Externaliser ses EDL en forte période d’activité : Julia Cousin, agent d’état des lieux à Paris témoigne

Le réseau d’agent(e)s d’état(s) des lieux de Check & Visit ne cesse d’augmenter. Aujourd’hui, on comptabilise plus de 350 Checkers, répartis sur l’ensemble du territoire national. Leur mission ? Réaliser et fiabiliser les états des lieux des logements présents dans le parc locatif des clients en toute impartialité. Dans ce témoignage, retrouvez Julia Cousin, ancienne commerciale immobilière chez Foncia, désormais expert état des lieux.  Récemment intégrée au réseau Check & Visit, elle vous parle de son parcours, son statut d’indépendante, ses méthodes de travail et l’utilisation de la CheckApp.

L’expertise solide de Julia dans l’immobilier locatif, au service des gestionnaires

L’expérience commerciale dans l’immobilier, un réel atout en tant qu’agent d’état des lieux

Immergée dans le domaine de l’immobilier depuis le début de sa carrière, Julia a voulu réaliser son rêve il y a quelques années, en devenant sa propre patronne. Alors qu’elle était négociatrice en immobilier, elle est à présent auto-entrepreneuse en combinant son activité de Garden staging à celle d’agent état des lieux.

“J’ai longtemps été commerciale dans l’immobilier en tant que négociatrice en location.

Il y a trois ans, suite à un grand problème de santé, j’ai voulu réaliser mon rêve, qui était de travailler dans la décoration et l’aménagement d’espaces extérieurs. 

De nature dynamique, je voulais, en parallèle, trouver une activité qui me corresponde et qui soit complémentaire à mon expérience dans l’immobilier. Devenir agent d’état des lieux est alors devenu une évidence.”

Grâce à sa longue expérience dans le milieu, Julia connaît exactement vos besoins en tant qu’agence. Lorsqu’elle est mandatée pour un état des lieux, elle sait que vous bénéficiez d’un réel gain de temps pour vous concentrer sur des missions à plus forte valeur ajoutée. 

Sa connaissance approfondie des lois, des règles et des attentes clients lui permettent d’assurer pleinement les états des lieux. Elle limite ainsi au maximum les risques de litiges et de conflits.   

La formation Checker, un véritable gage de qualité pour nos clients

Notre réseau de Checkers suit obligatoirement une formation détaillée avec plus de 25 certifications avant d’opérer sur le terrain. La formation Check & Visit se veut dense et détaillée. Elle combine théorie et pratique à travers : 

• La prise en main de la CheckApp (application d’état des lieux Check & Visit ;
• La maîtrise des règles métiers ;
• La manipulation technique en situation réelle.

“J’avais déjà de nombreuses années d’expérience dans l’immobilier.

Lorsque je travaillais dans le domaine de la location, je disposais d’une très bonne base. J’ai eu des formations en interne, car j’ai commencé quand j’étais toute jeune chez Foncia. 

La formation de Checker m’a permis de vraiment renforcer mes connaissances ainsi qu’approfondir certains points.”

Grâce à cette formation, les indépendants obtiennent le même socle de connaissances. Si un état des lieux d’entrée a été réalisé par un agent différent que l’état des lieux de sorite, la méthodologie étant la même, les documents restent comparables. Le tout avec objectivité.

La CheckApp, un des piliers de la formation Checkers

Une grande partie de la formation est consacrée à l’utilisation de la CheckApp. Elle représente la trame, voire la “colonne vertébrale” de notre formation. Dedans, on y inclut toutes nos règles métier, liées à un état des lieux en suivant la structure de l’application qui reprend exactement la chronologie d’un EDL.

La CheckApp est un outil qui permet de constater un logement à l’instant T et d’illustrer de photos et de commentaires tout au long de l’intervention d’un agent d’état des lieux.

Source : l’application Check & Visit, la CheckApp

Adopter une approche relationnelle pour réduire les litiges

L’agent d’état des lieux, un médiateur entre agence et locataire

Julia peut rencontrer des situations conflictuelles avec les locataires. Elle est parfois amenée à prendre le rôle de médiatrice, pour éviter tout débordement.

“J’ai un goût prononcé pour le domaine commercial. En général, j’ai un bon sens relationnel avec les gens. En tant qu’agente d’état des lieux, j’arrive à calmer les choses, à discuter correctement tout en étant impartiale.”

