Si la mise en location d’appartements rythme le quotidien d’un gestionnaire locatif, celui-ci est parfois amené à devoir louer plusieurs logements simultanément dans un délai très court. Notamment lorsqu’un immeuble est neuf ou vient de bénéficier d’une rénovation. Pour mener à bien cette mission dense et chronophage, dans le respect du calendrier imposé, il est judicieux de procéder par étapes. Mais quelles sont-elles et comment les mener à bien ? Retrouvez dans cet article toutes nos astuces et conseils pour vous faciliter la tâche et optimiser votre temps en toute sérénité.
Lorsque vous êtes confronté à la mise en location de plusieurs appartements rénovés dans un délai très court, vous devez tout mettre en œuvre pour optimiser votre organisation et votre temps. Le tout avec une rigueur sans faille, sous peine d’être très vite submergé par le flot d’informations et de tâches à exécuter.
Pour ne pas vous retrouver dans cette situation et éviter tout risque de vacance locative, plusieurs astuces peuvent être mises en place pour faire face à la charge de travail. Et s’il y a bien une notion à garder en tête durant tout le processus de mise en location, c’est l’OPTIMISATION : le b.a.-ba de notre métier.
L’idéal est de dresser un plan des étapes de la mise en location et lister toutes les tâches à exécuter avant, pendant et après la publication de vos annonces.
On observe alors 2 grandes phases durant la mise en location : la partie administrative, d’une part, et la partie commerciale, d’autre part.
Nous vous conseillons tout d’abord d’anticiper tout ce qui peut l’être en amont de la mise en location. Comme la préparation de vos différents supports de travail :
À partir du moment où vous allez publier vos annonces, vos journées seront rythmées par les nombreux appels et mails des candidats locataires auxquels vous devrez répondre.
Vos capacités commerciales et relationnelles entrent en jeu. Il s’agit certainement de l’étape la plus chronophage de ce projet. Restez concentré sur votre premier objectif qui est de faire le tri des dossiers suivant les conditions locatives requises, puis de planifier les visites des appartements. Cette façon de procéder vous fera gagner un temps précieux.
Généralement, c’est au gestionnaire locatif d’estimer la durée nécessaire pour mettre en location les biens de ses clients, sauf si une deadline vous est imposée.
Dans le cas d’appartements rénovés, votre mission dépendra très largement du planning des travaux, et des éventuels retards de réception qui peuvent être occasionnés pour diverses raisons :
Puisqu’il n’est pas toujours possible d’anticiper certains problèmes liés à un chantier, ce paramètre est important à prendre en compte dans votre calendrier de mise en location.
Par mesure de précaution, nous vous conseillons de réserver au moins une semaine au traitement d’éventuels points bloquants à la mise en location. Il peut s’agir d’un équipement de chauffage ou une chasse d’eau qui dysfonctionne, de reprises de peinture à faire, etc.
Vient ensuite la mise en ligne des annonces. Le marché locatif étant saturé dans bon nombre de régions, vous ne pourrez pas contenter tout le monde.
En tant que gestionnaire, mon conseil pour optimiser cette étape chronophage, est de préalablement remplir une fiche de renseignements aux candidats locataires. Ce qui me permet de disposer des informations primaires quant à leur profil, leur situation professionnelle et familiale.
De cette manière, je ne perds pas de temps à tout détailler avec eux. Cela peut sembler antipathique, mais lorsque vous avez 22 appartements à louer sur un temps très court, vous ne pouvez pas faire de cas par cas.
Vous devez assimiler les caractéristiques techniques des logements, leur surface, l’exposition, ainsi que les équipements dont ils disposent. Notamment ceux qui permettront de le distinguer des autres biens sur le marché locatif. Cela peut être :
Cette visite est l’occasion parfaite de recenser les éventuels défauts, dysfonctionnements et reprises à effectuer dans les appartements. Vous pouvez en profiter pour prendre les photos nécessaires pour la mise en ligne de vos annonces si les travaux sont finalisés. En procédant ainsi, vous gagnerez un temps précieux.
