carré de surface.Un huissier peut également être mandaté en dehors des litiges, de façon conjointe ou unilatérale. Cela permet de prévenir tout risque de litige et d’instaurer une relation saine entre le locataire et le propriétaire. Les honoraires sont alors fixés par l’huissier et imputés au deux parties de manière égale. En dehors du cadre d’un litige et du cadre réglementaire qui lui a été associé en 1989, les honoraires de l’huissier seront néanmoins fixés par ses soins. Les honoraires des huissiers s’élèvent généralement à un tarif compris entre 300 et 400 euros par heure.

Lors de l’intervention d’un huissier, la présence des parties n’est pas obligatoire. Elle est néanmoins fortement recommandée. Dans le cas contraire, il sera impossible de contester le contenu de cet état des lieux immobilier.

Externalisez votre état des lieux grâce à Check & Visit

En tant que professionnel de l’immobilier, il vous est possible d’externaliser votre état des lieux. 

Check & Visit offre une plateforme d’états des lieux certifiés RGS* à la demande. Chaque actif peut également être numérisé pour offrir une représentation 3D de l’actif, une visite virtuelle, des aménagements d’intérieur ainsi que les plans cotés. Cette intervention est réalisée soit par un checker formé par Check & Visit ou bien un huissier de justice partenaire. 

Concrètement, comment ça marche ?

  • vous réservez en 2 minutes sur notre plateforme en ligne
  • un expert récupère les clés et réalise un état des lieux au format numérique
  • une fois signé, l’état des lieux est certifié RGS* puis envoyé immédiatement à toutes les parties
  • chacun retrouve la version numérique de son rapport d’état des lieux détaillé, avec photos sur sa boîte de réception

En tant que professionnel de l’immobilier vous :

  • gagnez du temps donc de l’argent
  • obtenez une prestation de qualité où vous n’êtes ni juge ni parti
  • conservez des relations de qualité avec vos preneurs et bailleurs

Nos équipes ont rédigé un guide détaillé afin de répondre aux enjeux juridiques des états des lieux en immobilier d’entreprise.

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