Grâce à cette approche, elle fait preuve d’une pédagogie et d’une diplomatie à toute épreuve. En situation tendue, elle est en mesure de s’adapter naturellement pour y faire face.

La communication avec un réseau d’agents d’état des lieux : de nombreux avantages en forte période d’activité

L’approche de Julia est de communiquer en toute transparence avec vos locataires pour éviter les conflits et mener à bien la mission qui lui a été confiée. L’objectif est de faire comprendre aux locataires qu’elle n’est pas contre eux. Elle entretient une relation de confiance avec eux ainsi qu’avec les agences immobilières dans le but d’éviter toute commission départementale de conciliation.

“Je cadre les choses dès le départ, en disant que je suis complètement neutre et que je ne vais favoriser ni le bailleur, ni le propriétaire bailleur, ni le locataire entrant ou sortant, ni l’agence immobilière. Toujours avec tact et sympathie, tout en restant carré.

J’ai du caractère et honnêtement, ça s’est toujours très bien passé et j’ai un très bon contact en général avec les locataires.”

Travailler avec un réseau d’agent d’état des lieux : de nombreux avantages en forte période d’activité ?

La disponibilité du réseau durant la haute saison

À la haute saison, les agences immobilières tournent généralement en flux tendu. La forte demande des candidats combinée aux départs en congé engendre une surcharge de travail des gestionnaires locatifs. Cette situation peut avoir pour conséquence une baisse de la satisfaction de vos clients. 

Pour vous aider à optimiser votre gestion, Julia est disponible du lundi au dimanche, de 8h00 à 21h00. Ces créneaux vous permettent de couvrir un planning plus large, en dehors de vos horaires de bureau, et d’assurer l’ensemble des états des lieux, même en période de rush.

“Ayant travaillé longtemps dans la location, je sais qu’il faut être présent à cette période-là. Je fait en sorte d’être disponible du lundi au samedi, avec des plages horaires relativement importantes, pour me donner un maximum de chance de correspondre à la demande du client.

En général, quand on me missionne pour au moins deux états des lieux, je consacre ma journée à mon activité d’agent d’état des lieux.”

L’espace pro Check & Visit notifie Julia et les locataires lorsqu’un état des lieux est programmé

En seulement quelques clics, il vous est possible de réserver un état des lieux. Une fonctionnalité très utile lors de pic d’activité où le taux de rotation est souvent plus élevé que la moyenne.

Source : l’espace pro de Check & Visit

Avant la prestation, Julia renseigne ses créneaux horaires. De votre côté, vous réservez une prestation sur les créneaux disponibles qui sont proposés. Julia ainsi que le locataire sont prévenus et vous, en tant que client, recevez une confirmation de réservation. 

L’espace pro de Check & Visit est accessible 24h sur 24 et 7 jours sur 7 en cas d’urgence. Obtenez en 48 h chrono, un Checker missionné pour réaliser votre prestation. Proposez plusieurs créneaux pour faciliter la prise de rendez-vous entre vos locataires et les Checkers. 

Vous disposez de peu de temps pour organiser un état des lieux ? Sélectionnez “Check & Visit organise” et vos actions s’arrêtent ici. Nos équipes prennent le relai et s’occupent de fixer un rendez-vous entre le Checker et le locataire.

“J’ai travaillé en tant que salariée durant de nombreuses années, presque l’intégralité de ma carrière et je ne reprendrai pour rien au monde. 

J’aime organiser mes journées, organiser mon travail et cette liberté pour moi n’a pas de prix. Prendre un ou quatre états des lieux, travailler un dimanche, c’est comme j’en ai envie.”

Là, j’ai trouvé ma place et je suis très satisfaite de pouvoir mêler mes deux activités de cette manière.

Sur une forte période d’activité, c’est vraiment 50/50 avec mon autre fonction de Garden Staging. Je commence à travailler à partir de mars jusqu’à octobre en sachant qu’en juillet et en août, c’est très calme. L’activité de Checker est un bon compromis qui s’associe parfaitement avec mes aménagements et mes décorations d’extérieurs.”

Les atouts de la CheckApp lors des états des lieux

Un outil méthodique pour procéder étape par étape, sans s’éparpiller

Au moment de réaliser la prestation, Julia effectue son état des lieux avec la CheckApp. Une fois terminé, un rapport est généré. L’agence et le locataire le reçoivent automatiquement. Le compte rendu est complété pièce par pièce avec un grand niveau de granularité.