Supports, plans, descriptifs techniques des logements, étiquette énergie, tout doit être préparé en amont de la mise en ligne des annonces pour vous faciliter la tâche.
Nous vous conseillons d’établir un tableau récapitulatif des caractéristiques du bien contenant les renseignements que demandent généralement les candidats locataires. Une fois votre annonce publiée, vous n’aurez plus le temps de faire autre chose que de répondre aux nombreuses sollicitations des candidats locataires.
Vous devez être en possession des diagnostics réglementaires pour pouvoir publier vos annonces immobilières pour des biens en location . Elles doivent comporter des informations obligatoires comme l’étiquette énergie du bien, ainsi que l’estimation des consommations d’énergie.
Cette étape n’est pas toujours évidente dans la rénovation, car il est nécessaire d’obtenir des attestations réglementaires en fin de chantier pour pouvoir notamment lancer les DPE (avis du bureau de contrôle, attestation consuel, etc.).
Si l’immeuble comporte plusieurs appartements du même type, comme cinq T2, il est plus simple de les mutualiser sur une seule et même annonce plutôt que de rédiger une annonce par appartement. D’autant que si vous diffusez vos annonces sur les plateformes leader du secteur, celles-ci auront une large portée.
Il est fort probable que vous soyez très vite accaparé par les nombreuses demandes. Non seulement ça sera plus simple à gérer pour vous, et selon le type de support choisi, la prestation sera moins onéreuse.
Toujours dans une dynamique d’optimisation du temps, cette étape consiste à trier les demandes en écartant d’emblée celles ne répondant pas aux critères requis, tels que :
De cette manière, seuls les candidats réunissant les critères d’éligibilité à la location pourront visiter les appartements. De quoi vous faire gagner beaucoup de temps par la suite.
Au fil des visites, vous vous rendrez compte que certains logements auront plus de succès que d’autres, du fait de leur surface, mais aussi de leur situation dans l’immeuble ou de leur exposition.
Afin de vous éviter d’avoir 10 candidats locataires positionnés sur le même appartement, nous vous conseillons, lors des visites, d’être transparent à ce sujet. Vous pouvez mentionner qu’il y a déjà beaucoup de dossiers déposés dessus. Vous pourrez les orienter vers d’autres appartements de l’immeuble ayant des atouts tout aussi appréciables.
Astuce : sur une mise en location multiple, je demande aux candidats locataire de formuler 3 choix d’appartements. S’il n’obtient pas son 1er choix d’appartement, il peut toujours s’orienter vers son 2nd choix.
Après les visites, vient l’étape de l’attribution des logements aux candidats qui ont déposé un dossier locatif. Généralement, 3 dossiers locatifs par appartement suffisent. Il est à mon sens inutile de comparer davantage de dossiers à critères égaux sur un même appartement, car non seulement vous perdrez du temps à les comparer, mais le choix du locataire n’en sera que plus difficile.
L’heure de la dernière étape à sonnée : l’entrée des locataires dans les logements. Réaliser l’ensemble des états des lieux simultanément, sur une seule journée, relève de la mission impossible. Grâce aux solutions digitales existantes sur le marché et à l’externalisation, vous pouvez appréhender plus facilement cette étape.
En ayant recours à l’externalisation, des experts d’état des lieux se rendent dans les logements neufs ou rénovés pour réaliser l’état des lieux d’entrée de plusieurs locataires en même temps. Ils parcourent les appartements pièce par pièces et relèvent chaque détail dans une application d’état des lieux en présence des futurs locataires. Généralement, dans ce type de logement, les défauts sont peu nombreux et la prestation est plus rapide à réaliser.
Le locataire n’a plus qu’à apposer sa signature électronique pour valider le document qui lui sera transmis par email juste après. Une solution qui vous permet de :
Lorsque vous devez mettre en location plusieurs appartements rénovés en à peine deux semaines, l’anticipation et l’organisation sont les mots d’ordre. Vous pouvez notamment externaliser vos états des lieux d’entrée pour préparer la mise en location et gagner un temps considérable le jour de la remise des clés à vos locataires. Pour en savoir plus sur cette pratique, vous pouvez contacter nos experts.
Article rédigé par Céline Montois