“J’ai trouvé que la CheckApp était extrêmement pédagogique. Au départ et comme pour toute première activité, je paniquais un peu. Mais dans l’application, tout est fait pour ne rien oublier.

Dans la CheckApp, toutes les pièces d’un logement sont représentées et rangées dans des onglets. C’est facile à manipuler et à comprendre. Je trouve ce support très bien construit et fluide.”

Un état des lieux complet et détaillé pour facilier la comparaison entre l’entrée et la sortie

Toujours dans l’optique de vous faire réduire litiges et conflits, Julia ne doit rien laisser au hasard lors de sa prestation. Sens de l’observation, rigueur et minutie sont alors de la partie. 

Les agents d’état des lieux savent que leur responsabilité est engagée. Lorsqu’un locataire est un peu craintif par toutes les annotations, Julia explique pourquoi elle est si méticuleuse.

“Je leur dis que le fait d’être indépendante, si j’omets de noter quelque chose, ma responsabilité civile professionnelle est engagée. Donc, j’ai tout intérêt à bien détailler mes états des lieux. ”

En tant qu’agence immobilière, c’est un réel avantage d’obtenir des états des lieux détaillés. Avec toutes ces informations, la CheckApp peut comparer automatiquement les différences entre un état des lieux d’entrée et de sortie. Le gain de temps pour un gestionnaire locatif est inestimable

Obtenir des états des lieux impartiaux

L’importance d’expliquer son rôle de Checker

Plus particulièrement au moment de la sortie, le locataire se retrouve face à un agent d’état des lieux et sa première crainte est qu’on lui encaisse son dépôt de garantie. Dans ces moments désagréables, Julia sait comment détendre l’atmosphère pour rassurer vos locataires.

“Honnêtement, quand j’arrive, j’ai toujours le sourire. Pour moi, c’est hyper important de ne pas être quelqu’un de fermé, car les gens ont déjà des aprioris sur la personne qui va réaliser l’état des lieux.”

En premier lieu, je décontracte un peu la situation en restant agréable et souriante, que ce soit pour un état des lieux d’entrée ou de sortie. Ensuite, je dis qui je suis et je l’explique très clairement. Dès que j’arrive, je fais toujours un petit mot sympa “Alors ça y est, c’est la sortie ! Vous avez passé un moment ?”. Je leur explique que je suis là à titre complètement neutre et impartial.”

Faire preuve de pédagogie et de neutralité durant la prestation

Quand Julia prend le relai, il se peut que l’état des lieux d’entrée ou de sortie ait été réalisé d’une manière différente par un autre prestataire ou par votre agence. Cette situation peut rendre votre locataire craintif. La solution de Julia, pour instaurer un climat de confiance, est de faire participer le locataire dès le début de l’état des lieux. 

“Je leur explique que je n’ai pas d’avis à donner. Je suis là pour constater uniquement le logement. Il y a un trou, je mets qu’il y a un trou. C’est propre, je mets que c’est propre. C’est blanc, je mets que c’est blanc. Les gens me disent « OK, il n’y a pas de problème. »

 Je les invite à me signaler des choses et à me suivre pendant tout l’état des lieux dans les différentes pièces. Ils se sentent impliqués dans ce que je fais.  Il y a un vrai climat de confiance qui s’instaure. 

Honnêtement, ça s’est toujours très bien passé. États des lieux de sortie ou d’entrée, même avec de jeunes gens ou avec leurs parents.”

Nos agents d’état des lieux ne sont pas là pour juger de l’état d’un bien. C’est votre rôle à vous en tant que gestionnaire locatif. Une fois que le rapport d’état des lieux est réceptionné à l’agence, il vous sera très simple de comparer les annotations entre l’état des lieux d’entrée et de sortie qui ont été réalisés par nos soins.  

“Je ne me positionne jamais pour éviter tout préjudice avec les clients et les locataires originels. Je suis juste là pour faire un constat, au même titre qu’un huissier le ferait.”

En tant que gestionnaire, vous savez qu’un état des lieux est une étape souvent redoutée par le locataire. Nos Checkers sont formés sur le terrain pour gérer tous types de situations de manière totalement impartiale. Déléguez ses états des lieux avec notre réseau d’agents, c’est s’assurer d’une prestation de qualité, pour vous faire gagner du temps, réduire vos litiges et ainsi améliorer la satisfaction de vos clients. Grâce à l’intervention de nos agents, le réseau In’li assure un taux de rotation de 10 % en externalisant ses états des lieux.